Poupa tempo na receção e recebe os teus viajantes com tudo pronto
Faz com que os teus hóspedes se registem de forma simples antes da chegada, poupando tempo na receção da tua agência e melhorando a experiência deles desde o início.
Quando geres Reservas, cada minuto conta. O Check-in Online permite-te completar todo o processo de registo e reduzir a carga administrativa. Além disso, garante tranquilidade: os hóspedes chegam com tudo preparado e tu dispões das informações validadas e organizadas antes da chegada.
O que é o Check-in Online?
O Check-in Online é uma funcionalidade exclusiva para clientes com site web ou sistema de Reservas ativo com Avantio. Permite aos turistas completar o registo antes de chegarem ao Alojamento, dando-te a possibilidade de solicitar dados, documentos e assinatura digital. És tu quem decide como configurar o teu processo de Check-in Online.
Principais vantagens
Poupança de tempo: menos esperas na receção.
Experiência fluida para o hóspede: registo antecipado, rápido e cómodo.
Flexibilidade: campos personalizáveis conforme as tuas necessidades.
Onde encontrar o módulo de Check-in Online
Acede através do menu Web → Check-in Online. Depois clica em “Modificar”.
Desativar o Check-in por Alojamento
Terás a possibilidade de dissociar ou desativar o Check-in Online a nível de cada Alojamento. Desta forma, cada propriedade pode gerir de forma independente se deseja ativar ou não o registo digital para os seus hóspedes, oferecendo um controlo granular sobre a disponibilidade da ferramenta.
Esta opção facilita a adaptação da ferramenta a diferentes cenários operacionais, respeitando os requisitos internos de gestão de cada propriedade sem afetar o restante portefólio de Alojamentos.
Configuração geral
Mostrar o preço da Reserva: decide se pretendes mostrar ou não o preço da Reserva. Útil para Reservas provenientes de colaboradores como operadores turísticos ou agências de viagens que adicionam a sua comissão. Aplica-se tanto ao Check-in Online como à Área do hóspede (se ativa no teu VRMS).
Mostrar o componente cartão de crédito: permite a ligação do cartão diretamente a partir do Check-in Online (disponível apenas com PCI Wallet ou Avantio Payments). Para o utilizar, ativa o Passo 5 – Cartão de crédito na configuração.
Especificar o tipo de ocupantes: opção disponível apenas para empresas italianas ou com Alojamentos em Itália.
Limite para realizar o check-in online: define até quando pode ser completado (até à partida, até à chegada, até X dias antes ou depois).
Mostrar a opção “Outro” no seletor de país: permite adicionar manualmente este campo na validação do viajante.
Notificações
Se quiseres, podes ativá-las. Serão enviadas ao ocupante principal e aos delegados da tua agência:
Check-in online validado: quando o estado geral da Reserva passa a Validado.
Check-in online invalidado: cada vez que o check-in de um ocupante é invalidado.
Check-in online partilhado: cada vez que o ocupante principal partilha o check-in.
Podes configurar o modelo associado a cada notificação.
Avisos ao ocupante
O ocupante principal receberá um e-mail alguns dias antes da chegada para lembrar que deve completar o Check-in Online. Podes configurar até dois lembretes e escolher os estados das Reservas que o sistema deve considerar.
Nos modelos personalizados deves inserir o link do check-in online através da função Inserir campo → #checkInOnlineLink#.
O lembrete será enviado apenas às Reservas no estado configurado, exceto no caso das Reservas provenientes do portal Muchosol, onde será enviado apenas se estiverem no estado Reserva no momento do envio.
Passo a passo: configuração do Check-in Online
Na mesma página, vai à secção “Processo de registo dos ocupantes” e segue os passos indicados a seguir.
Passo 1 – Seleção do método de validação da identidade
Escolhe uma das seguintes opções de validação:
Não mostrar.
Fotografia do documento → Captura e leitura do MRZ.
Fotografia do documento + selfie → Captura e leitura do MRZ, mais verificação através de selfie.
Atualização dos termos e condições (RGPD)
As empresas que escolhem as opções Fotografia do documento ou Fotografia do documento + selfie devem atualizar os termos e condições do seu site em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
Exemplo de texto para os Termos e Condições
Para garantir e acelerar o processo de check-in, será solicitada ao turista a imagem do documento de identidade e um selfie, que serão tratados em conformidade com a legislação vigente (RGPD). Ambas as imagens serão eliminadas no prazo de 24 horas após a data de partida do Alojamento.
Configuração do limite de conservação das imagens
A ferramenta de Check-in Online inclui uma nova funcionalidade que permite definir, de forma personalizada, o período de conservação das imagens obtidas durante o registo.
