Ausgangspunkt

Die manuelle Verwaltung von Zahlungen kann den Zeitaufwand pro Buchung erhöhen und zu mehr Abstimmungsbedarf mit dem Gast führen. Avantio Payments ermöglicht es, einen Großteil dieses Prozesses zu automatisieren und Kartenzahlungen für Buchungen aus Portalen, deiner eigenen Web oder manuell erstellte Buchungen zu verwalten.

In den Einstellungen kannst du festlegen, wie bestimmte Zahlungen verarbeitet werden, welches Authentifizierungsniveau angewendet wird, was bei einem fehlgeschlagenen Zahlungsvorgang passiert, wann sich der Status einer Buchung ändern soll und welche Benachrichtigungen der Gast während des Prozesses erhält.

Außerdem ermöglicht Avantio Payments die sichere Verwaltung von Kartenanfragen, erneuten Zahlungsversuchen und bestimmten Vorgängen im Zusammenhang mit Kautionen.

Was lernst du in diesem Artikel?

Du lernst, wie du die wichtigsten Automatisierungen von Avantio Payments einrichtest, Sicherheitsmaßnahmen für Zahlungen anwendest, festlegst, was bei einer fehlgeschlagenen Zahlung passiert, und wie du die Benachrichtigungen für den Gast verwaltest.

Vorteile

Reduziert manuelle Aufgaben durch die Automatisierung von Zahlungen, erneuten Zahlungsversuchen und bestimmten Änderungen an den Buchungen.

Erhöht die Sicherheit der Zahlungen durch Authentifizierungsoptionen und Schutz vor möglichen Chargebacks.

Verbessert die Kommunikation mit dem Gast dank automatischer Benachrichtigungen zu Zahlungen, Vorfällen, Autorisierungen und Kautionen.

Zentralisiert das Zahlungsmanagement innerhalb der Buchung und erleichtert die Nachverfolgung jeder einzelnen Vorgang.

Wann solltest du diese Funktion nutzen?

Du solltest diese Funktion nutzen, wenn du das Management von Kartenzahlungen automatisieren und standardisieren, manuelle Eingriffe reduzieren und im Voraus festlegen möchtest, wie das System in verschiedenen Zahlungsszenarien reagieren soll.

Sie ist auch besonders nützlich, wenn du die Sicherheit bestimmter Vorgänge erhöhen oder den Gast während des gesamten Prozesses automatisch informieren möchtest.

Bevor du beginnst

Vorab solltest du prüfen:

Ob Avantio Payments in deinem Konto verfügbar und korrekt eingerichtet ist.

Wie du die Zahlungen für Buchungen aus der Web, Portalen und manuelle Buchungen verwalten möchtest.

Welches Verhalten du bei einer fehlgeschlagenen Zahlung anwenden möchtest.

Ob du für bestimmte Vorgänge eine verstärkte Authentifizierung benötigst.

Welche Benachrichtigungen der Gast erhalten soll.

Um die Abläufe für Kartenanfrage, Autorisierung oder Aktualisierung korrekt zu nutzen, benötigst du eine Web, eine integrierte Buchungsmaschine oder eine sichere Umgebung, in der das Zahlungsformular angezeigt und die Kartendaten tokenisiert werden können.

Es empfiehlt sich außerdem, vorab die Zahlungs- und Stornierungsbedingungen deines Unternehmens zu prüfen, damit die Einstellungen von Avantio Payments damit übereinstimmen.

Folge diesen Schritten

Gehe zu Einstellungen → Avantio Payments.
Öffne „Einstellungen Avantio Payments“ und klicke auf „Bearbeiten“.
Überprüfe die Einstellungen zur Zahlungssicherheit (PSD2) und wähle das gewünschte Verhalten aus:
- Ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung: Der Gast muss keine zusätzliche Bestätigung während der Zahlung durchführen.
- Mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (SCA)*: Es wird eine verstärkte Authentifizierung angefordert, um die Sicherheit der Transaktion zu erhöhen (diese Option muss nur für Zahlungen aus dem Channel Manager konfiguriert werden, da manuelle Buchungen und Buchungen über Ihre Website standardmäßig mit SCA verarbeitet werden)
Richte die Zahlungsautomatisierungen entsprechend deiner betrieblichen Abläufe ein.
Lege fest, was bei einem fehlgeschlagenen Zahlungsvorgang passieren soll:
- Buchung als fehlgeschlagen markieren.
- Buchung stornieren.
Richte bei Bedarf die automatische Statusänderung der Buchung ein:
- Von „Vorreservierung“ zu „Buchung“, sobald die erste Zahlung erfolgt ist.
- Zu „Bezahlt“, wenn der Gesamtbetrag erfolgreich beglichen wurde.
Gehe zum Bereich „Benachrichtigungen an den Gast“ und prüfe die verfügbaren Benachrichtigungen:
- Zahlungsbenachrichtigung.
- Autorisierung.
- Zahlung durchgeführt.
- Zahlung fehlgeschlagen.
- Erneuter Versuch.
- Stornierung der Buchung.
Überprüfe auch die Benachrichtigungen zur Kaution, falls du diese Funktion nutzt.
Speichere die Einstellungen und teste das Verhalten mit einer Testbuchung oder dem nächsten passenden Zahlungsvorgang.

