Dados essenciais para começar a usar a sua conta
A configuração inicial da Empresa é um passo fundamental ao criar a sua conta. Neste processo, define os dados essenciais que servirão de base para tudo o resto — desde informações fiscais e de contacto até à personalização do Booking Planning com cores e estados.
Configurar estes dados corretamente desde o início permite-lhe começar a trabalhar de imediato com o software e poupar tempo no futuro. Toda a informação introduzida será automaticamente sincronizada com os portais e o seu próprio site, evitando tarefas duplicadas.
A partir da secção Configuração → Empresa, pode personalizar a sua conta começando pelas seguintes áreas principais:
Logótipo, idiomas e contacto
Logótipo: irá aparecer nas mensagens e documentos gerados a partir do VRMS. O tamanho recomendado é no máximo 480 px de largura por 85 px de altura.
Idiomas: defina os idiomas que a sua agência utiliza internamente para comunicar com os hóspedes. Estes serão aplicados em várias interfaces do sistema, como as descrições dos Alojamentos.
Emails e RGPD: introduza os endereços de email para Reservas, Faturação e pedidos de informação. Pode também adicionar o texto de proteção de dados, que aparecerá automaticamente na assinatura dos seus emails.
Dados de contacto: indique os contactos da sua empresa (números de telefone, telemóvel e/ou fax).
Dica útil
Valide sempre os endereços de email do remetente para que o remetente apareça corretamente e as suas mensagens não sejam marcadas como spam.
Segurança: ative a verificação em dois passos
A segurança é essencial no acesso à informação interna da sua empresa. Com a autenticação de dois fatores (2FA), além do nome de utilizador e palavra-passe, os utilizadores têm de confirmar a sua identidade com um código único — reduzindo significativamente o risco de acessos não autorizados.
Para configurar, consulte este artigo, onde encontrará um guia passo a passo com capturas de ecrã e instruções claras para ativar o 2FA na sua conta.
A segurança 2FA é obrigatória para todos os utilizadores internos da empresa e será solicitada automaticamente no primeiro acesso, ajudando a prevenir falhas de segurança.
Boas práticas
Informe a sua equipa sobre a importância de concluir o processo o mais rapidamente possível.
Tenha sempre consigo o dispositivo com a app de autenticação e transfira as contas se mudar de telemóvel para não perder o acesso.
Personalize as cores do seu Booking Planning
Atribua uma cor a cada estado de Reserva para os identificar rapidamente.
Passo a passo
Aceda ao VRMS e vá a Planning.
Clique em Ações e selecione Definições do Planning.
Clique no botão Editar no topo.
Vá à secção de configuração do Planning e defina uma cor para cada estado.
Clique em Guardar.
Dica útil
Use cores contrastantes e consistentes para ajudar a sua equipa a identificar facilmente cada situação.
Dados básicos da empresa
Antes de emitir faturas, é essencial preencher o nome da empresa e os dados fiscais, pois estes irão aparecer como emissor nos seus documentos.
Pode criar vários nomes de empresa, se necessário. O que estiver definido como predefinido aparecerá primeiro na Faturação.
Para mais detalhes sobre a configuração contabilística, visite a coleção de Contabilidade.
Configuração do IVA
O IVA aplicável aos seus Alojamentos e serviços deve ser definido nas regras de Faturação:
Defina o IVA geral da sua empresa.
Ajuste tipos específicos (como taxas turísticas ou serviços adicionais) na secção de Faturação.
Completar a configuração inicial da sua Empresa garante um arranque eficiente, acesso seguro e uma base sólida para o funcionamento diário no sistema.
Perguntas frequentes
Posso ter vários nomes de empresa?
Posso ter vários nomes de empresa?
Sim. Pode criar quantos precisar e escolher qual será definido como predefinido para a Faturação.
E se o meu logótipo for maior do que o tamanho recomendado?
E se o meu logótipo for maior do que o tamanho recomendado?
O sistema irá ajustá-lo automaticamente, mas a qualidade da imagem pode ser reduzida. O ideal é redimensionar para 480 × 85 px antes de carregar.
O 2FA é obrigatório sempre que faço login?
O 2FA é obrigatório sempre que faço login?
Não. O sistema só o irá pedir quando detetar atividade de acesso invulgar (como mudança de endereço IP, dispositivo ou localização).
Como sei qual a taxa de IVA a aplicar aos meus Alojamentos?
Como sei qual a taxa de IVA a aplicar aos meus Alojamentos?
Depende da legislação fiscal local. A Avantio permite configurar tanto a taxa geral de IVA como tipos específicos nas regras de Faturação.