Centralizza le spese, organizza le condizioni di pagamento e ottieni una visione chiara del margine reale delle tue Prenotazioni.
Gestire i pagamenti ai fornitori può sembrare un compito complesso, ma con questo strumento in Avantio il processo si semplifica e risulta più chiaro.
Dalla registrazione delle spese al controllo delle condizioni di pagamento, avrai la possibilità di organizzare tutte le informazioni in un unico luogo.
Questo ti permetterà di conoscere il margine reale delle tue Prenotazioni ed evitare confusioni nella Contabilitá.
Cosa sono i pagamenti ai fornitori e perché configurarli?
Questo modulo funziona come un assistente che automatizza attività ripetitive: calcola i costi, registra i pagamenti e centralizza le informazioni nel VRMS.
I vantaggi sono chiari:
Visualizzare con precisione il margine di profitto di ogni Prenotazione.
Confrontare facilmente ciò che pagano i turisti con le spese reali.
Accedere a elenchi organizzati di pagamenti in sospeso e pagamenti effettuati.
Creare o modificare pagamenti individuali in base a ciascun servizio.
È una soluzione particolarmente utile per le agenzie che gestiscono più fornitori, poiché concentra tutte le informazioni in un unico ambiente.
Attenzione ai dettagli
L’elenco dei Pagamenti ai fornitori funge da agenda interna. Non consente di effettuare pagamenti direttamente, ma solo di registrare e gestire le informazioni.
Come creare una regola di pagamento
Passo 1. Accedi alla configurazione dei pagamenti
Passo 1. Accedi alla configurazione dei pagamenti
Accedi al modulo VRMS, vai alla sezione «Fornitori» e apri la voce «Elenco».
Apri la scheda di un fornitore già configurato.
In «Configurazione dei servizi», seleziona la sezione «Pagamenti».
Fai clic su «Configura» accanto all’extra associato.
Passo 2. Definisci i dettagli di base
Passo 2. Definisci i dettagli di base
Assegna un nome alla regola.
Seleziona il tipo di pagamento: percentuale o importo fisso.
Scegli il metodo di pagamento nel menu a tendina.
Applica l’IVA corrispondente.
Indica la data di pagamento.
Imposta la condizione per la generazione automatica del pagamento.
Associa gli Alloggi
Decidi se includere tutti gli Alloggi del fornitore o solo alcuni.
Utilizza filtri (classe, etichette, localizzazione o edificio) per effettuare una selezione precisa.
Rivedi il riepilogo
Verifica tutta la configurazione nell’anteprima.
Esegui gli aggiustamenti necessari prima di salvare.
Passo 3. Determina la portata della regola
Passo 3. Determina la portata della regola
Decidi se la regola si applicherà solo alle Prenotazioni future oppure anche in modo retroattivo, generando pagamenti per le Prenotazioni già registrate.
Vedi immagine
Crea regola → verranno generati pagamenti solo per le Prenotazioni che rientrano a partire dalla data di creazione della regola.
Crea regola e pagamenti → verranno generati pagamenti in modo retroattivo, sia per le nuove Prenotazioni sia per le Prenotazioni future già registrate prima della creazione della regola di pagamento.
Attenzione ai dettagli
Gli utenti devono avere attivato il permesso «Gestione dei Pagamenti ai fornitori».
Consiglio utile
Usa nomi chiari e descrittivi per le regole, ad esempio «Pulizie – Percentuale fissa». Sarà più facile identificarle in futuro.
Come modificare una regola esistente
Vai alla scheda del fornitore in
Configurazione dei servizi → Pagamenti.Fai clic direttamente sul servizio che desideri modificare oppure utilizza l’icona con i tre puntini verticali.
Dopo la modifica compariranno due opzioni:
Modifica solo la regola: i pagamenti in sospeso manterranno la configurazione precedente e diventeranno personalizzati. I nuovi pagamenti verranno generati con la regola aggiornata.
Modifica regola e pagamenti: i pagamenti in sospeso verranno aggiornati con la nuova configurazione, incluse le Prenotazioni future registrate prima del cambiamento.
Attenzione ai dettagli
I pagamenti già contrassegnati come «Pagata» non possono essere modificati.
Eliminare una regola o un fornitore
In fase di eliminazione, il sistema mostra un avviso sui pagamenti associati:
Elimina solo la regola: i pagamenti in sospeso diventano personalizzati e si modificano dall’elenco dei pagamenti.
Elimina regola e pagamenti: i pagamenti in sospeso vengono eliminati completamente.
Se si elimina la scheda di un fornitore:
Elimina solo il fornitore: le attività vengono disassegnate e i pagamenti in sospeso diventano personalizzabili.
Elimina fornitore e pagamenti: i pagamenti in sospeso vengono eliminati completamente.
Errori frequenti
Dimenticare di rivedere i pagamenti in sospeso prima di eliminare una regola o un fornitore. Per evitare la perdita di dati, seleziona sempre l’opzione che preserva lo storico in caso di dubbi.
Configurare i pagamenti ai fornitori in Avantio consente di centralizzare la gestione, ridurre gli errori e semplificare il controllo finanziario della tua agenzia.
Con regole chiare, permessi adeguati e revisioni periodiche, avrai sempre una visione precisa dei costi e un controllo migliore su ogni Operazione.
Domande frequenti
Cosa succede se creo una regola retroattiva?
Cosa succede se creo una regola retroattiva?
Si generano pagamenti per le Prenotazioni future, incluse quelle registrate prima della creazione della regola, ma non influisce sulle Prenotazioni passate.
Posso modificare pagamenti individuali dopo aver configurato una regola?
Posso modificare pagamenti individuali dopo aver configurato una regola?
Sì, purché non siano contrassegnati come «Pagata».
Cosa accade alle attività se elimino un fornitore?
Cosa accade alle attività se elimino un fornitore?
Vengono disassegnate automaticamente. I pagamenti in sospeso diventano modificabili oppure vengono eliminati, a seconda dell’opzione scelta.
Ho bisogno di permessi speciali per questo?
Ho bisogno di permessi speciali per questo?
Sì, il permesso «Gestione dei Pagamenti ai fornitori» deve essere attivato per creare o modificare le regole.
Come filtro gli Alloggi quando li associo a una regola?
Come filtro gli Alloggi quando li associo a una regola?
Puoi usare filtri come classe, etichette, localizzazione o edificio.