Perché centralizzare i Proprietari fa la differenza
Gestire più Proprietari in un’agenzia non è un compito semplice. Centralizzare tutte le informazioni in un unico posto non è un lusso, ma una necessità: consente di mantenere il controllo, facilitare la comunicazione e amministrare contratti e pagamenti senza sorprese. Questo articolo spiega in modo chiaro e ordinato come creare un nuovo Proprietario nel sistema, quali vantaggi offre e come sfruttare al massimo gli strumenti disponibili.
Definizioni chiave
Intranet dei Proprietari: piattaforma online che offre ai Proprietari accesso sicuro e personalizzato per gestire il proprio alloggio, con funzioni di consultazione e aggiornamento delle Prenotazioni, e diversi livelli di accesso e permessi.
Tags: etichette che permettono di segmentare invii di e-mail a gruppi specifici di Clienti, Alloggi, Proprietari o Portali.
Creare un Proprietario
L’obiettivo di creare un Proprietario nel sistema è centralizzare e organizzare le informazioni della persona o azienda che possiede Alloggi gestiti dall’agenzia. Al momento della creazione potrai:
Salvare i suoi dati di contatto e fiscali in un unico luogo.
Definire i permessi di accesso all’Intranet dei Proprietari.
Facilitare la gestione di Contratto, Saldo e Fatturazione.
Classificare ogni Proprietario tramite Tags per una gestione più agile.
In altre parole, creare un Proprietario significa costruire un punto di controllo unico che collega dati, contratti, pagamenti e comunicazione all’interno del sistema.
È rivolto a:
Agenzie di affitti turistici con molteplici Proprietari.
Property Manager che necessitano di centralizzare i dati.
Team amministrativi incaricati di Fatturazione e comunicazione.
Come creare un nuovo Proprietario
Segui questi passaggi per generare una registrazione completa:
Nel menu laterale del VRMS, accedi a una delle seguenti rotte:
Vai a
Proprietari → Elenco dei Proprietari. Clicca su «Crea» all’interno dell’interfaccia.Vai a
Alloggi → Elenco degli Alloggi. Seleziona l’alloggio desiderato per aprire la Scheda Alloggio. Poi, clicca su «Modifica» e, nel campo Proprietario, seleziona «Nuovo».
Con una delle due opzioni (a o b), si aprirà la scheda del Proprietario in una nuova schermata.Completa i campi richiesti con le informazioni del Proprietario. Presta particolare attenzione ai seguenti dati:
Nome e cognome.
Lingua (determina la lingua di comunicazione con il Proprietario, ad esempio per l’invio dei Modelli).
E-mail valida (per ricevere e inviare comunicazioni).
Telefono.
Dati contabili (saranno considerati in caso di emissione di Fatture).
Se utilizzi o desideri utilizzare l’Intranet dei Proprietari, configura l’accesso e assegna i permessi corrispondenti.
Facoltativamente, assegna Tags per categorizzare il Proprietario, come «VIP», «Conflittuale» o «Speciale».
Elenco dei Proprietari
L’elenco dei Proprietari centralizza le informazioni di contatto e fiscali di tutti i Proprietari che collaborano con la tua agenzia.
A cosa serve?
Gestire Contratto, Saldo e Fatturazione.
Dare accesso all’Intranet con permessi specifici.
Accesso
Percorso: Home → Proprietari → Elenco dei Proprietari
Cosa si può fare da lì?
Creare un nuovo Proprietario.
Esportare l’elenco in Excel o CSV.
Filtrare i Proprietari tramite Tags.
Esportazione dell’elenco
Il sistema consente di estrarre le informazioni per lavorare fuori dalla piattaforma:
Excel: dati in colonne, utili per tabelle pivot.
CSV: formato semplice da importare in altri sistemi.
Questo è pratico per condividere informazioni con amministrazione o contabilità, generare Report personalizzati e analizzare i dati in fogli di calcolo esterni.
Seguire questa guida ti permetterà di creare Proprietari in Avantio in modo completo e organizzato, centralizzando dati di contatto e fiscali.
Inoltre, potrai assegnare permessi, classificare tramite Tags ed esportare elenchi, garantendo una gestione centralizzata, sicura ed efficiente per la tua agenzia.
Domande frequenti
Posso creare più Proprietari contemporaneamente?
Posso creare più Proprietari contemporaneamente?
No, ogni Proprietario deve essere registrato individualmente per garantire la correttezza delle informazioni e dei permessi.
Cosa succede se non assegno un Tag?
Cosa succede se non assegno un Tag?
Non potrai segmentare il Proprietario né utilizzare alcune azioni automatiche o filtri.
Come aggiorno i permessi di un Proprietario già creato?
Come aggiorno i permessi di un Proprietario già creato?
Accedi all’Elenco dei Proprietari, seleziona il record e modifica i permessi nell’Intranet.
Posso esportare solo alcuni Proprietari?
Posso esportare solo alcuni Proprietari?
Sì, utilizza filtri per Tags o stato per selezionare i record prima dell’esportazione.
È obbligatorio dare accesso all’Intranet?
È obbligatorio dare accesso all’Intranet?
Non è obbligatorio; tuttavia, senza accesso il Proprietario non potrà consultare informazioni chiave come Prenotazioni, Fatturazione o statistiche. Abilitando questo strumento, i contatti diretti si riducono al minimo, ottimizzando gestione e comunicazione.