Zu erwartendes Ergebnis

Nach Abschluss der Konfiguration kann Avantio Payments verschiedene Schritte im Zahlungsprozess automatisch gemäß den festgelegten Regeln verwalten.

Je nach deinen Einstellungen kann das System:

Zahlungen automatisch verarbeiten.
Autorisierungen beim Gast anfordern.
Über bevorstehende Zahlungen informieren.
Erneute Zahlungsversuche durchführen, wenn ein Vorgang fehlschlägt.
Den Status einer Buchung ändern.
Bestimmte Zahlungsergebnisse benachrichtigen.
Kommunikationen im Zusammenhang mit Kautionen verwalten.

Du kannst das Ergebnis im Buchungsdatensatz und im zugehörigen Zahlungsverlauf einsehen.

* Vorbeugung von Chargebacks: Ein Chargeback ist eine Rückerstattungsanforderung, die ein Kunde bei seiner Bank einreicht, um eine Belastung auf seiner Karte zurückzufordern, die er als unbekannt, doppelt oder betrügerisch betrachtet.

Bei Karten, die von Portalen wie Booking oder Vrbo stammen, sieht die Regelung vor, dass Zahlungen ohne vorherige Autorisierung des Kunden verarbeitet werden. Dies erhöht das Risiko von Chargebacks.

Mit der Konfiguration PSD2 (Payment Services Directive 2) in Avantio Payments können Sie den Kunden auffordern, die Belastung zu autorisieren, und so die Sicherheit Ihrer Transaktionen erhöhen.

Empfohlene nächste Schritte

Nachdem du die Einstellungen gespeichert hast:

Überprüfe mehrere Buchungen aus unterschiedlichen Quellen – Web, Portal und manuelle Buchungen – um sicherzustellen, dass die Zahlungen und Benachrichtigungen wie erwartet funktionieren.
Analysiere in den nächsten Tagen fehlgeschlagene Zahlungen, erneute Zahlungsversuche und Autorisierungsanfragen, um zu prüfen, ob die Einstellungen zu deinen Abläufen passen.
Überprüfe regelmäßig die Zahlungs- und Stornierungsbedingungen, damit sie mit den eingerichteten Automatisierungen übereinstimmen.

Wichtige Felder und Optionen

Zahlungssicherheit (PSD2): Legt fest, ob für bestimmte Vorgänge eine verstärkte Authentifizierung vom Gast angefordert werden soll.

Zahlungsautomatisierung: Bestimmt, wie Avantio Payments bestimmte Zahlungen verarbeiten soll.

Bei fehlgeschlagener Zahlung: Legt fest, was passiert, wenn alle konfigurierten Zahlungsversuche ausgeschöpft sind.

Statusänderung der Buchung: Ermöglicht die automatische Aktualisierung der Buchung je nach Zahlungsfortschritt.

Benachrichtigungen an den Gast: Verwalte automatische Mitteilungen rund um den Zahlungsprozess.

Erneute Zahlungsversuche: Ermöglicht neue Versuche, wenn eine Zahlung nicht erfolgreich abgeschlossen wurde.

Kautionsbenachrichtigungen: Informiert den Gast über Einbehalt, Zahlung und Rückerstattung im Zusammenhang mit der Kaution.

Einschränkungen und Hinweise

Beachte bitte:

Die Benachrichtigungsvorlagen von Avantio Payments sind vordefiniert und können nicht bearbeitet werden.

Vorgänge aus bestimmten Kanälen können unterschiedliche Anforderungen an die Autorisierung haben.

