L'onboarding di Avantio combina il lavoro in autonomia nel tuo VRMS con il supporto continuo di un Implementation Specialist.
Mentre configuri il tuo account seguendo le checklist, gli articoli e i video, il tuo Implementation Specialist ti guiderà nelle decisioni operative chiave, risolverà i tuoi dubbi e ti aiuterà a ottimizzare il tuo account.
Il processo è diviso in due blocchi principali:
Pre-connessione: Autonomia guidata: configurerai le tue basi legali, fiscali e operative, revisionerai le tue proprietà e preparerai la connessione ai portali.
Post-connessione: Affiancamento continuo: ottimizzerai la gestione delle tue prenotazioni attive, scoprirai il modulo dei proprietari e completerai la configurazione della fatturazione.
La nostra metodologia: un onboarding ibrido e guidato
Il processo di implementazione combina la configurazione autonoma guidata, risorse di supporto e sessioni di revisione individuali. Si basa su cinque pilastri:
6 fasi operative: Un percorso strutturato per configurare le principali aree operative del tuo account.
Checklist di monitoraggio: Una roadmap visiva per sapere sempre quali configurazioni completare in ogni fase.
Sessioni di consulenza e revisione individuali: 7 sessioni di consulenza con il tuo Implementation Specialist per risolvere i dubbi e adattare i flussi di lavoro al tuo modello di business.
Centro assistenza: Articoli, guide tecniche e video tutorial per aiutarti a completare le configurazioni e consultare funzionalità specifiche.
Assistenza IA on-demand: Supporto IA immediato per domande operative e di configurazione. Se una richiesta necessita di una revisione specializzata, verrà trasferita senza interruzioni al team di supporto, che risponderà non appena disponibile, assicurandoti di ricevere l'orientamento adeguato.
Come accedere alle tue checklist
Per accedere alle tue checklist dal VRMS:
Clicca sull'icona del punto interrogativo "?" (in alto a destra)
Seleziona "Contatta Customer Experience"
Clicca sulla scheda "Tasks".
Seleziona la checklist attiva.
Come completare ogni fase
In ogni fase, seguirai lo stesso processo:
Apri la checklist attiva: Accedi alla scheda "Tasks" e apri la checklist corrispondente.
Configura il tuo VRMS: Segui l'articolo di supporto associato a ogni passaggio della checklist per applicare le impostazioni nel tuo account.
Tieni traccia dei tuoi progressi: Una volta terminata una configurazione, spunta il passaggio nella checklist. Queste spunte servono strettamente come riferimento visivo: non modificano il VRMS, né inviano automaticamente informazioni al tuo Implementation Specialist.
Risolvi i dubbi: Consulta l'articolo, chiedi all'Assistente IA o richiedi aiuto al tuo Implementation Specialist. Puoi passare ai passaggi successivi della checklist e tornare in un secondo momento alla configurazione in sospeso.
Completa la fase: Per sbloccare la checklist successiva, devi completare e spuntare tutti i passaggi della tua fase attuale.
Sessione individuale con il tuo Implementation Specialist: Per chiudere ogni fase, incontrerai individualmente il tuo specialista. Assicurati di completare le configurazioni della fase prima della sessione. Durante l'incontro, lo specialista esaminerà il tuo lavoro, risolverà eventuali dubbi e ti consiglierà su come adattare i flussi di lavoro al tuo modello di business.
Ricorda: completare la checklist prima di ogni sessione ti consente di massimizzare il tempo della tua consulenza personalizzata, concentrandoti sulla strategia della tua attività e sull'ottimizzazione del tuo account.
BLOCCO 1. Pre-connessione: Autonomia guidata
In questo blocco, configurerai le basi legali, fiscali e operative necessarie prima di connettere le tue proprietà ai portali. Completare e verificare questa configurazione aiuta a ridurre i problemi nelle fasi successive.
Più completa sarà questa configurazione iniziale, più veloce e fluido sarà il lancio del tuo account Avantio.
Fase 1: Base Operativa
Prima di creare o importare le tue proprietà, stabilirai le regole di base dell'account. Queste regole si applicano di default alle future proprietà, fatture e comunicazioni, evitandoti di duplicare le attività.
In questa fase configurerai:
Utenti: Dai accesso al tuo team e assegna i permessi in base ai loro ruoli.
Configurazione di base dell'azienda: I dati di base che fungono da fondamenta per tutto il resto, come il tuo logo, le tue lingue di lavoro e gli indirizzi email che desideri vengano utilizzati dal sistema. È essenziale validare il dominio della tua email per ridurre il rischio che i messaggi inviati da Avantio finiscano nello spam o non vengano consegnati ai tuoi ospiti, proprietari o contatti.
