Koordiniere Anbieter und Mitarbeitende in einem einzigen Modul – mit Kontrolle und Flexibilität
Ein gemischtes Team aus externen Anbietern und internem Personal zu verwalten, kann ohne das richtige System kompliziert sein. Der Vorgänge-Manager vereinfacht diese Aufgabe, indem er Kontrolle und Agilität in den Arbeitsalltag bringt, Vorfälle reduziert, die Zusammenarbeit verbessert und dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft – ganz ohne ständige Überwachung.
Entdecke das Modul Vorgänge-Manager
Die Ersteinrichtung ist intuitiv. Um zu starten, öffne VRMS und gehe in den Bereich „Vorgänge“. Von dort aus empfiehlt es sich, die verschiedenen Bereiche zu erkunden: vom Zugang für Verantwortliche bis zur Aufgabenliste und den spezifischen Benachrichtigungen, um das Modul optimal zu nutzen.
Beim Öffnen des Bereichs siehst du alle für den Tag geplanten Vorgänge und Vorfälle – als zentrales Hub, das sowohl automatische als auch manuelle Aufgaben zusammenführt.
Hauptvorteile
Intelligente Automatisierung: Immer wenn eine Buchung ein Extra mit zugewiesenem Verantwortlichen enthält, wird die entsprechende Aufgabe automatisch im Vorgänge-Modul erstellt.
Jedes Mal, wenn eine Buchung ein Extra/Service enthält, wird die entsprechende Aufgabe automatisch im Vorgänge-Modul erstellt.
Volle Flexibilität: Erstelle manuelle Aufgaben für allgemeine Überprüfungen oder Vorfälle und weise sie je nach Bedarf einem oder mehreren Unterkünften zu.
Erstelle manuelle Aufgaben für allgemeine Überprüfungen, Vorfälle oder einmalige Services, die keiner Buchung zugeordnet sind, und weise sie je nach Bedarf einer oder mehreren Unterkünften zu.
Komplette Kontrolle: Jede Aufgabe enthält detaillierte Informationen zur Buchung, zur Unterkunft und zum Verantwortlichen, mit Tabs für Kommentare und Benachrichtigungen.
Echtzeit-Überblick: Status ändern, Verlauf einsehen und Vorfälle direkt im System melden.
Listenansicht
Standardmäßig wird die Listenansicht
angezeigt – mit allen für heute geplanten Vorgängen und Vorfällen. Du kannst auch die für morgen oder die nächsten 7 Tage einsehen. In dieser Ansicht findest du folgende Informationen:
Name der Aufgabe oder des Vorgangs: Kann von einem Extra/Service aus einer Buchung stammen oder manuell erstellt worden sein.
Verantwortlicher: Externer Anbieter oder Mitarbeitender mit VRMS-Zugang.
Zugehörige Unterkunft: falls zutreffend.
Buchungsnummer: falls vorhanden.
Status: erledigt oder offen.
So erhältst du einen umfassenden Überblick, ohne Zeit mit unnötigen Details zu verlieren.
Wichtige Vorteile
Das System ermöglicht:
Informationen an Aufgaben anzuhängen.
Sie einer bestimmten Unterkunft zuzuordnen oder als allgemeine Aufgaben zu belassen.
Verantwortliche zuzuweisen – egal ob interne Nutzer des VRMS oder externe Anbieter mit entsprechendem Zugang.
Die Oberfläche ist komplett responsive und passt sich an Smartphones und Tablets an. Mit den Filtern kannst du individuelle Ansichten erstellen und für später speichern.
Nützlicher Tipp
Nutze die Filter, um individuelle Ansichten zu erstellen und speichere sie, damit du später schnell darauf zugreifen kannst.
Aufgaben können einzeln oder gesammelt bearbeitet werden. Wähle dazu das Datum, markiere die gewünschten Aufgaben und klicke auf „Weitere Aktionen“. Dort kannst du:
Details jeder Aufgabe bearbeiten.
Verwaltbare Extras konfigurieren.
Nicht benötigte Aufgaben löschen.
Informationen als CSV, Excel oder PDF exportieren.
Auf Details achten
Überprüfe beim Export, dass die angewendeten Filter auch in der Datei übernommen werden, um unerwünschte Daten zu vermeiden.
Planning-Ansicht: Kalenderperspektive
Um die Ansicht zu wechseln, klicke auf den Button Planning-Ansicht
. Diese Option ergänzt die Listenansicht, indem sie Aufgaben nach Unterkunft und Tag zusammen mit den Buchungen anzeigt. Es handelt sich um einen visuellen Kalender, der hilft, mögliche Konflikte oder Lücken in der Planung schnell zu erkennen.
In dieser Ansicht kannst du:
Mit einem Klick Details zu Buchungen oder Unterkünften einsehen.
Wichtige Aufgabendaten direkt im Kalender sehen.
Neue Aufgaben direkt an einem bestimmten Tag erstellen.
Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um das Datum zu ändern.
Best Practice
Nutze diese Ansicht regelmäßig, um die Arbeitslast auszugleichen und manuelle Umplanungen zu reduzieren.
Der Vorgänge-Manager bündelt und organisiert die Aufgaben von Anbietern und Mitarbeitenden – für mehr Kontrolle, Flexibilität und Effizienz.
Mit diesem Modul verwaltest du sowohl geplante Vorgänge als auch spontane Aufgaben und behältst immer einen klaren, einfachen Überblick über deinen Arbeitsalltag.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Aufgaben erstellen, ohne sie einer Unterkunft zuzuordnen?
Kann ich Aufgaben erstellen, ohne sie einer Unterkunft zuzuordnen?
Ja. Das ist praktisch für allgemeine Vorgänge wie Inventuren. Wähle beim manuellen Erstellen der Aufgabe die entsprechende Option, um sie unabhängig zu halten.
Wie werden Änderungen an Aufgaben mitgeteilt?
Wie werden Änderungen an Aufgaben mitgeteilt?
Automatisch – per E-Mail oder über die Benachrichtigungsglocke im VRMS. Anbieter und Mitarbeitende erhalten sofortige Warnhinweise.
Müssen externe Anbieter Zugriff erhalten?
Müssen externe Anbieter Zugriff erhalten?
Ja, wenn du ihnen Aufgaben zuweisen möchtest. Richte ihre Berechtigungen im Bereich Anbieter ein, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Funktioniert das Modul auf mobilen Geräten?
Funktioniert das Modul auf mobilen Geräten?
Ja, es ist vollständig responsive. Du kannst von jedem Gerät aus darauf zugreifen, ohne auf Funktionen verzichten zu müssen – ideal für Vorgänge vor Ort.