Wenn du die automatische Stornierung nach einer fehlgeschlagenen Zahlung einstellst, prüfe, wie jeder angebundene Portal diese Änderung verarbeitet. In manchen Kanälen muss die Buchung zusätzlich manuell im jeweiligen Extranet storniert werden.

Zusätzliche Zahlungen werden nicht unbedingt automatisch verarbeitet und müssen ggf. von manuell auf automatisch umgestellt werden.

Wenn eine Kaution über ein externes Tool verwaltet wird, wird dieser Vorgang nicht automatisch mit Avantio synchronisiert und muss manuell kontrolliert werden.

Die Rückerstattung einer Kaution kann je nach Bank mehrere Tage dauern, bis sie auf dem Konto des Gastes erscheint.

Bevor du Änderungen an deinen gewohnten Abläufen vornimmst, prüfe immer wie sich die Einstellungen auf Buchungen aus verschiedenen Quellen sowie auf deine Zahlungs- und Stornierungsbedingungen auswirken.

Best Practices

Richte einfache und zu deinen Buchungsbedingungen passende Zahlungsregeln ein.

Überlege dir genau, welches Verhalten du nach einer fehlgeschlagenen Zahlung anwenden möchtest.

Nutze verstärkte Authentifizierung, wenn du den Schutz vor möglichen Rückbuchungen erhöhen möchtest.

Überprüfe den Zahlungsverlauf nach Änderungen an den Einstellungen.

Informiere den Gast korrekt über die Fristen für die Rückerstattung einer Kaution.

Nutze immer die sicheren Abläufe von Avantio Payments, um Karteninformationen anzufordern oder zu aktualisieren.

Überprüfe regelmäßig fehlgeschlagene Zahlungen und erneute Zahlungsversuche, um mögliche Stolperstellen zu erkennen.

Praxisbeispiel

Stell dir vor, du erhältst eine Buchung über ein Portal und die erste Zahlung soll automatisch eingezogen werden.

Du kannst Avantio Payments so einrichten, dass:

Die Zahlung entsprechend den Bedingungen der Buchung verarbeitet wird.
Eine starke Authentifizierung angefordert wird, wenn dies erforderlich ist.
Der Gast informiert wird, falls die Zahlung nicht abgeschlossen werden kann.
Weitere Zahlungsversuche entsprechend den festgelegten Einstellungen unternommen werden.
Der Status der Buchung geändert wird, sobald die entsprechende Zahlung eingegangen ist.
Wenn alle Versuche fehlschlagen, die Buchung als fehlgeschlagen markiert oder storniert wird – je nachdem, welche Option du gewählt hast.

So läuft ein Großteil der Nachverfolgung automatisch ab und dein Team muss nur dann eingreifen, wenn es wirklich notwendig ist.

Häufige Fehler

Der Gast erhält keine Zahlungsaufforderung oder Benachrichtigung: Überprüfe den Buchungstyp, den Zahlungsstatus und die Einstellungen für Benachrichtigungen.

Die Zahlung wird nicht automatisch verarbeitet: Stelle sicher, dass der Vorgang als automatisch eingerichtet ist und zum Buchungstyp passt.

Eine Zahlung schlägt wegen Authentifizierung fehl: Der Gast muss die erforderliche Verifizierung korrekt abschließen.

Die Buchung ändert den Status nicht: Prüfe, ob die entsprechende Automatisierung aktiviert ist und die Zahlungsbedingungen erfüllt wurden.

Eine Stornierung erscheint nicht im Portal: Überprüfe die Kompatibilität des Kanals und führe die Stornierung gegebenenfalls manuell in dessen Extranet durch.

Ein außerhalb von Avantio abgewickelter Vorgang erscheint nicht im System: Externe Transaktionen werden nicht automatisch synchronisiert.

Wenn etwas nicht funktioniert

Falls die Funktion nicht wie erwartet arbeitet, prüfe bitte diese Punkte, bevor du unser Support-Team kontaktierst:

Stelle sicher, dass die Einstellungen von Avantio Payments korrekt gespeichert wurden.
Überprüfe die Herkunft der Buchung und die Art des Vorgangs, den du verarbeiten möchtest.
Kontrolliere den Zahlungsstatus, die eingerichteten Automatisierungen und den Transaktionsverlauf.
Prüfe, ob für die Zahlung eine Authentifizierung durch den Gast erforderlich ist.
Handelt es sich um eine Stornierung, kontrolliere auch den Status der Buchung im jeweiligen Portal.
Aktualisiere die Seite und prüfe das Ergebnis erneut.

