Accordo di Importazione delle Prenotazioni
Questo documento spiega le istruzioni e le condizioni necessarie per completare l'importazione delle tue prenotazioni nel Sistema di Gestione degli Affitti Brevi di Avantio (VRMS).
Per favore, leggi attentamente e segui tutte le istruzioni prima di firmare. La tua firma conferma che comprendi e accetti questi termini.
Riepilogo
L'importazione delle prenotazioni permette ad Avantio di caricare tutte le tue prenotazioni esistenti in modo massivo sul tuo account Avantio.
Questo processo viene effettuato una sola volta da un tecnico Avantio, utilizzando un modello standard Excel fornito da Avantio.
IMPORTANTE:
L'importazione delle prenotazioni verrà effettuata solo se la struttura dispone di almeno 20 prenotazioni.
Il file Excel deve essere compilato esattamente seguendo le istruzioni dettagliate di seguito.
Qualsiasi errore, incoerenza o dato mancante potrà ritardare o impedire il processo di importazione.
Passi da Seguire
Il tuo Specialista di Implementazione ti fornirà un modello di foglio di calcolo all'inizio dell'implementazione, dovrai seguire i passaggi qui sotto per avviare il processo di importazione:
Compila il Foglio di Calcolo | Controlla il File con attenzione e avvisa il tuo Specialista | Importazione e Conferma |
Inserisci tutte le prenotazioni future (manuali, di proprietari, portali e sito web)
| Una volta completato e controllato il file, avvisa il tuo Specialista di Implementazione, che verificherà il file e confermerà se è pronto per l'importazione. | Dopo l'importazione, riceverai un avviso di conferma.
Se qualche prenotazione non viene importata per errori, dovrà essere aggiunta manualmente.
Collega il tuo account Avantio ai portali tramite il Channel Manager. |
Verifica tutti i dati. I file errati o incompleti non verranno importati. |
| Questo passaggio è obbligatorio per garantire che i tuoi calendari siano aggiornati. |
Condizioni Importanti
1. Importazione unica
È consentita una sola importazione per account.
Non sono ammesse importazioni parziali, di prova o ripetute.
Assicurati di includere tutte le prenotazioni prima di inviare il file.
2. Uso obbligatorio del formato originale
Non è consentita alcuna modifica al modello. Rispetta rigorosamente il formato fornito.
Non riordinare le colonne, non cambiare i nomi e non aggiungere o eliminare colonne.
3. Formato ed esattezza dei dati
Tutti i campi obbligatori devono essere compilati.
Qualsiasi errore di formato o informazione incompleta impedirà l'importazione.
4. Dopo l'importazione
Le nuove prenotazioni dovranno essere aggiunte manualmente per evitare overbooking.
Le prenotazioni che risultano in conflitto (date sovrapposte con dati esistenti) saranno escluse e dovranno essere aggiunte manualmente.
5. Sincronizzazione con i portali
Le prenotazioni importate verranno sincronizzate con i portali solo se vengono compilati correttamente i campi:
Source (Fonte)
External Reservation ID (ID Prenotazione Esterna)
6. Restrizione IVA
È consentito un solo tipo di IVA per importazione.
Se lavori con diversi tipi di IVA, utilizza modelli separati.
NOTA:
Le prenotazioni importate sono escluse dai trigger automatici dei moduli di Check-in Online e Pagamenti di Avantio.
Questi processi non vengono eseguiti retroattivamente, anche se i moduli vengono attivati dopo l'importazione.
Campi del documento
Tutti i campi contrassegnati come obbligatori nel modello devono essere compilati.
Prenotazioni dei proprietari
Includi l'email del proprietario.
Seleziona “Owner” nelle colonne Source e Status.
Prenotazioni VRBO
Includi obbligatoriamente:
Tutte le prenotazioni future.
Le prenotazioni degli ultimi 60 giorni, per garantire una sincronizzazione completa.
Campo | Descrizione |
Source | Scegli: Proprietario, Online o il nome di un portale (Booking.com, Airbnb, ecc.). Solo dal menu a tendina. |
External Reservation ID | Deve corrispondere all'ID originale della prenotazione del portale per la sincronizzazione. Per prenotazioni manuali o dal tuo sito web, puoi inserire qualsiasi numero univoco. |
Property ID | Si trova nella scheda della struttura su Avantio. |
Property Name | Deve corrispondere esattamente a quanto appare su Avantio VRMS. |
Date Format | Usa il formato YYYY-MM-DD per i campi Check-in, Check-out e Created Date. |
Hour format | Il formato deve essere 24:00 h per l'orario. |
Created Date | Usa la data di creazione della prenotazione. Se non la conosci, utilizza la data di check-in |
Status | Scegli uno: confirmed, cancelled, inquiry, on hold, paid, unpaid, warranty, owner. Solo dal menu a tendina. |
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Adults/Kids | Valori predefiniti: Adulti = 1, Bambini = 0. Aggiungi i neonati nella colonna Bambini se necessario. |
Guest First Name | Campo obbligatorio. Usa “none” se non lo conosci. I nomi completi inseriti in questo campo verranno importati così come sono. |
Guest last Name | Assicurati che il cognome sia in questa colonna |
Guest Language | Usa: en_GB, es_ES, en_US, pt_PT, pt_BR, it_IT, fr_FR, de_DE. Solo dal menu a tendina. |
Total Price | Questo importo si riferisce al totale della prenotazione (affitto + pulizia o qualsiasi altro extra). Se inserisci decimali, usa la “,” |
Final Cleaning | Tariffa di pulizia (IVA inclusa). Altri extra non disponibili nell'excel devono essere aggiunti manualmente dopo l'importazione. |
Extras | Indicali solo se è previsto un addebito. Altrimenti lascia vuoto. |
Tasse turistiche | Indicala solo se applicabile.
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Portal Commission | Commissione con IVA inclusa |
Campi Opzionali
Puoi compilare i campi opzionali per monitoraggio o reportistica interna, anche se non sono necessari per l'importazione.
Campi | Descrizione |
Guest Information | Includi telefono, indirizzo, paese, ecc. Assicurati che l'ortografia sia corretta. Se non hai l'indirizzo completo, non inserirlo. |
Guest ID | Inserisci il numero di identificazione del cliente. |
Total Paid / Total Due | Apparirà come una sola riga nel dettaglio dei pagamenti. Richiede le date. |
Payment Dates | Se non vengono fornite date, verranno utilizzate la Created Date e la Check-in Date. |
Payment Method | Scegli: POS Credit Card, Bonifico bancario, Contanti. Solo dal menu a tendina. |
Total Price Modifier | Inserisci un valore positivo che verrà detratto dal prezzo totale. |
Notes | Utilizza Note Agente o Note Cliente per comunicazioni interne o con il cliente. |
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Riconoscimento e Firma
Firmando qui sotto, confermi che:
Hai letto e compreso questo Accordo di Importazione delle Prenotazioni.
Accetti di seguire tutte le istruzioni e condizioni.
Riconosci che qualsiasi errore o problema derivante dal mancato rispetto di queste istruzioni o dalla mancanza/inaccuratezza delle informazioni sarà tua esclusiva responsabilità, e potrà ritardare, impedire o influenzare l'esito del processo di importazione.
Nome dell'azienda:________________________________________
Nome del rappresentante autorizzato: _________________________
Firma: _____________________________________________
Data: _________________________________________________