Beginne mit der Einrichtung deiner Unterkunft

Mit der Verwaltung von Unterkünften zu starten, kann zunächst einschüchternd wirken, aber es geht darum, das Fundament deines Geschäfts zu legen: Eine solide Basis ermöglicht dir ein unkompliziertes Wachstum. Mit dem «VRMS» von Avantio kannst du jedes Detail intuitiv erfassen, bis deine Unterkunft bereit für Buchungen und tägliche Vorgänge ist.

Die Grundlagen zur Identifizierung deiner Unterkunft

Alles beginnt mit dem Wesentlichen: Gib deiner Unterkunft einen Namen. Dieser kann intern sein (ein Code, den nur du oder dein Team kennt) oder etwas Beschreibenderes, das auf deiner Web erscheint, um Gäste anzusprechen.

Zum Beispiel vermittelt „Villa del Mar“ Entspannung, während „Apt-001“ für Inventarlisten praktisch ist.

Das System erstellt automatisch eine eindeutige sechsstellige ID (zum Beispiel 464127). So kannst du Unterkünfte in langen Listen entweder nach ID oder Name suchen und vermeidest Verwechslungen im Alltag.

Nützlicher Tipp

Wähle Namen, die das Wesen des Ortes widerspiegeln; sie erleichtern nicht nur die Suche, sondern verleihen auch eine persönliche Note, wenn du Anzeigen mit Kunden teilst.

Klasse, Typ und Gruppierung festlegen

Als Nächstes wählst du die Klasse der Unterkunft (z. B. Haus, Apartment, Villa) über das Dropdown-Menü aus. Diese Optionen entsprechen den gängigen Kategorien auf Portalen wie „Airbnb“ oder „Booking“, sodass alles problemlos zusammenpasst. Danach weist du ein Gebäude oder eine Urbanisation zur Gruppierung zu. Wenn du mehrere Objekte im selben Komplex hast, kannst du sie so nach Urbanisation filtern und sparst dir Klicks beim Durchsehen der Listen.

Du musst außerdem den „Typ“ festlegen, der die maximale Anzahl an Personen (Pax) angibt, die untergebracht werden können. Später passt du die tatsächliche Belegung in den Haupteigenschaften an; hier gibst du nur das Basislimit an.

Auf Details achten

Wenn du verstreute Unterkünfte verwaltest, nutze Urbanisationen für größere geografische Bereiche wie „Costa Norte“. So kannst du Muster bei Belegung oder Wartung besser erkennen.

Eigentümer zuweisen und letzte Details anpassen

Jede Unterkunft benötigt einen Haupt-Eigentümer, da dies für Module wie Buchhaltung, Abrechnungen und Zugänge zum Eigentümer-Portal entscheidend ist. Ohne Zuweisung bleiben manche Funktionen gesperrt und du müsstest später Daten nachtragen. Du kannst aus bereits angelegten Eigentümern wählen oder einen neuen erstellen. Es gibt auch ein Feld für einen Miteigentümer, das jedoch nur als interne Notiz dient: Er erhält keinen Zugang und ist nicht in Prozesse eingebunden.

Den Reinigungsstatus kannst du manuell im Unterkunftsprofil anpassen, es gibt aber auch eine allgemeine Einstellung in Avantio zur Automatisierung. Abschließend markiere das Energiezertifikat – ein Detail, das in ökologischen Listen punktet.

Best Practice

Lege zuerst das Eigentümerprofil an, bevor du ihn der Unterkunft zuweist. So vermeidest du Fehler bei Steuer- oder Kontaktdaten durch Hektik.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erfassung des ersten Teils einer neuen Unterkunft

Auch wenn die Oberfläche dich durch den Prozess führt, hilft dir diese Reihenfolge, den Überblick zu behalten:

Gehe zu „Unterkünfte“ und wähle „Erstellen“.
Gib den Namen ein und prüfe die automatisch generierte ID.
Wähle die Klasse (Haus, Apartment usw.).
Weise das Gebäude oder die Urbanisation zur Gruppierung zu.
Lege den Typ entsprechend der Personenanzahl fest.
Wähle den Eigentümer aus der Liste oder erstelle einen neuen und füge ggf. einen Miteigentümer hinzu.
Passe den Reinigungsstatus und das Energiezertifikat an.
Speichere die Änderungen und prüfe das Profil zur Bestätigung.

Mit diesen Schritten ist deine Unterkunft in wenigen Minuten angelegt.

Nach diesen Einstellungen erscheinen drei zusätzliche Felder: zwei Freitextfelder und eines zur Auswahl. In „Zusätzliche Notizen“ kannst du Besonderheiten der Unterkunft, Anweisungen oder Informationen für den Gast hinterlegen. Dieses Feld kannst du später in deinen Vorlagen bearbeiten.

Nach der Einrichtung hast du einen klaren Überblick über dein Portfolio mit Filtern, die alles beschleunigen. Im nächsten Schritt legst du die Haupteigenschaften fest, um die Belegung zu optimieren und mehr Buchungen zu erzielen.

Die internen Notizen sind für hilfreiche Informationen im Team gedacht. Im Feld „Tags“ kannst du Schlagwörter eintragen, auswählen oder neue erstellen. Vermeide doppelte Tags, um Verwirrung zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Warum muss ein Eigentümer zugewiesen werden?

Der Eigentümer ist direkt für Module wie Buchhaltung und Abrechnungen relevant; ohne ihn kannst du keine Zahlungen abwickeln oder vollständige Berichte erstellen, was Vorgänge verzögern kann.

Was ist der Unterschied zwischen Klasse und Typ einer Unterkunft?

Die „Klasse“ beschreibt den Stil (Haus, Villa, Apartment), während sich der „Typ“ auf die Personenkapazität bezieht; die genaue Belegung wird später in den Haupteigenschaften angepasst.

Kann ich die generierte ID ändern?

Nein; sie wird automatisch erstellt und ist für jede Unterkunft einzigartig. Nutze sie zusammen mit dem Namen für schnelle Suchen.

Hat der Miteigentümer Zugriff auf Informationen?

Nein; das ist nur eine interne Notiz. Nur der Haupteigentümer hat Zugang zum Portal und zu relevanten Daten.

Richte deine Unterkunft in VRMS ein und lege jetzt los