Sollte das Problem weiterhin bestehen, kontaktiere bitte unser Support-Team und füge Screenshots, Buchungsreferenz, Datum und Betrag der Zahlung, Buchungsquelle und ggf. die Fehlermeldung bei.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn eine Zahlung abgelehnt wird?

Kann eine Zahlung nicht abgeschlossen werden, kann das System den Gast automatisch informieren und die eingerichteten erneuten Versuche anwenden.

Mit Avantio Payments können bis zu drei automatische Wiederholungsversuche innerhalb von 72 Stunden nach dem ersten fehlgeschlagenen Versuch erfolgen – insgesamt also bis zu vier Möglichkeiten, die Zahlung abzuschließen, einschließlich des ersten Versuchs.

Bei jedem erneuten Versuch kann der Gast über den Status der Zahlung informiert werden und – falls nötig – Anweisungen erhalten, um seine Zahlungsmethode zu aktualisieren.

Was passiert, wenn der Gast die starke Authentifizierung (SCA) nicht abschließt?

Wird die erforderliche Authentifizierung nicht korrekt abgeschlossen, gilt die Zahlung als fehlgeschlagen.

Ab dann greift das von dir festgelegte Verhalten für fehlgeschlagene Zahlungen, einschließlich möglicher automatischer Wiederholungsversuche.

Kann ich einen Link senden, damit der Gast seine Karte eingibt?

Ja. Wenn du eine Karte anfordern musst, kann Avantio Payments dem Gast einen sicheren Link senden, über den er seine Daten direkt im entsprechenden Formular eingibt.

So müssen die Kartendaten nicht über weniger sichere Kanäle angefragt werden.

Wie lange dauert es, bis eine automatische Zahlung bei einer manuellen Buchung verarbeitet wird?

Bei manuellen Buchungen mit automatisierten Zahlungen wird die Zahlungsaufforderung etwa 30 Minuten nach dem Speichern der Buchung versendet und die Abbuchung erfolgt etwa 60 Minuten später.

Wenn du diese Wartezeiten vermeiden möchtest, kannst du manuelle Buchungen so einstellen, dass sie nicht automatisiert werden, und die Option „Karte anfordern und abbuchen“ nutzen, wann immer du den Prozess starten möchtest.

Wann wird eine Buchung aus einem Portal verarbeitet, deren Zahlung am selben Tag fällig ist?

Wenn eine Buchung aus einem Portal eingeht und die Zahlung am selben Tag erfolgen soll, verarbeitet Avantio Payments die Abbuchung etwa 90 Minuten nach der Synchronisierung der Buchung.

Bei Buchungen über die eigene Web mit sofortiger Zahlung erfolgt die Abbuchung direkt während des Buchungsvorgangs.

Wann erhält der Gast eine Zahlungsbestätigung?

Die Bestätigung wird unter anderem dann versendet, wenn:

Die Zahlung keine direkte Autorisierung durch den Gast erfordert.
Ein erster Versuch fehlgeschlagen ist und einer der folgenden Wiederholungsversuche erfolgreich war.

Kann ich Avantio Payments nutzen, wenn ich keine Web oder Integration habe?

Um die Funktionen von Avantio Payments zu nutzen, bei denen eine Karte eingegeben, angefordert, autorisiert oder aktualisiert werden muss, benötigst du eine sichere Umgebung, die das Zahlungsformular anzeigen und die Kartendaten tokenisieren kann – zum Beispiel über eine Web, eine integrierte Buchungsmaschine oder ein anderes kompatibles System.

Kann ich eine Kaution außerhalb von Avantio Payments verwalten?

Ja, aber beachte bitte, dass eine Kaution, die über ein externes Tool verwaltet wird, nicht automatisch mit Avantio synchronisiert wird. Die Nachverfolgung muss dann manuell im System erfolgen.

Was ist der Währungsumrechner in Avantio?

Der Währungsumrechner ist ein Modul, das die Einschränkung einiger Portale löst, die die Währung, mit der Ihre Agentur arbeitet, nicht akzeptieren. Damit können Sie:

Die Währung auswählen, die in jedem Portal angezeigt wird.
Ihre Preise konsistent halten und automatisch entsprechend dem Wechselkurs aktualisieren.
Buchungen in der Währung Ihrer Agentur anzeigen, auch wenn der Tourist in einer anderen Währung gebucht hat.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel.

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