O onboarding da Avantio combina trabalho autónomo no seu VRMS com o apoio contínuo de um Especialista de Implementação.
À medida que configura a sua conta seguindo as checklists, artigos e vídeos, o seu Especialista de Implementação irá guiá-lo nas decisões operacionais essenciais, esclarecer as suas dúvidas e ajudar a otimizar a sua conta.
O processo está dividido em dois blocos principais:
Pré-conexão: Implementação guiada: configurará as suas bases legais, fiscais e operativas, reverá as suas propriedades e preparará a conexão aos portais.
Pós-conexão: Acompanhamento contínuo: otimizará a gestão das suas reservas ativas, descobrirá o módulo de proprietários e concluirá a configuração da faturação.
A nossa metodologia: um onboarding híbrido e guiado
O processo de implementação combina configuração autónoma guiada, recursos de ajuda e sessões individuais de revisão. Baseia-se em cinco pilares:
6 fases operacionais: Um percurso estruturado para configurar as principais áreas operacionais da sua conta.
Checklists de acompanhamento: Um roadmap visual para saber sempre que configurações concluir em cada fase.
Sessões de consultoria e revisão individuais: 7 sessões de consultoria com o seu Especialista de Implementação para esclarecer dúvidas e adaptar os fluxos de trabalho ao seu modelo de negócio.
Centro de ajuda: Artigos, guias técnicos e tutoriais em vídeo para o ajudar a concluir as configurações e consultar funcionalidades específicas.
Assistência IA on-demand: Suporte de IA instantâneo para dúvidas operacionais e de configuração. Se um pedido necessitar de revisão especializada, será reencaminhado de forma integrada para a equipa de suporte, que responderá assim que estiver disponível, garantindo que recebe a orientação adequada.
Como aceder às suas checklists
Para aceder às suas checklists a partir do VRMS:
Clique no ícone de ponto de interrogação "?" (canto superior direito)
Selecione "Contactar a Customer Experience"
Clique no separador "Tarefas".
Selecione a checklist ativa.
Como concluir cada fase
Em cada fase, seguirá o mesmo processo:
Abra a checklist ativa: Aceda ao separador "Tarefas" e abra a checklist correspondente.
Configure o seu VRMS: Siga o artigo de ajuda associado em cada passo da checklist para aplicar as configurações na sua conta.
Acompanhe o seu progresso: Assim que terminar uma configuração, marque o passo na checklist. Estas marcações servem estritamente como referência visual: não modificam o VRMS, nem enviam automaticamente informações para o seu Especialista de Implementação.
Esclareça dúvidas: Consulte o artigo, pergunte ao Assistente IA ou solicite ajuda ao seu Especialista de Implementação. Pode avançar para os próximos passos da checklist e voltar à configuração pendente mais tarde.
Conclua a fase: Para desbloquear a checklist seguinte, terá de concluir e marcar todos os passos da sua fase atual.
Sessão individual com o seu Especialista de Implementação: Para encerrar cada fase, reunir-se-á individualmente com o seu especialista. Certifique-se de que conclui as configurações da fase antes da sessão. Durante a reunião, o especialista reverá o seu trabalho, esclarecerá dúvidas e irá aconselhá-lo sobre como adaptar os fluxos de trabalho ao seu modelo de negócio.
Lembre-se: concluir a checklist antes de cada sessão permite-lhe maximizar o tempo de consultoria personalizada, focando-se na estratégia do seu negócio e na otimização da conta.
BLOCO 1. Pré-conexão: Implementação guiada
Neste bloco, configurará as bases legais, fiscais e operativas necessárias antes de ligar as suas propriedades aos portais. Concluir e verificar esta configuração ajuda a reduzir problemas nas fases seguintes.
Quanto mais completa for esta configuração inicial, mais rápido e fluido será o lançamento da sua conta Avantio.
Fase 1: Base operativa
Antes de criar ou importar as suas propriedades, estabelecerá as regras básicas da conta. Estas regras aplicam-se por defeito a futuras propriedades, faturas e comunicações, poupando-lhe a duplicação de tarefas.
Nesta fase irá configurar:
Utilizadores: Dê acesso à sua equipa e atribua as permissões de acordo com as suas funções.
Configuração básica da empresa: Os dados básicos que servem de base para tudo o resto, como o seu logótipo, idiomas de trabalho e os endereços de e-mail que pretende que o sistema utilize. É essencial validar o seu domínio de e-mail para reduzir o risco das mensagens enviadas pela Avantio irem parar ao spam ou não serem entregues aos seus hóspedes, proprietários ou contactos.
