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Richte deine Zahlungs- und Stornierungsbedingungen ein

Lege fest, wie Buchungen abgerechnet und storniert werden, um Gästen Klarheit, Sicherheit und Transparenz zu bieten.

Verfasst von Giulia

Ausgangspunkt

Die Zahlungs- und Stornierungsbedingungen wirken sich direkt auf das Buchungserlebnis deiner Gäste und auf die Art und Weise aus, wie du deine Zahlungen verwaltest.

Mit dem Modul Buchungsbedingungen kannst du festlegen, wie Buchungen auf deiner Web und auf bestimmten Portalen bestätigt und bezahlt werden, welche Zahlungsmethoden zur Verfügung stehen, welche Beträge zu welchem Zeitpunkt fällig sind und welche Stornogebühren im Falle einer Stornierung anfallen.

Außerdem kannst du eine einzige Regel für alle deine Unterkünfte anwenden oder spezifische Bedingungen je nach Bedarf jeder Unterkunft erstellen.

Was lernst du in diesem Artikel?

Du lernst, wie du deine Zahlungs- und Stornierungsbedingungen erstellst und einstellst, verschiedene Zahlungszeitpunkte definierst und die Regeln je nach Unterkunft, Betrag oder Buchungsdauer anpasst.

Vorteile

  • Klar festlegen, wann und wie deine Gäste bezahlen müssen.

  • Zahlungs- und Stornierungsbedingungen an verschiedene Unterkünfte anpassen.

  • Transparente Informationen während des Buchungsprozesses bieten und mögliche Missverständnisse reduzieren.

Wann solltest du diese Funktion nutzen?

Du solltest diese Funktion nutzen, wenn du Zahlungs- und Stornierungsregeln für deine Buchungen festlegen oder ändern möchtest, verschiedene Anzahlungen oder Zahlungsmethoden konfigurieren oder spezifische Bedingungen je nach Unterkunft anwenden willst.

Du kannst sie auch nutzen, um die Bedingungen je nach Saison, Buchungsbetrag oder -dauer anzupassen.

Bevor du beginnst

Vorab solltest du Folgendes prüfen:

  • Welchen Prozentsatz du bei der Buchung und bei späteren Zahlungen einziehen möchtest.

  • Welche Zahlungsmethoden du deinen Gästen anbieten möchtest.

  • Welche Unterkünfte die gleichen Bedingungen teilen und welche spezielle Regeln benötigen.

Es ist außerdem ratsam, deine Stornierungsbedingungen vorab festzulegen und zu prüfen, ob du Avantio Payments nutzt, da einige Optionen, wie die Zahlung per Karte, eine integrierte Zahlungsplattform erfordern.

Beachte, dass neue Unterkünfte automatisch die als Standard festgelegte Regel übernehmen.

So gehst du vor

  1. Erstelle eine neue Zahlungs- und Stornierungsbedingung.
    Gehe zu:

    VRMS → Buchungen → Buchungsbedingungen → Übersicht

    Klicke auf Neue Zahlungs- und Stornierungsbedingung.

  2. Benenne die Regel und weise die Unterkünfte zu.
    Gib unter Name / Referenz einen Namen ein, mit dem du die Bedingung leicht wiedererkennst.

    Wähle anschließend unter Unterkünfte auswählen die Unterkünfte aus, für die diese Regel gelten soll, und klicke auf Weiter.

  3. Lege fest, wie die Buchung bestätigt und bezahlt wird.
    Unter Wie Buchungen bestätigt und bezahlt werden definierst du die verschiedenen Zahlungsschritte:

    • Schritt 1 — Bei Buchung: Gib den Prozentsatz an, der zu zahlen ist, und wähle die Zahlungsmethode. Wenn du Avantio Payments mit Kreditkarte nutzt, kannst du 0 % bei der Buchung einstellen.

    • Schritte 2 und 3: Lege die restlichen Zahlungen fest, bis der Gesamtbetrag bezahlt ist.

    Für spätere Zahlungen kannst du auswählen:

    • Vor Anreise: Gib an, wie viele Tage vor dem Check-in die Zahlung erfolgen soll und den entsprechenden Prozentsatz.

    • Bei Anreise: Lege fest, dass die Zahlung beim Check-in erfolgt.

  4. Wähle die Zahlungsmethoden und speichere die Einstellungen.
    Lege fest, welche Methoden du akzeptieren möchtest, z. B. Karte, Überweisung oder PayPal.

