Lista di controllo per preparare una fattura
☐ Assicurati di avere i campi di fatturazione predefiniti nelle tue Regole di fatturazione
☐ Controlla che tutti i dati che appariranno siano corretti nel Nome dell'entità legale
Se non hai ancora configurato le tue regole di fatturazione, qui trovi maggiori informazioni.
Se vuoi modificare qualche dato nel Nome dell'entità legale, ricorda che puoi farlo da Configurazione - Azienda - Ragione sociale, lo trovi in fondo alla pagina, qui trovi maggiori informazioni.
Da dove posso emettere le fatture delle prenotazioni?
Nel nostro sistema ci sono 2 sezioni da cui puoi emettere le tue fatture:
a) Direttamente nella Pagina della prenotazione.
b) Dalla sezione Contabilità - Fatturazione > Emissione fatture da prenotazioni.
a) Dalla pagina della prenotazione
Apri la prenotazione corrispondente. Puoi trovare una prenotazione specifica andando nella sezione Prenotazioni e selezionando Lista prenotazioni. Da lì puoi aprire la pagina della prenotazione.
Clicca su
Azioni → Fatturache trovi nell'angolo in alto a destra della pagina.Scegli una di queste opzioni:
“Fattura questa prenotazione”: la fattura viene emessa a nome della tua agenzia.
“Fattura come proprietario”: la fattura viene emessa a nome del proprietario.
Il sistema caricherà automaticamente la regola di fatturazione predefinita (IVA, nome dell'azienda, serie, ecc.).
Se necessario, seleziona un'altra regola dal menu a tendina o modifica i dati manualmente prima di emettere.
b) Emissione fatture dalla sezione Contabilità
Per accedere a questa sezione, vai su Contabilità, seleziona Fatturazione e poi Emissione fatture da prenotazioni nel sottomenu.
Da qui puoi emettere fatture da un elenco più ampio di prenotazioni.
Seleziona la prenotazione desiderata.
Clicca su Azioni e seleziona Fattura.
Controlla i parametri e clicca su “Crea”.
Da questa sezione, oltre a emettere fatture singole, hai la possibilità di generare fatture multiple o fatture aggregate selezionando più registrazioni contemporaneamente; puoi consultare il funzionamento dettagliato di queste opzioni nella sezione 'Gestione Fatturazione Massiva: Multipla e Aggregata' di questa stessa guida.
Assicurati che la tua fattura venga emessa correttamente
Prima che venga generata la fattura, il sistema mostra i campi predefiniti che hai configurato nelle tue regole di fatturazione.
Qui puoi verificare che tutte le informazioni siano corrette, perché una volta emessa, la fattura non può essere modificata (anche se poi cambi qualche dato del cliente). Se hai bisogno di fare modifiche, dovrai emettere una nota di credito e poi emettere una nuova fattura.
Tieni presente che la lingua in cui viene emessa la fattura è la lingua configurata nella tua entità legale.
Campo destinatario
Cliente (Privato): Vengono emesse fatture semplificate; non è necessario l'indirizzo completo né il numero di identificazione.
Azienda o libero professionista: Le fatture standard richiedono dati completi (nome, numero di identificazione e indirizzo). Se manca qualche dato, apparirà un avviso per correggerlo.
Correzione delle fatture
Se hai bisogno di modificare qualche dato della fattura emessa, ad esempio, nome dell'azienda, numero di identificazione, nomi scritti male, ecc., devi emettere una nota di credito:
Per prima cosa, emetti una nota di credito con i dati originali.
Se lo fai dalla pagina della prenotazione, puoi trovare la fattura cliccando qui:
Poi aggiorna le informazioni del cliente nel suo profilo.
Infine, emetti la nuova fattura corretta.
Consiglio importante
Le note di credito verranno emesse solo con gli stessi dati esatti della fattura originale.
Best practice
Configura bene le tue regole di fatturazione fin dall'inizio. Ti eviterà correzioni successive.
Controlla sempre l'anteprima prima di confermare.
Usa la fattura aggregata solo quando tutte le prenotazioni appartengono allo stesso cliente.
Gestione Fatturazione Massiva: Multipla e Aggregata
Fatturazione multipla vs. fatturazione aggregata
Il nostro sistema permette di gestire la fatturazione di più prenotazioni contemporaneamente, distinguendo tra due modalità a seconda delle tue esigenze contabili:
Emettere fatture multiple: Vengono generati diversi documenti indipendenti, ognuno con la propria serie e numero progressivo. È l'opzione ideale per gestire prenotazioni di clienti diversi in un solo passaggio.
Emettere fatture aggregate: Viene emessa un'unica fattura che raggruppa diverse prenotazioni. Questa opzione va utilizzata solo quando tutte le prenotazioni appartengono allo stesso cliente o proprietario.
Nota importante: Non è possibile utilizzare queste funzioni se la tua agenzia ha attivi i moduli di esportazione SAF-T, Fatturazione Elettronica o TicketBai.
Funzionamento dell'emissione in blocco - Multifactura
All'interno della sezione “Emissione fatture da prenotazioni”, puoi generare più fatture singole contemporaneamente seguendo questi passaggi:
Seleziona più di una prenotazione dall'elenco.
Clicca su Azioni → Crea fattura(e).
Il sistema mostrerà un'interfaccia di anteprima per configurare i parametri prima dell'emissione definitiva:
Data operazione: Campo modificabile per regolare la registrazione contabile.
Data fattura: Campo fisso basato sulla data di emissione (non modificabile).
Regole di fatturazione: Per impostazione predefinita, il sistema applica l'opzione di valori multipli chiamata "Si applicherà quella di ogni alloggio" anche se, se desideri, puoi modificarla.
Metodo di pagamento: Permette di selezionare la modalità di incasso per l'intero blocco.
Comportamento delle Regole di Fatturazione
Durante un'emissione multipla, puoi decidere come applicare le regole di fatturazione:
Opzione "Si applicherà quella di ogni alloggio" (Valori multipli): Ogni prenotazione utilizzerà la regola di fatturazione configurata per il proprio alloggio, mantenendo la configurazione individuale anche se le regole sono diverse tra le prenotazioni selezionate.
Selezione manuale: Puoi scegliere una regola di fatturazione specifica dal menu a tendina. In questo caso, questa regola verrà applicata a tutte le prenotazioni selezionate, ignorando le regole originali di ogni alloggio.
Revisione e modifiche: Prima di confermare, potrai controllare l'anteprima di ogni prenotazione e modificare manualmente gli importi se necessario. Ricorda che, una volta emessa, la fattura non può essere modificata; in caso di errore, dovrai emettere una nota di credito.
Opzione predefinita regola di fatturazione - valori multipli
Opzione selezione manuale della regola di fatturazione e anteprima di ogni documento
Funzionamento dell'emissione in blocco - Fattura Aggregata
All'interno della sezione “Emissione fatture da prenotazioni”, è possibile generare un'unica fattura che raggruppa gli importi relativi a più soggiorni.
Per farlo:
Seleziona più prenotazioni appartenenti allo stesso destinatario (cliente o proprietario).
Clicca su Azioni → Genera fattura aggregata.
Il sistema mostrerà una schermata di anteprima con:
I campi predefiniti configurati nelle regole di fatturazione
Un dettaglio delle prenotazioni nella sezione Concetti, dove verranno elencate tutte le prenotazioni incluse insieme ai rispettivi ID.
Prima di emettere definitivamente la fattura, controlla tutti i dati e i parametri mostrati nell'anteprima.