Ragione sociale predefinita: Questo è il nome legale con cui la tua azienda è ufficialmente registrata, e che deve apparire sulle fatture emesse a suo nome. Questo ti permette di emettere fatture legalmente valide da Avantio e previene problemi fiscali.
Importante: rivedi i tuoi dati fiscali prima di emettere la tua prima fattura. Tieni presente che alcuni campi non saranno più modificabili una volta iniziata la fatturazione.
Regole di fatturazione predefinite per il turista: Definisci l'IVA applicata di default alle tue prenotazioni.
Tasse turistiche predefinite: Il sistema gestirà automaticamente i calcoli per ospite e la sincronizzazione con i portali. Potrai creare nuove tasse in seguito, ma averne una di default fin dall'inizio ti risparmia di doverle configurare una per una per tutte le tue proprietà e prenotazioni importate.
Extra predefiniti comuni alla maggior parte delle tue proprietà: Questi verranno automaticamente assegnati a tutti gli annunci importati, risparmiandoti lavoro manuale.
Configurazione del broker: Il broker è la pagina in cui gli ospiti inseriscono i dati di pagamento per completare una prenotazione. Deve essere configurato affinché i pagamenti online funzionino correttamente.
Dopo aver completato questa configurazione, importerai le proprietà insieme al tuo Implementation Specialist durante la sessione 📞 Preparazione connessione, oppure le creerai direttamente in Avantio.
Fase 2: Verifica degli alloggi
Prepara le informazioni necessarie per pubblicare e sincronizzare correttamente le tue proprietà sui portali.
I requisiti critici includono:
Dati generali: Nome, categoria, stato e indirizzo completo.
Geolocalizzazione: Una posizione verificata sulla mappa è fondamentale per prevenire errori con i portali e ridurre al minimo i messaggi ripetitivi degli ospiti che chiedono indicazioni. Più completo è l'indirizzo nel profilo, più precise saranno le coordinate condivise con il viaggiatore.
Informazioni principali, caratteristiche aggiuntive ed extra e servizi: I dati che verranno visualizzati su Airbnb e altri portali compatibili.
Foto e descrizioni: Aggiungi un minimo di 7 foto e completa le descrizioni in tutte le lingue configurate per i portali.
Norme di occupazione e Tariffe: Carica i dati per un minimo di 12 mesi senza interruzioni nel calendario, consentendo al sistema di inviare la disponibilità ai portali. I portali interpretano i periodi senza informazioni come mancanza di disponibilità e chiudono il calendario.
Condizioni di prenotazione: Condizioni di pagamento e cancellazione, istruzioni di check-in e check-out, e tasse turistiche per la proprietà. Configurando e sincronizzando queste informazioni con il tuo sito web e i portali compatibili, aiuti gli ospiti a capire come sono strutturati gli addebiti della prenotazione.
Nella sessione 📞 Revisione progressi, il tuo Implementation Specialist esaminerà con te tutte le domande in sospeso di questa fase.
Fase 3: Ultimi preparativi per la connessione
Prima della chiamata di connessione, effettua un'ultima revisione del tuo account utilizzando la checklist di questa fase.
Imparerai anche dove controllare e gestire le prenotazioni all'interno di Avantio e imposterai le comunicazioni automatiche con gli ospiti per inviare messaggi in orari definiti.
Se desideri personalizzare la tua comunicazione nei dettagli, la piattaforma ti offre in modo complementare la checklist 3B: Comunicazione avanzata. Questa guida è completamente facoltativa e non blocca il tuo processo di messa online.
Azione necessaria 24 ore prima della chiamata di connessione: Scarica l'elenco completo delle tue prenotazioni attive dal tuo precedente PMS o, se non ne utilizzavi uno, dai portali con cui lavori. Allega il file nella conversazione di supporto con il tuo Implementation Specialist. Il team tecnico utilizzerà quel file per importare le prenotazioni nel VRMS di Avantio.
Le checklist riflettono i passaggi che hai contrassegnato come completati, ma non convalidano automaticamente la configurazione. Prima della connessione, il tuo Implementation Specialist esaminerà direttamente il tuo VRMS. Dopo la revisione finale e l'importazione delle prenotazioni attive, la connessione ai portali avverrà durante la sessione 📞 Connessione.
BLOCCO 2. Post-connessione: Affiancamento continuo
In questo blocco, imparerai a gestire le prenotazioni attive, semplificare la gestione dei proprietari e le liquidazioni, e preparare il tuo sistema di fatturazione.
Fase 4: Gestisci le tue prenotazioni attive
Ottimizza la gestione delle tue prenotazioni in entrata, rivedi il dettaglio dei pagamenti e automatizza le conferme di prenotazione utilizzando Avantio Payments.
Padroneggiare questa fase ti dà il controllo operativo quotidiano con la tranquillità che il sistema protegge automaticamente la tua disponibilità contro qualsiasi sovrapposizione di date.