Denominação Social por defeito: Este é o nome legal com o qual a sua empresa está oficialmente registada e que deve constar nas faturas emitidas em seu nome. Isto permite-lhe emitir faturas com validade legal através da Avantio e previne problemas fiscais.
Importante: reveja os seus dados fiscais antes de emitir a sua primeira fatura. Tenha em mente que alguns campos deixarão de poder ser alterados quando a faturação iniciar.
Regras de faturação por defeito ao turista: Defina o IVA aplicado por defeito às suas reservas.
Taxas turísticas por defeito: O sistema fará a gestão automática dos cálculos por hóspede e a sincronização com os portais. Poderá criar novas taxas mais tarde, mas ter uma por defeito desde o início poupa-lhe o trabalho de configurá-las uma a uma para todos os seus alojamentos e reservas importadas.
Extras por defeito comuns à maioria das propriedades: Estes serão automaticamente atribuídos a todos os anúncios importados, poupando-lhe trabalho manual.
Configuração do broker: O broker é a página onde os hóspedes introduzem os seus dados de pagamento para concluir uma reserva. Deve estar configurado para que os pagamentos online funcionem corretamente.
Após concluir esta configuração, importará as propriedades juntamente com o seu Especialista de Implementação durante a sessão 📞 Preparação conexão, ou criá-las-á diretamente na Avantio.
Fase 2: Verificação de alojamentos
Prepare as informações necessárias para publicar e sincronizar corretamente as suas propriedades nos portais.
Os requisitos críticos incluem:
Dados gerais: Nome, categoria, estado e morada completa.
Geolocalização: Uma localização verificada no mapa é fundamental para prevenir erros com os portais e minimizar as mensagens repetitivas dos hóspedes a pedir indicações. Quanto mais completa for a morada no perfil, mais precisas serão as coordenadas partilhadas com o viajante.
Informação principal, características adicionais e extras e serviços: Os dados que serão exibidos no Airbnb e noutros portais compatíveis.
Fotografias e descrições: Adicione um mínimo de 7 fotografias e complete as descrições em todos os idiomas configurados para os portais.
Regras de ocupação e Tarifas: Carregue os dados para um mínimo de 12 meses sem intervalos no calendário, permitindo ao sistema enviar a disponibilidade para os portais. Os portais interpretam os períodos sem informação como falta de disponibilidade e fecham o calendário.
Condições de reserva: Políticas de pagamento e cancelamento, instruções de Check-in e Check-out, e Taxas turísticas para a propriedade. Ao configurar e sincronizar esta informação com o seu website e portais compatíveis, ajuda os hóspedes a compreenderem como as taxas de reserva estão estruturadas.
Na sessão 📞 Revisão de progresso, o seu Especialista de Implementação fará a revisão consigo de todas as questões pendentes desta fase.
Fase 3: Preparativos finais para a conexão
Antes da chamada de ligação, faça uma última revisão da sua conta usando a checklist desta fase.
Aprenderá também onde verificar e gerir reservas dentro da Avantio e configurará as comunicações automáticas com os hóspedes para enviar mensagens em horários definidos.
Se pretender personalizar a sua comunicação ao detalhe, a plataforma oferece complementarmente a checklist 3B: Comunicação avançada. Este guia é totalmente opcional e não bloqueia o seu processo de entrada em funcionamento.
Ação necessária 24 horas antes da chamada de ligação: Descarregue a lista completa das suas reservas ativas a partir do seu PMS anterior ou, caso não utilizasse nenhum, dos portais com os quais trabalha. Anexe o ficheiro na conversa de suporte com o seu Especialista de Implementação. A equipa técnica utilizará esse ficheiro para importar as reservas para o VRMS da Avantio.
As checklists refletem os passos que marcou como concluídos, mas não validam automaticamente a configuração. Antes da ligação, o seu Especialista de Implementação reverá o seu VRMS diretamente. Após a revisão final e a importação das reservas ativas, a ligação aos portais ocorre durante a sessão 📞 Conexão.
BLOCO 2. Pós-conexão: Acompanhamento contínuo
Neste bloco, aprenderá a gerir as suas reservas ativas, simplificar a gestão de proprietários e as liquidações, e preparar o seu sistema de faturação.
Fase 4: Gerir as suas reservas ativas
Otimize a sua gestão de reservas recebidas, reveja os detalhes dos pagamentos e automatize as confirmações de reserva utilizando o Avantio Payments.
