Acordo de Importação de Reservas

Este documento explica as instruções e condições necessárias para concluir a importação das tuas reservas no Sistema de Gestão de Alojamento Local da Avantio (VRMS).

Por favor, lê atentamente e segue todas as instruções antes de assinar. A tua assinatura confirma que compreendes e aceitas estes termos.

Resumo

A importação de reservas permite que a Avantio carregue todas as tuas reservas existentes de forma massiva na tua conta Avantio.

Este processo é realizado apenas uma vez por um técnico da Avantio, utilizando um modelo padrão de Excel fornecido pela Avantio.

IMPORTANTE:

A importação de reservas só será realizada se o alojamento tiver um mínimo de 20 reservas.
O ficheiro Excel deve ser preenchido exatamente de acordo com as instruções detalhadas abaixo.
Qualquer erro, inconsistência ou dado em falta poderá atrasar ou impedir o processo de importação.

Passos a Seguir

O teu Especialista de Implementação irá fornecer-te um modelo de folha de cálculo no início da implementação. Deves seguir os passos abaixo para iniciar o processo de importação:

Preenche a Folha de Cálculo	Revê o Ficheiro cuidadosamente e informa o teu Especialista	Importação e Confirmação
Introduz todas as reservas futuras (manuais, de proprietários, portais e site web) Segue o formato e os exemplos apresentados no topo de cada coluna. Não adiciones, elimines nem alteres a ordem das colunas. Preenche todos os campos obrigatórios (ver secção seguinte)	Depois de completares e reveres o ficheiro, informa o teu Especialista de Implementação, que irá rever o ficheiro e confirmar se está pronto para importação.	Após a importação, irás receber um aviso de confirmação. Se alguma reserva não for importada devido a erros, deverá ser adicionada manualmente. Liga a tua conta Avantio aos portais através do Channel Manager.
Verifica todos os dados. Ficheiros incorretos ou incompletos não serão importados.		Este passo é obrigatório para garantir que os teus calendários estejam atualizados.

Condições Importantes

1. Importação única

Só é permitida uma importação por conta.
Não são permitidas importações parciais, de teste ou repetidas.
Garante que incluis todas as reservas antes de enviares o ficheiro.

2. Utilização obrigatória do formato original

Não é permitida qualquer alteração ao modelo. Deves respeitar rigorosamente o formato fornecido.
Não alteres a ordem das colunas, não mudes nomes nem adiciones ou elimines colunas.

3. Formato e exatidão dos dados

Todos os campos obrigatórios devem ser preenchidos.
Qualquer erro de formato ou informação incompleta impedirá a importação.

4. Após a importação

As novas reservas deverão ser adicionadas manualmente para evitar overbookings.
As reservas que entrem em conflito (datas sobrepostas com dados existentes) serão excluídas e terão de ser adicionadas manualmente.

5. Sincronização com portais

As reservas importadas só serão sincronizadas com os portais se forem corretamente preenchidos os campos:
- Source (Fonte)
- External Reservation ID (ID de Reserva Externa)

6. Restrição de IVA

Só é permitido um tipo de IVA por importação.
Se trabalhas com diferentes tipos de IVA, utiliza modelos separados.

NOTA:

As reservas importadas ficam excluídas dos triggers automáticos dos módulos de Check-in Online e Pagamentos da Avantio.

Estes processos não são executados retroativamente, mesmo que os módulos sejam ativados após a importação.

Campos do documento

Todos os campos assinalados como obrigatórios no modelo devem ser preenchidos.

Reservas de proprietários

Inclui o email do proprietário.
Seleciona “Owner” nas colunas Source e Status.

Reservas de VRBO

Inclui obrigatoriamente:

Todas as reservas futuras.
As reservas dos últimos 60 dias, para garantir uma sincronização completa.

Campo	Descrição
Source	Escolhe: Proprietário, Online ou o nome de um portal (Booking.com, Airbnb, etc.). Apenas do menu suspenso.
External Reservation ID	Deve coincidir com o ID original da reserva do portal para sincronização. Reservas manuais ou do teu site, podes colocar qualquer número único.
Property ID	Encontra-se na ficha do alojamento na Avantio.
Property Name	Deve coincidir exatamente com o que aparece na Avantio VRMS.
Date Format	Usa o formato YYYY-MM-DD para os campos Check-in, Check-out e Created Date.
Hour format	O formato deve ser 24:00 h para a hora.
Created Date	Usa a data de criação da reserva. Se não souberes, utiliza a data de check-in
Status	Escolhe um: confirmed, cancelled, inquiry, on hold, paid, unpaid, warranty, owner. Apenas do menu suspenso.
	O estado Inquiry (Consulta) não bloqueia o calendário. O estado On Hold (Em espera) é importado como períodos bloqueados sem dados do cliente. As reservas não pagas são tratadas como provisionais.
Adults/Kids	Valores por defeito: Adultos = 1, Crianças = 0. Adiciona bebés na coluna de Crianças se aplicável.
Guest First Name	Campo obrigatório. Usa “none” se desconhecido. Os nomes completos neste campo serão importados tal como estão.
Guest last Name	Garante que o apelido está nesta coluna
Guest Language	Usa: en_GB, es_ES, en_US, pt_PT, pt_BR, it_IT, fr_FR, de_DE. Apenas do menu suspenso.
Total Price	Este valor refere-se ao valor total da reserva (aluguer + limpeza ou qualquer outro extra). Se introduzires decimais, devem ser com “,”
Final Cleaning	Taxa de limpeza (IVA incluído). Outros extras não disponíveis no excel devem ser adicionados manualmente após a importação.
Extras	Indica-os apenas se existir algum valor. Caso contrário, deixa em branco.
Taxa turística	Indica-a apenas se aplicável. Se o imposto for gerido pelo portal (por exemplo, Airbnb) ou não existir taxa turística, deixa em branco.
Portal Commission	Comissão com IVA incluído

Campos Opcionais

Podes preencher os campos opcionais para acompanhamento ou relatórios internos, embora não sejam necessários para a importação.

Campos	Descrição
Guest Information	Inclui telefone, morada, país, etc. Garante que a ortografia está correta. Se não tiveres a morada completa, não a adiciones.
Guest ID	Introduz o número de identificação do cliente.
Total Paid / Total Due	Aparecerá como uma única linha no detalhe de pagamentos. Requer datas.
Payment Dates	Se não forem fornecidas datas, serão utilizadas a Created Date e a Check-in Date.
Payment Method	Escolhe: POS Credit Card, Bank transfer, Cash. Apenas do menu suspenso.
Total Price Modifier	Introduz um valor positivo que será deduzido ao preço total.
Notes	Utiliza Notas do Agente ou Notas do Cliente para comunicação interna ou com o cliente.

Reconhecimento e Assinatura

Ao assinares abaixo, confirmas que:

Leste e compreendeste este Acordo de Importação de Reservas.
Aceitas seguir todas as instruções e condições.
Reconheces que qualquer erro ou problema resultante do não cumprimento destas instruções ou da falta/inexatidão da informação será da tua exclusiva responsabilidade, podendo atrasar, impedir ou afetar o resultado do processo de importação.

Nome da empresa:________________________________________

Nome do representante autorizado: _________________________

Assinatura: _____________________________________________

Data: _________________________________________________