Nella sessione 📞 Q&A 1, il tuo Implementation Specialist risolverà tutte le domande sorte dopo la connessione e ti aiuterà a ottimizzare le operazioni quotidiane e i flussi di lavoro.
Fase 5: Gestione dei proprietari
Configurare correttamente il modulo dei Proprietari ti consente di automatizzare gran parte della loro gestione. Delegando ad Avantio la condivisione delle informazioni, i calcoli delle commissioni e l'autogenerazione delle liquidazioni, otterrai una gestione molto più agile e comoda per il tuo team, proiettando al contempo un'immagine professionale verso i tuoi proprietari.
Puoi anche concedere ai tuoi proprietari l'accesso all'Area Proprietari, dove possono controllare le informazioni disponibili sulle loro proprietà, fatture e liquidazioni. Attraverso i permessi, controlli esattamente quali informazioni vede ogni proprietario.
Configurerai anche i tuoi Contratti, che funzionano come una calcolatrice automatica per definire i tuoi margini, e automatizzerai le Liquidazioni con i proprietari di tua scelta.
Nella sessione 📞 Proprietari, potrai risolvere i dubbi su questa fase, rivedere i contratti e controllare l'emissione di documenti contabili, ricevute e note di credito.
Fase 6: Preparati a fatturare
In questa fase, finirai di preparare il tuo sistema per la contabilità quotidiana:
Serie e numerazione delle fatture: Configura come il sistema identifica e sequenzia le tue fatture. Ogni serie deve mantenere una numerazione consecutiva per evitare futuri problemi amministrativi o fiscali. Se lavori con diverse società o attività, puoi gestirle separatamente utilizzando serie distinte.
Regole di fatturazione aggiuntive: Crea regole specifiche per ogni ragione sociale in caso di diversi tipi di IVA, tasse o metodi di fatturazione. In questo modo, il sistema applica la configurazione corrispondente all'azienda che gestisce ogni proprietà.
Esportazione dati: Controlla le esportazioni ufficiali dei dati per rispettare le normative specifiche del tuo Paese.
Nella sessione 📞 Fatturazione, il tuo Implementation Specialist condurrà una revisione finale della configurazione del tuo account, validerà le regole di fatturazione al proprietario e ti consiglierà sulla gestione delle fatture e sulle esportazioni disponibili.
Hai anche a disposizione un'ulteriore sessione 📞 Q&A 2 per risolvere eventuali dubbi rimanenti e ottimizzare le operazioni. Se il tuo account è idoneo, incontrerai il tuo Account Manager in questa sessione.
Domande frequenti
La verifica in due passaggi (2FA) è obbligatoria?
La verifica in due passaggi (2FA) è obbligatoria?
Sì. La verifica in due passaggi è obbligatoria per accedere ad Avantio e aiuta a proteggere l'account, i pagamenti e i dati gestiti all'interno del sistema.
Devo disconnettere il mio PMS attuale per importare le proprietà?
Devo disconnettere il mio PMS attuale per importare le proprietà?
No. L'importazione avviene in parallelo mentre continui a utilizzare il tuo PMS attuale. Non dovresti disconnetterlo finché la preparazione non è completa e non ricevi le istruzioni corrispondenti durante il processo di connessione.
Come accedo alle mie checklist?
Come accedo alle mie checklist?
Apri il tuo Centro assistenza cliccando sull'icona del punto interrogativo "?" (nell'angolo in alto a destra del tuo VRMS), seleziona "Contatta Customer Experience" e clicca sulla scheda "Tasks".
A cosa servono le checklist?
A cosa servono le checklist?
Le checklist indicano le configurazioni che devi completare in ogni fase e ti permettono di tenere traccia visivamente dei tuoi progressi. Contrassegnare un'attività come completata non configura automaticamente il VRMS, né invia informazioni al tuo Implementation Specialist.
Cosa succede se non so come completare un passaggio nella checklist?
Cosa succede se non so come completare un passaggio nella checklist?
Puoi controllare l'articolo associato, chiedere all'Assistente IA o richiedere aiuto al tuo Implementation Specialist. Puoi anche continuare con altre attività e tornare alla configurazione in sospeso in un secondo momento.
Le prenotazioni vengono importate automaticamente quando si collegano i portali?
Le prenotazioni vengono importate automaticamente quando si collegano i portali?
No. La connessione ai portali non esegue un'importazione automatica delle tue prenotazioni esistenti.
Per integrare queste prenotazioni, devi scaricare un file con le tue prenotazioni attive dal tuo attuale PMS o, se non ne usavi uno, dai portali con cui lavori. Una volta che lo condividerai con noi tramite la chat di supporto, il nostro team tecnico utilizzerà quel documento per importare le prenotazioni nel tuo account Avantio prima della sessione di connessione.