Dominar esta fase dá-lhe controlo operacional diário com a tranquilidade de que o sistema protege automaticamente a sua disponibilidade contra qualquer sobreposição de datas.
Na sessão 📞 Q&A 1, o seu Especialista de Implementação esclarecerá quaisquer questões que surjam após a ligação e ajudá-lo-á a otimizar as operações diárias e os fluxos de trabalho.
Fase 5: Gestão de proprietários
Configurar corretamente o módulo de Proprietários permite-lhe automatizar grande parte da sua gestão. Ao delegar a partilha de informações, o cálculo de comissões e a geração automática de liquidações à Avantio, obtém uma gestão muito mais ágil e confortável para a sua equipa, ao mesmo tempo que projeta uma imagem profissional para os seus proprietários.
Pode também conceder aos seus proprietários acesso à Área do Proprietário, onde podem consultar as informações disponíveis sobre as suas propriedades, faturas e liquidações. Através das permissões, controla exatamente que informações cada proprietário visualiza.
Configurará também os seus Contratos, que funcionam como uma calculadora automática para definir as suas margens, e automatizará as Liquidações com os proprietários da sua escolha.
Na sessão 📞 Proprietários, poderá esclarecer dúvidas sobre esta fase, rever os contratos e analisar a emissão de documentos contabilísticos, recibos e notas de crédito.
Fase 6: Preparar para faturação
Nesta fase, terminará de preparar o seu sistema para a contabilidade diária:
Séries e numeração de faturas: Configure como o sistema identifica e sequencia as suas faturas. Cada série deve manter uma numeração consecutiva para evitar futuros problemas administrativos ou fiscais. Se trabalha com diferentes empresas ou atividades, pode geri-las separadamente utilizando séries distintas.
Regras de faturação adicionais: Crie regras específicas para cada denominação social quando existirem diferentes tipos de IVA, impostos ou métodos de faturação. Desta forma, o sistema aplica a configuração correspondente à empresa que gere cada propriedade.
Exportar dados: Verifique as exportações oficiais de dados para cumprir a regulamentação específica do seu país.
Na sessão 📞 Faturação, o seu Especialista de Implementação fará uma revisão final da configuração da sua conta, validará as regras de faturação ao proprietário e aconselhará sobre a gestão de faturas e as exportações disponíveis.
Tem também disponível uma sessão adicional 📞 Q&A 2 para esclarecer quaisquer dúvidas restantes e otimizar as operações. Se a sua conta for elegível, conhecerá o seu Account Manager nesta sessão.
Perguntas frequentes
A verificação em dois passos (2FA) é obrigatória?
A verificação em dois passos (2FA) é obrigatória?
Sim. A verificação em dois passos é obrigatória para aceder à Avantio e ajuda a proteger a conta, os pagamentos e os dados geridos dentro do sistema.
Tenho de desligar o meu PMS atual para importar as propriedades?
Tenho de desligar o meu PMS atual para importar as propriedades?
Não. A importação decorre em paralelo enquanto continua a utilizar o seu PMS atual. Não deve desligá-lo até que a preparação esteja concluída e receba as respetivas instruções durante o processo de ligação.
Como acedo às minhas checklists?
Como acedo às minhas checklists?
Abra o seu Centro de Ajuda clicando no ícone de ponto de interrogação "?" (no canto superior direito do seu VRMS), selecione "Contactar a Customer Experience" e clique no separador "Tarefas".
Para que servem as checklists?
Para que servem as checklists?
As checklists indicam as configurações que deve concluir em cada fase e permitem-lhe acompanhar visualmente o seu progresso. Marcar uma tarefa como concluída não configura automaticamente o VRMS, nem envia informações ao seu Especialista de Implementação.
O que acontece se não souber como concluir um passo da checklist?
O que acontece se não souber como concluir um passo da checklist?
Pode consultar o artigo associado, perguntar ao Assistente IA ou solicitar ajuda ao seu Especialista de Implementação. Pode também prosseguir com outras tarefas e regressar à configuração pendente mais tarde.
As reservas são importadas automaticamente ao ligar aos portais?
As reservas são importadas automaticamente ao ligar aos portais?
Não. A ligação aos portais não efetua uma importação automática das suas reservas existentes.
Para integrar estas reservas, terá de descarregar um ficheiro com as suas reservas ativas do seu PMS atual ou, caso não utilizasse nenhum, dos portais com os quais trabalha. Assim que o partilhar connosco através do chat de suporte, a nossa equipa técnica utilizará esse documento para importar as reservas para a sua conta Avantio antes da sessão de ligação.