    Gib außerdem den Empfänger und die Kontonummer an, die standardmäßig verwendet werden sollen, oder hinterlege spezifische Informationen für bestimmte Unterkünfte.

    Überprüfe alle Angaben und klicke auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis

Sobald die Einstellungen gespeichert sind, nutzen die zugeordneten Buchungen die festgelegten Zahlungs- und Stornierungsbedingungen für ihre Unterkünfte.

Die Gäste sehen die verfügbaren Zahlungsmethoden und die jeweils fälligen Beträge je nach Buchungszeitpunkt.

Du kannst diese Bedingungen später jederzeit einsehen und ändern unter:

VRMS → Buchungen → Buchungsbedingungen → Übersicht

Empfohlene nächste Schritte

Nachdem du die Einstellungen gespeichert hast:

  1. Überprüfe die Unterkünfte, die jeder Bedingung zugeordnet sind, um sicherzustellen, dass die Regeln korrekt angewendet werden.

  2. Teste den Buchungsprozess, um zu prüfen, ob Prozentsätze, Daten und Zahlungsmethoden wie gewünscht angezeigt werden.

Wichtige Felder und Optionen

  • Name / Referenz: Ermöglicht die einfache Identifizierung jeder Bedingung.

  • Unterkünfte auswählen: Legt fest, für welche Objekte die Regel gilt.

  • Zahlungsschritte: Erlauben es, den Buchungsbetrag auf verschiedene Zeitpunkte zu verteilen.

  • Zahlungsmethode: Legt die verfügbaren Optionen für den Gast fest.

  • Empfänger und Kontonummer: Gibt an, wer die Zahlungen erhält.

  • Stornierungsbedingungen: Ermöglichen die Festlegung von Gebühren je nach Zeitpunkt der Stornierung.

  • Erweiterte Einstellungen: Erlauben die Anpassung bestimmter Regeln je nach Buchungsbetrag oder -dauer.

Einschränkungen und Hinweise

Beachte Folgendes:

  • Wenn eine Buchung kürzer im Voraus erfolgt als für eine zweite Zahlung vorgesehen, muss der Gast 100 % der Buchung bezahlen.

  • Die Zahlungsprozentsätze werden ausschließlich auf den Mietbetrag berechnet, nicht auf die Extras.

  • Extras müssen separat im entsprechenden Tab konfiguriert werden.

  • Neue Unterkünfte nutzen automatisch die Standardbedingung.

  • Die in Avantio konfigurierten Bedingungen ersetzen nicht die eigenen Richtlinien aller Portale.

Bevor du Änderungen an bereits genutzten Bedingungen vornimmst, prüfe immer, welche Unterkünfte und Buchungen betroffen sein könnten.

Best Practices

  • Verwende klare Namen, um jede Bedingung leicht zu erkennen.

  • Halte die Zahlungsstruktur einfach und für den Gast verständlich.

  • Erstelle nicht mehr Regeln als nötig, wenn mehrere Unterkünfte die gleiche Strategie haben.

  • Teste den Buchungsprozess nach dem Speichern der Änderungen.

  • Kommuniziere die Stornierungsbedingungen klar auf deiner Web.

  • Überprüfe die Bedingungen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin zu deinem Ablauf passen.

Praxisbeispiel

Eine Agentur möchte 30 % bei der Buchung und die restlichen 70 % 15 Tage vor Anreise einziehen.

So richtest du das ein:

  • Lege im Schritt 1 30 % fest und wähle die verfügbaren Zahlungsmethoden aus.

  • Wähle im Schritt 2 Vor Anreise, gib 15 Tage an und stelle die restlichen 70 % ein.

  • Weise die Bedingung den entsprechenden Unterkünften zu.

  • Lege die Stornogebühren je nach verbleibenden Tagen bis zum Check-in fest.

Wenn ein Gast zum Beispiel nur 10 Tage vor Anreise bucht, fordert das System direkt 100 % des Betrags an, da das Datum für die zweite Zahlung bereits überschritten wäre.

Wie du die Banküberweisung je nach verbleibenden Tagen ausblendest

Wenn du verhindern möchtest, dass ein Gast Banküberweisung auswählt, wenn der Anreisetermin zu nah ist, kannst du die Option Zahlungsmethode je nach Tagen ausblenden nutzen.

Gib im Schritt 1 die Anzahl der Tage an, ab wann diese Methode nicht mehr angezeigt werden soll.

Wenn du zum Beispiel 5 Tage eingibst, steht die Überweisung für alle Buchungen, die weniger als fünf Tage vor dem Check-in erfolgen, nicht mehr zur Verfügung.

