Accordo di Importazione delle Prenotazioni
Questo documento spiega le istruzioni e le condizioni necessarie per completare l'importazione delle tue prenotazioni nel Sistema di Gestione degli Affitti Brevi di Avantio (VRMS).
Ti preghiamo di leggere attentamente e seguire tutte le istruzioni prima di procedere con l'importazione. Attivando il pulsante "ho letto e rispetto tutti i requisiti di importazione", accetti le condizioni di questo documento.
Riepilogo
L'importazione delle prenotazioni permette ad Avantio di caricare tutte le tue prenotazioni esistenti in modo massivo sul tuo account Avantio.
Questo processo può essere effettuato autonomamente ogni volta che ne hai bisogno.
IMPORTANTE:
Il file Excel deve essere compilato esattamente seguendo le istruzioni dettagliate qui sotto.
Qualsiasi errore, incoerenza o dato mancante può ritardare o impedire il processo di importazione.
Passi da Seguire
1. Puoi scaricare il file dall'interfaccia di importazione al passaggio 2.
1. Compila il Foglio di Calcolo |
2. Controlla attentamente il file |
3. Importazione e Conferma |
Inserisci tutte le prenotazioni future (manuali, da proprietari, portali e sito web)
| Una volta completato e controllato il file, puoi caricarlo al secondo passaggio per l'importazione | Puoi vedere nella scheda "processi" in fondo al menu laterale sinistro quando l'importazione è stata completata.
Puoi scaricare l'elenco degli errori dalla stessa scheda processi, una volta terminato.
Se una prenotazione non è stata importata per errori, puoi correggere gli errori e importare di nuovo oppure dovrai aggiungerla manualmente.
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Verifica tutti i dati. I file errati o incompleti non verranno importati. |
| Questo passaggio è obbligatorio per garantire che i tuoi calendari siano aggiornati. |
Condizioni Importanti.
1. Uso obbligatorio del formato originale
Non è permessa alcuna modifica al modello. Devi rispettare rigorosamente il formato fornito.
Non riordinare le colonne, non cambiare i nomi e non aggiungere o eliminare colonne.
2. Formato e accuratezza dei dati
Tutti i campi obbligatori devono essere compilati.
Qualsiasi errore di formato o informazione incompleta impedirà l'importazione.
3. Dopo l'importazione
Le nuove prenotazioni dovranno essere aggiunte manualmente per evitare overbooking. Oppure puoi effettuare una nuova importazione seguendo gli stessi passaggi.
4. Sincronizzazione con i portali
Le prenotazioni importate verranno sincronizzate con i portali solo se vengono compilati correttamente i campi:
Source (Fonte)
External Reservation ID (ID Prenotazione Esterna)
6. Considerazioni sull'IVA
Modello di prezzi con tasse incluse
L'IVA applicata alle prenotazioni importate sarà quella configurata nelle regole di fatturazione, in base agli alloggi assegnati a ciascuna regola.
Modello di prezzi con tasse escluse – Dubai, Messico e USA
Per gli account che lavorano con un modello di tasse escluse, gli importi indicati nel file Excel devono corrispondere al totale della prenotazione senza tasse incluse.
NOTA:
Le prenotazioni importate sono escluse dai trigger automatici dei moduli di Check-in Online e Avantio Payments.
Questi processi non vengono eseguiti retroattivamente, anche se i moduli vengono attivati dopo l'importazione.
Campi del documento
Tutti i campi contrassegnati come obbligatori nel modello devono essere compilati.
Prenotazioni dei proprietari
Includi l'email del proprietario.
Seleziona “Owner” nelle colonne Source e Status.
Prenotazioni VRBO
Includi obbligatoriamente:
Tutte le prenotazioni future.
Le prenotazioni degli ultimi 60 giorni, per garantire una sincronizzazione completa.
Per le prenotazioni provenienti da Expedia che arrivano tramite la connessione con VRBO, il canale di origine deve essere indicato come VRBO.
Campo | Descrizione |
Source | Scegli: Proprietario, Online o il nome di un portale (Booking.com, Airbnb, ecc.). Solo dal menu a tendina. |
External Reservation ID | Deve corrispondere all’ID originale della prenotazione del portale per la sincronizzazione. Per prenotazioni manuali o dal tuo sito web, puoi inserire qualsiasi numero univoco. |
Property ID | Si trova nella scheda dell’alloggio in Avantio. |
Property Name | Deve corrispondere esattamente a quanto appare in Avantio VRMS. |
Date Format | Usa il formato YYYY-MM-DD per i campi Check-in, Check-out e Created Date. |
Hour format | Il formato deve essere 24:00 h per l’orario. |
Created Date | Usa la data di creazione della prenotazione. Se non la conosci, utilizza la data di check-in. |
Status | Scegli uno: confirmed, cancelled, inquiry, on hold, paid, unpaid, warranty, owner. Solo dal menu a tendina. |
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Adults/Kids | Valori predefiniti: Adulti = 1, Bambini = 0. Aggiungi i neonati nella colonna Bambini se necessario. |
Guest First Name | Campo obbligatorio. Usa “none” se non lo conosci. I nomi completi inseriti in questo campo verranno importati così come sono. |
Guest last Name | Assicurati che il cognome sia in questa colonna. |
Guest Language | Usa: en_GB, es_ES, en_US, pt_PT, pt_BR, it_IT, fr_FR, de_DE. Solo dal menu a tendina. |
Final Cleaning | Tariffa di pulizia finale (IVA inclusa). Altri extra non disponibili nell’excel devono essere aggiunti manualmente dopo l’importazione. Se è inclusa senza costo aggiuntivo ma hai bisogno che venga generata una task nel modulo Operazioni, inserisci il prezzo a 0,0. |
Extras | Indicali solo se è previsto un costo. Altrimenti lascia vuoto. |
Tasse turistiche | Indicala solo se applicabile.
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Portal Commission | Commissione con IVA inclusa |
Campi opzionali
Puoi compilare i campi opzionali per monitoraggio o reportistica interna, anche se non sono necessari per l’importazione.
Campi | Descrizione |
Guest Information | Include telefono, indirizzo, paese, ecc. Assicurati che l’ortografia sia corretta. Se non hai l’indirizzo completo, non inserirlo. |
Guest ID | Inserisci il numero di identificazione del cliente. |
Total Paid / Total Due | Apparirà come una sola riga nel dettaglio dei pagamenti. Richiede le date. |
Payment Dates | Se non vengono fornite date, verranno utilizzate la Created Date e la Check-in Date. |
Payment Method | Scegli: POS Credit Card, Bonifico bancario, Contanti. Solo dal menu a tendina. |
Total Price Modifier | Inserisci un valore positivo che verrà detratto dal prezzo totale. |
Notes | Utilizza Note Agente o Note Cliente per la comunicazione interna o con il cliente. |
Hai letto e compreso questo Accordo di Importazione Prenotazioni.
Accetti di seguire tutte le istruzioni e condizioni.
Riconosci che qualsiasi errore o problema derivante dal mancato rispetto di queste istruzioni o dalla mancanza/inaccuratezza delle informazioni sarà tua esclusiva responsabilità e potrà ritardare, impedire o influenzare l’esito del processo di importazione.