Acordo de Importação de Reservas

Este documento explica as instruções e condições necessárias para concluir a importação das tuas reservas no Sistema de Gestão de Alojamentos de Férias da Avantio (VRMS).

Por favor, lê atentamente e segue todas as instruções antes de avançares com a importação. Ao ativares o botão "li e cumpro todos os requisitos de importação", aceitas as condições deste documento.

Resumo

A importação de reservas permite que a Avantio carregue todas as tuas reservas existentes de forma massiva na tua conta Avantio.

Este processo pode ser realizado autonomamente sempre que necessário.

IMPORTANTE:

O ficheiro Excel deve ser preenchido exatamente de acordo com as instruções detalhadas abaixo.
Qualquer erro, inconsistência ou dado em falta pode atrasar ou impedir o processo de importação.

Passos a Seguir

1. Podes descarregar o ficheiro a partir da interface de importação no passo 2.

1. Preenche a Folha de Cálculo	2. Revê o ficheiro cuidadosamente	3. Importação e Confirmação
Introduz todas as reservas futuras (manuais, de proprietários, portais e web) Segue o formato e os exemplos apresentados no topo de cada coluna. Não adiciones, elimines ou alteres a ordem das colunas. Preenche todos os campos obrigatórios (ver secção seguinte)	Depois de completares e reveres o ficheiro, podes carregá-lo no segundo passo para importar	Podes ver na aba "processos" no final do menu lateral esquerdo quando a importação estiver concluída. Podes descarregar a lista de erros a partir da mesma aba de processos, após a conclusão. Se alguma reserva não for importada devido a erros, podes corrigir os erros e importar novamente ou terás de a adicionar manualmente.
Verifica todos os dados. Ficheiros incorretos ou incompletos não serão importados.		Este passo é obrigatório para garantir que os teus calendários estão atualizados.

Condições Importantes.

1. Utilização obrigatória do formato original

Não é permitida qualquer alteração ao modelo. Deve-se respeitar rigorosamente o formato fornecido.
Não alteres a ordem das colunas, não mudes nomes nem adiciones ou elimines colunas.

2. Formato e exatidão dos dados

Todos os campos obrigatórios devem ser preenchidos.
Qualquer erro de formato ou informação incompleta impedirá a importação.

3. Após a importação

As novas reservas deverão ser adicionadas manualmente para evitar overbookings. Ou podes realizar outra importação seguindo os mesmos passos.

4. Sincronização com portais

As reservas importadas apenas serão sincronizadas com os portais se forem corretamente preenchidos os campos:
- Source (Fonte)
- External Reservation ID (ID de Reserva Externa)

6. Considerações de IVA

Modelo de preços com taxas incluídas

O IVA aplicado às reservas importadas será o configurado nas regras de facturação, consoante os alojamentos atribuídos a cada regra.

Modelo de preços com taxas excluídas – Dubai, México e EUA

Nas contas que trabalham com um modelo de taxas excluídas, os valores indicados no ficheiro Excel devem corresponder ao total da reserva sem taxas incluídas.

NOTA:

As reservas importadas ficam excluídas dos triggers automáticos dos módulos de Check-in Online e Avantio Payments.

Estes processos não são executados retroativamente, mesmo que os módulos sejam ativados após a importação.

Campos do documento

Todos os campos assinalados como obrigatórios no modelo devem ser preenchidos.

Reservas de proprietários

Inclui o email do proprietário.
Seleciona “Owner” nas colunas Source e Status.

Reservas de VRBO

Inclui obrigatoriamente:

Todas as reservas futuras.
As reservas dos últimos 60 dias, para garantir uma sincronização completa.
Para as reservas provenientes da Expedia que entrem através da ligação com a VRBO, o canal de origem deve ser indicado como VRBO.

Campo	Descrição
Source	Escolhe: Proprietário, Online ou o nome de um portal (Booking.com, Airbnb, etc.). Apenas do menu suspenso.
External Reservation ID	Deve coincidir com o ID original da reserva do portal para a sincronização. Reservas manuais ou da tua Web, podes colocar qualquer número único.
Property ID	Encontra-se na ficha do alojamento no Avantio.
Property Name	Deve coincidir exatamente com o que aparece no Avantio VRMS.
Date Format	Usa o formato YYYY-MM-DD para os campos Check-in, Check-out e Created Date.
Hour format	O formato deve ser 24:00 h para a hora.
Created Date	Usa a data de criação da reserva. Se não souberes, utiliza a data de check-in
Status	Escolhe um: confirmed, cancelled, inquiry, on hold, paid, unpaid, warranty, owner. Apenas do menu suspenso.
Adults/Kids	Valores por defeito: Adultos = 1, Crianças = 0. Adiciona bebés na coluna de Crianças se aplicável.
Guest First Name	Campo obrigatório. Usa “none” se não souberes. Os nomes completos neste campo serão importados tal como estão.
Guest last Name	Garante que o apelido está nesta coluna
Guest Language	Usa: en_GB, es_ES, en_US, pt_PT, pt_BR, it_IT, fr_FR, de_DE. Apenas do menu suspenso.
Total Price	Este valor refere-se ao valor total da reserva (aluguer + limpeza ou qualquer outro extra). Se introduzires decimais, devem ser separados por uma “,”
Final Cleaning	Taxa de limpeza (IVA incluído). Outros Extras não disponíveis no excel devem ser adicionados manualmente após a importação. Se estiver incluída sem preço adicional mas precisa que seja gerada uma tarefa no módulo de Operações, deves colocar o preço a 0,0.
Extras	Indica-os apenas se houver algum custo. Caso contrário, deixa em branco. Se estiverem incluídos sem preço adicional mas precisa que seja gerada uma tarefa no módulo de Operações, deves colocar o preço a 0,0.
Taxa turística	Indica-a apenas se aplicável. Se o imposto for gerido pelo portal (por exemplo, Airbnb) ou não existir taxa turística, deixa em branco.
Portal Commission	Comissão com IVA incluído

Campos Opcionais

Podes preencher os campos opcionais para acompanhamento ou relatórios internos, embora não sejam necessários para a importação.

Campos	Descrição
Guest Information	Inclui telefone, morada, país, etc. Garante que a ortografia está correta. Se não tiveres a morada completa, não a adiciones.
Guest ID	Introduz o número de identificação do cliente.
Total Paid / Total Due	Aparecerá como uma única linha no detalhe dos pagamentos. Requer datas.
Payment Dates	Se não forem fornecidas datas, serão usadas a Created Date e a Check-in Date.
Payment Method	Escolhe: POS Credit Card, Bank transfer, Cash. Apenas do menu suspenso.
Total Price Modifier	Introduz um valor positivo que será deduzido ao preço total.
Notes	Utiliza Notas do Agente ou Notas do Cliente para comunicação interna ou com o cliente.

Leste e compreendeste este Acordo de Importação de Reservas.
Aceitas seguir todas as instruções e condições.
Reconheces que qualquer erro ou problema resultante do não cumprimento destas instruções ou da falta/inexatidão da informação será da tua exclusiva responsabilidade, e pode atrasar, impedir ou afetar o resultado do processo de importação.