Centralizza la comunicazione, evita fraintendimenti e mantieni i fornitori allineati in tempo reale

Coordinare aziende esterne può essere complicato: telefonate perse, messaggi senza risposta, confusione sugli orari.

Con l’Intranet Fornitori di Avantio tutto cambia. I tuoi fornitori hanno un accesso proprio al VRMS, possono vedere subito le loro attività e comunicare direttamente con te. Tu guadagni controllo, loro autonomia ed entrambi guadagnate in efficienza.

Vediamo in cosa consiste questo strumento e come può trasformare il tuo modo di lavorare con i fornitori.

Cos’è l’Intranet Fornitori?

È uno strumento integrato nel VRMS che consente ai tuoi fornitori di accedere, in modo sicuro e in tempo reale, alle informazioni sui loro servizi (pulizie, biancheria, culle, welcome pack, letti supplementari, ecc.).

Una soluzione pensata per offrire ai collaboratori esterni lo stesso livello di informazione e rapidità che gestisci dal VRMS.

Dalla propria Intranet, potranno controllare le attività in sospeso, segnare quelle completate e chattare con te senza intermediari.

Benefici principali

Più che un semplice strumento di comunicazione, l’Intranet Fornitori ottimizza i tempi, riduce gli errori e ti offre controllo operativo.

Controllo totale: visualizza quali servizi sono in sospeso e quali già eseguiti.
Comunicazione diretta: una chat integrata evita i malintesi.
Flessibilità: modifica fornitori, stati o date in qualsiasi momento.
Accesso mobile: disponibile come web app su dispositivi mobili e tablet.

Come attivare l’Intranet Fornitori?

L’avvio è semplice: basta abilitare l’accesso dalla scheda del fornitore e definire i permessi adeguati.

Passo dopo passo: concedere l’accesso ai fornitori

Accedi al modulo VRMS e, nel menu laterale sinistro, seleziona «Fornitori». Poi fai clic su «Elenco».
Seleziona il fornitore a cui vuoi dare accesso, oppure creane uno nuovo.
Aggiungi un indirizzo email valido.
Spunta la casella «Inviare i dati di accesso all’email del fornitore» affinché imposti la propria password.

Permessi e livelli di accesso per i fornitori

Per impostazione predefinita, i fornitori non vedono i dati degli ospiti. Se necessario, puoi concedere l’accesso a:

Fornitore base: vedere i servizi assegnati, cambiare lo stato delle attività e inviare messaggi.
Vedere l’indirizzo dell’alloggio: visualizzare l’indirizzo dove soggiorna il turista.
Vedere l’orario del turista: vedere l’orario di check-in e check-out fornito dal turista e lo stato del check-in online.
Vedere le informazioni del turista: visualizzare i dati principali del turista (nome, email, lingua, ecc.).
Vedere note aggiuntive: visualizzare le note aggiuntive dell’alloggio.

Cosa vedono i fornitori nella loro Intranet

L’interfaccia è pensata perché qualsiasi fornitore possa gestire il proprio lavoro in tempo reale.

Pannello principale

Filtri rapidi: attività di oggi, domani e prossimi 7 giorni.
Filtri avanzati: per ricerche più dettagliate.
Elenco servizi: con data, ora, attività, alloggio e link diretto a Google Maps.
Colonna chat: messaggi letti/non letti e nuove conversazioni con te.
Stato del servizio: in sospeso o svolto (si aggiorna con un solo clic).

Informazioni dettagliate

Cliccando su una riga di servizio, il fornitore può consultare:

Stato della prenotazione (in attesa di arrivo, in corso, partenza effettuata).
Messaggi in attesa di lettura.
Dati della prenotazione: data di arrivo e partenza, localizzatore, stato, notti e occupanti.
Informazioni sulla prenotazione precedente e su quella successiva.
Informazioni dell’alloggio: nome, indirizzo con accesso a Google Maps, distribuzione di camere e bagni.

Azioni rapide

Facendo clic sui tre puntini a destra, il fornitore può:

Segnare il servizio come in sospeso o completato.
Vedere i dettagli dell’attività.
Inviare un messaggio all’agenzia (anche con foto).

Esempio d’uso reale

Il frigorifero ha smesso di funzionare e c’è acqua in cucina. È urgente l’intervento di un tecnico perché nel pomeriggio arriva un ospite.

Buone pratiche

Adottando queste semplici abitudini, potrai ottimizzare l’Intranet e migliorare la comunicazione con i collaboratori.

Rivedi regolarmente i permessi di ciascun fornitore.
Invita i fornitori a usare i filtri rapidi per risparmiare tempo.
Usa la chat integrata invece di WhatsApp o telefonate sparse: in questo modo tutto rimane registrato in un unico posto.

L’Intranet Fornitori ti offre maggiore controllo, comunicazione diretta e flessibilità per coordinare i servizi della tua agenzia.

Ora che sai come attivarla e come funziona, il passo successivo è invitare i fornitori a installare la web app sul proprio smartphone o tablet per lavorare in modo più agile.

Domande frequenti

Quali fornitori possono usare l’intranet?

Qualsiasi fornitore di servizi esterni (pulizie, biancheria, culle, welcome pack o letti supplementari) al quale sia stato concesso l’accesso.

È necessario che ogni fornitore abbia un’email?

Sì, è richiesto un indirizzo email valido per inviare le credenziali di accesso.

I fornitori possono vedere i dati dei miei clienti?

Di default no. Solo se assegni permessi specifici potranno vedere contatti, indirizzi o orari di arrivo/partenza.

È possibile esportare i dati dei servizi?

Sì, dal pannello di gestione puoi esportare le informazioni in Excel o CSV.

Attiva l’Intranet Fornitori in VRMS e migliora il coordinamento