Objetivo desta funcionalidade
Esta melhoria permite:
Adaptar os tempos de conservação das imagens conforme as necessidades operacionais ou legais.
Garantir a eliminação automática das imagens ao final do período configurado.
Reforçar o controlo sobre os dados sensíveis tratados no sistema.
Cumprir facilmente as obrigações legais e os requisitos de auditoria ou regulamentação.
Quando é mostrada a opção de configuração
O campo de configuração do limite de conservação das imagens aparece apenas quando é selecionada uma das seguintes opções de validação da identidade:
Fotografia do documento.
Fotografia do documento e selfie.
Opções disponíveis de conservação
Cenário | Finalidade declarada | Período de conservação |
A. Até à verificação do check-in online | Validar/verificar a identidade do hóspede no momento do registo na plataforma. | Apenas até à conclusão da validação/verificação no check-in online. |
B. Até ao dia do check-in (entrega das chaves) | Confirmar que a pessoa que chega ao Alojamento é a mesma que completou o check-in online. | Desde o envio do check-in online até à entrega das chaves/verificação física. |
C. Até ao check-out | Prevenir substituições durante toda a estadia e permitir verificações adicionais, se necessário. | Desde o envio do check-in online até ao check-out. |
Cláusula de exclusão de responsabilidade
Os exemplos de finalidade declarada indicados acima têm caráter meramente ilustrativo. Nesse sentido:
Cabe exclusivamente à empresa contratante definir a finalidade declarada para o tratamento das imagens, bem como estabelecer e configurar o período de conservação adequado a essa finalidade.
Será também responsabilidade da empresa contratante manter atualizada a sua política de privacidade e garantir que as operações de tratamento de dados estão sempre em conformidade com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados.
A Avantio não assume qualquer responsabilidade decorrente de uma definição inadequada da finalidade, de uma configuração incorreta dos períodos de conservação ou da falta de atualização da política de privacidade por parte da empresa contratante.
Recomenda-se que a empresa contratante recorra à assessoria de um profissional ou empresa especializada em proteção de dados para uma definição, implementação e manutenção corretas destes aspetos.
Passo 2 – Dados
Configura os dados que desejas solicitar ao ocupante principal e aos acompanhantes.
Arrasta os campos de Campos disponíveis para Campos selecionados.
Marca os campos como obrigatórios ou opcionais.
Distingue entre adultos e crianças e especifica a idade dos menores, se o desejares.
Para Reservas de Alojamentos em Espanha, o sistema solicitará automaticamente os dados previstos no Anexo I do Real Decreto 933/2021.
Passo 3 – Informações sobre a viagem
Solicita obrigatoriamente ou de forma opcional:
Hora de chegada.
Hora de partida.
Meio de transporte.
Passo 4 – Assinatura
Seleciona os documentos para os quais será solicitada a assinatura:
Formulário de viajantes (obrigatório em alguns países).
Contrato de arrendamento.
Outros documentos importantes para a tua agência.
Nos modelos configurados, inclui o campo de assinatura para que possa ser importado do Check-in Online.
O formulário de viajantes dispõe de dois modelos:
Versão oficial A5: formato padrão exigido pelas autoridades, não modificável.
Versão A4: inclui informações adicionais e é modificável.
Recorda que, de acordo com o Decreto 196/1976, é obrigatória a assinatura do formulário de viajantes para todos os maiores de 14 anos.
Passo 5 – Cartão de crédito
(Disponível apenas com PCI Wallet ou Avantio Payments). Se desejares solicitar os dados do cartão como campo obrigatório, ativa este passo.
Clica em “Guardar” para aplicar as alterações.
Boas práticas
Revê e personaliza antecipadamente os modelos de e-mail.
Ativa os lembretes para o ocupante principal e aumenta a taxa de check-ins concluídos.
Mantém atualizados os teus termos e condições, especialmente em relação ao RGPD se solicitares a fotografia do documento ou o selfie.
O Check-in Online ajuda-te a otimizar o tempo, cumprir a legislação e oferecer uma experiência mais fluida aos teus hóspedes.
Agora que sabes como configurá-lo e personalizá-lo, o próximo passo é ativá-lo e começar a automatizar os teus registos.
Perguntas frequentes
O Check-in Online está incluído em todos os planos?
O Check-in Online está incluído em todos os planos?
Não. Se desejares mais informações, contacta o teu Project Manager Web (se estiveres em fase de criação do projeto) ou o teu Account Manager.
É obrigatório solicitar o cartão de crédito no processo?
É obrigatório solicitar o cartão de crédito no processo?
Não. É opcional e está disponível apenas para clientes com PCI Wallet ou Avantio Payments.