Optimieren Sie Ihre Zahlungseinzüge bei Booking und Expedia
Die Verwaltung von Buchungen auf Portalen wie Booking.com oder Expedia erfordert in vielen Fällen die Arbeit mit virtuellen Karten. Wenn Sie verstehen, wie diese funktionieren, können Sie effizienter und sicherer abrechnen, Fehler vermeiden und eine reibungslosere Verwaltung gewährleisten.
Was sind virtuelle Karten?
Eine virtuelle Karte ist eine temporäre digitale Kreditkarte, die von der Plattform generiert wird, damit Unterkünfte die Buchungen ihrer Gäste abrechnen können.
Im VRMS können Sie virtuelle Karten für Buchungen von Portalen wie Booking.com und Expedia erhalten.
Wichtige Hinweise
Wenn Sie eine dieser Karten erhalten, hat der Gast bereits an das Portal bezahlt und ist daher nicht am Abbuchungsvorgang beteiligt.
Jede virtuelle Karte verfügt über einen Maximalbetrag, der abgebucht werden kann (in der Regel der gesamte Mietbetrag und bei Booking.com auch der Endreinigungsbetrag).
Virtuelle Karten haben einen Gültigkeitszeitraum und können nur innerhalb dieser Daten abgebucht werden.
Wenn Sie versuchen, sie außerhalb dieses Zeitraums abzubuchen, wird die Transaktion abgelehnt.
Das Startdatum der Gültigkeit fällt in der Regel mit der Ankunft des Gastes zusammen.
So erkennen Sie eine virtuelle Karte
Es gibt zwei Möglichkeiten, sie im VRMS zu erkennen:
Am Namen des Karteninhabers: Anstelle eines echten Namens erscheint «Booking.com-Agent» oder «Expedia VirtualCard», je nach Portal.
Am Gültigkeitszeitraum: Echte Karten zeigen ein Ablaufdatum, während virtuelle Karten einen Datumsbereich angeben.
Wenn eine Buchung mit einer virtuellen Karte eingeht, erscheint die Abrechnungszeile als «Vom Portal abgebucht», genauso wie die Status «Ausstehend» oder «Bezahlt».
So buchen Sie eine virtuelle Karte ab
Das Abbuchen einer virtuellen Karte ist genauso einfach wie bei jeder anderen in der Buchung hinterlegten Karte:
Wenn Sie Automatisierungen in Avantio Payments aktiviert haben, bucht das System sie automatisch an dem Tag ab, an dem sie verfügbar wird.
Wenn die Buchung nicht erstattungsfähig ist, muss die Abbuchung zum Zeitpunkt des Eingangs erfolgen.
Jede virtuelle Karte verfügt über einen Gesamt- oder Maximalbetrag, der nicht überschritten werden darf.
Wichtige Hinweise
Wenn eine virtuelle Karte bereits abgebucht wurde und eine Rückerstattung erforderlich ist, muss der Betrag auf dieselbe Karte zurückgebucht werden.
Andernfalls kann das Portal Aufschläge oder Einbehalte direkt auf der Karte vornehmen.
Verwaltung von Änderungen und Stornierungen
Ein wichtiger Aspekt muss stets berücksichtigt werden: Wurde die virtuelle Karte bereits abgebucht?
Virtuelle Karte bereits abgebucht: Der Betrag muss auf dieselbe Karte zurückerstattet werden.
Wird die Rückerstattung nicht auf die Karte vorgenommen, kann das Portal einen Aufschlag, eine Belastung, eine Gebühr oder einen Einbehalt direkt darauf anwenden.
Virtuelle Karte noch nicht abgebucht: Die Stornierung kann einfach verarbeitet werden; es ist keine Abbuchung oder Rückerstattung erforderlich.
Häufige Situationen bei Buchungsänderungen
Wenn der Gast seinen Aufenthalt verlängert, aktualisiert das Portal den Saldo der virtuellen Karte, damit Sie die Differenz abbuchen können.
Wenn der Gast zusätzliche Leistungen hinzufügt, können Sie über die Funktion «Multi-Karte» eine neue Karte anfordern und den zusätzlichen Betrag darauf abbuchen.
Wenn die Buchung storniert wird, führen Sie die normale Stornierung durch, ohne Abbuchungen oder Rückerstattungen auf der Karte vorzunehmen.
Virtuelle Karten sind ein praktisches Werkzeug, um die Zahlungsabwicklung bei Buchungen von Booking.com und Expedia zu vereinfachen.
Wenn Sie wissen, wie Sie sie erkennen, ihre Gültigkeitszeiträume einhalten und Rückerstattungen oder Änderungen korrekt handhaben, vermeiden Sie Fehler und behalten die Kontrolle über Ihre Vorgänge im VRMS.
Häufig gestellte Fragen
Welche Portale verwenden virtuelle Karten?
Welche Portale verwenden virtuelle Karten?
Booking.com und Expedia sind die beiden Portale, die Ihnen virtuelle Karten zur Verwaltung der Zahlungen Ihrer Buchungen senden können.
Muss ich die Portale kontaktieren, um virtuelle Karten zu nutzen?
Muss ich die Portale kontaktieren, um virtuelle Karten zu nutzen?
Ja. Um mit virtuellen Karten auf diesen Portalen arbeiten zu können, müssen Sie diese direkt kontaktieren. Diese Konfiguration wird durch eine Vereinbarung zwischen Ihrer Agentur und dem Portal festgelegt.
Was passiert, wenn die virtuelle Karte gesperrt wird?
Was passiert, wenn die virtuelle Karte gesperrt wird?
Wenn Sie versuchen, eine virtuelle Karte außerhalb ihres Gültigkeitszeitraums abzubuchen, können Sie die Zahlung nicht verarbeiten. Es ist daher unbedingt erforderlich, stets auf das Ablaufdatum zu achten.
Wer leistet die erste Zahlung — der Gast oder das Portal?
Wer leistet die erste Zahlung — der Gast oder das Portal?
Wenn eine virtuelle Karte mit einer Buchung eingeht, bedeutet dies, dass der Gast die Zahlung bereits an das Portal geleistet hat und nicht am Abbuchungsvorgang beteiligt ist.
Was passiert, wenn der Gast zusätzliche Leistungen anfordert?
Was passiert, wenn der Gast zusätzliche Leistungen anfordert?
Mit der Multi-Karten-Funktion können Sie eine neue Karte vom Gast anfordern und die entsprechenden Beträge darauf abbuchen.
Warum kann ich eine Booking-Buchung nicht abrechnen?
Warum kann ich eine Booking-Buchung nicht abrechnen?
Wenn Sie mit einer virtuellen Karte arbeiten, müssen Sie MOTO-Transaktionen (Mail Order / Telephone Order) bei Ihrem Zahlungsanbieter aktiviert haben. Ohne diese Einstellung können Sie den Zahlungseinzug nicht korrekt verarbeiten.