Sobald diese Option in Schritt 1 eingestellt ist, gilt sie automatisch auch für die weiteren Schritte.

Erweiterte Einstellungen

Du kannst zusätzliche Regeln je nach Eigenschaften der Buchung anwenden.

Im Schritt 1 ist der Bereich Erweiterte Einstellungen standardmäßig verfügbar.

In den Schritten 2 und 3 erscheint er, wenn du Vor Anreise auswählst.

Hier kannst du nutzen:

  • Einstellungen je nach Buchungsbetrag.

  • Einstellungen je nach Buchungsdauer.

Du kannst zum Beispiel festlegen, dass Buchungen mit einem Betrag unter 100 € komplett bei der Buchung bezahlt werden müssen.

Du kannst auch bestimmte Zahlungsmethoden einschränken über:

  • Optionen je nach Tagen ausblenden.

  • Optionen je nach Betrag ausblenden.

Stornierungsbedingungen festlegen

Im Bereich Stornierungsbedingungen kannst du verschiedene Gebühren je nach verbleibender Zeit bis zum Check-in festlegen.

Du kannst auch die Gebühr für einen No-Show definieren.

Zum Beispiel:

Stornierung zwischen 0 und 2 Wochen vor Anreise → 80 % des Mietbetrags als Gebühr.

Achte darauf, dass diese Bedingungen klar und verständlich für den Gast kommuniziert werden, um Rückfragen und mögliche Rückbuchungen zu vermeiden.

Häufige Fehler

  • Die erwartete Zahlungsmethode wird nicht angezeigt: Prüfe, ob sie in der Bedingung ausgewählt ist und ob du bei Kartenzahlung eine Plattform wie Avantio Payments integriert hast.

  • Der Gast muss 100 % zahlen, obwohl mehrere Raten eingestellt sind: Überprüfe, wie viel Vorlaufzeit die Buchung hatte.

  • Der Prozentsatz stimmt nicht mit dem Gesamtbetrag der Buchung überein: Beachte, dass Anzahlungen nur auf den Mietbetrag berechnet werden.

  • Eine Regel wird auf falsche Unterkünfte angewendet: Prüfe die in der Bedingung ausgewählten Unterkünfte.

  • Die Überweisung wird nicht als Zahlungsmethode angezeigt: Prüfe, ob eine Einschränkung je nach verbleibenden Tagen vor dem Check-in aktiviert ist.

Wenn etwas nicht funktioniert

Wenn die Bedingungen nicht wie erwartet funktionieren, prüfe diese Punkte, bevor du unser Support-Team kontaktierst:

  1. Stelle sicher, dass die Bedingung korrekt gespeichert wurde.

  2. Überprüfe, ob die betroffene Unterkunft der richtigen Regel zugeordnet ist.

  3. Kontrolliere die Prozentsätze, die Tage vor dem Check-in und die Zahlungsmethoden.

  4. Prüfe, ob erweiterte Regeln nach Betrag, Dauer oder Tagen das Verhalten beeinflussen.

  5. Aktualisiere die Seite und prüfe die Einstellungen erneut.

Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktiere unser Support-Team und sende Screenshots, den Namen der Bedingung, die betroffene Unterkunft und die Buchungsdaten, für die die Regel gelten sollte.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Zahlungs- und Stornierungsbedingungen je nach Saison unterschiedlich einstellen?

Ja. Du kannst die Option Neue Saison nutzen, um verschiedene Zeiträume zu definieren und je nach gewählten Daten unterschiedliche Bedingungen anzuwenden.

Warum sehe ich die Option zur Kartenzahlung nicht?

Möglicherweise hast du noch keine Zahlungsplattform mit Avantio Payments integriert. Wende dich an deinen Implementierungsspezialisten oder unser Team, um zu prüfen, welche Plattformen für deine Einstellungen verfügbar sind.

Wie werden die Anzahlungsprozentsätze berechnet?

Die Prozentsätze werden immer auf den Mietbetrag berechnet, ohne die Extras. Diese müssen separat eingerichtet werden.

Ändern die in Avantio eingerichteten Bedingungen die Richtlinien von Airbnb oder Booking.com?

Nein. Airbnb und Booking.com behalten ihre eigenen Zahlungs- und Stornierungsrichtlinien bei.

Aktuell kann Vrbo jedoch die in Avantio eingerichteten Zahlungs- und Stornierungsbedingungen nutzen.

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