Gestione efficiente dei servizi con il modulo fornitori
Quando gestisci pulizie, manutenzioni o qualsiasi servizio esterno, avere i dati ben organizzati è fondamentale. Con la sezione Fornitori puoi centralizzare tutte le informazioni, assegnare automaticamente le attività e configurare i pagamenti senza perdere tempo in processi manuali. Così tu ti concentri su ciò che conta: che ogni servizio venga eseguito puntualmente e con qualità.
Per centralizzare e automatizzare tutte queste attività, hai a disposizione il modulo Fornitori.
Che cos’è il modulo fornitori?
Il modulo fornitori ti consente di aggiungere e gestire aziende esterne (come imprese di pulizie) oppure persone impiegate direttamente dalla tua azienda che si occupano di pulizie, manutenzioni o altri servizi.
Oltre a organizzare le informazioni, il modulo fornitori offre vantaggi pratici:
Risparmiare tempo nella gestione quotidiana.
Assegnare automaticamente attività non appena entra una prenotazione.
Notificare i fornitori riguardo a nuove attività, modifiche o cancellazioni.
Configurare pagamenti automatici per i servizi completati.
Come creare un fornitore
Vediamo come registrare un fornitore e iniziare a lavorare con lui nel sistema.
Passo dopo passo: configurare la scheda del fornitore
Passo dopo passo: configurare la scheda del fornitore
Accedi al menu «Fornitori» e seleziona «Elenco».
Fai clic su «Nuovo»:
Compila la scheda con i seguenti dati:
Nome del fornitore.
Lingua del fornitore.
Osservazioni interne (note private).
Completa i dati di contatto e includi, se lo ritieni necessario, l’indirizzo, i documenti d’identità e le informazioni bancarie del fornitore.
Se lo desideri, puoi anche attivare l’accesso all’«Intranet Fornitori»:
Spunta la casella corrispondente.
Inserisci l’indirizzo email.
Seleziona i permessi.
Invia le credenziali al fornitore affinché imposti la propria password.
Fai clic su «Salva».
Come assegnare servizi a un fornitore
Una volta creato il fornitore, potrai collegarlo ai servizi che gestirà.
Passo dopo passo: assegnare servizi
Passo dopo passo: assegnare servizi
Una volta creato il fornitore, potrai collegarlo ai servizi che gestirà:
Nella scheda del fornitore, seleziona «Assegna».
Si aprirà un pannello laterale con l’elenco dei servizi disponibili.
Scegli il servizio e conferma.
Attenzione ai dettagli
Se il servizio era già assegnato a un altro responsabile, il sistema ti avviserà prima di aggiornare.
Le nuove prenotazioni verranno assegnate automaticamente al nuovo responsabile.
Le prenotazioni precedenti manterranno il responsabile originale; se devi cambiarle, dovrai farlo manualmente dall’elenco Operazioni.
Solo gli alloggi con servizi di default saranno interessati; i servizi personalizzati non cambiano.
Buone pratiche
Per sfruttare al massimo questo strumento, applica queste raccomandazioni:
Prima di assegnare un fornitore, assicurati che tutti i suoi dati di contatto e bancari siano completi.
Centralizza nella scheda del fornitore tutta la documentazione rilevante (contratti, licenze, ecc.).
Usa l’intranet per facilitare la comunicazione e il monitoraggio delle attività.
Configurare correttamente i tuoi fornitori ti permette di risparmiare tempo, automatizzare le attività e garantire che ogni servizio si svolga senza complicazioni.
Una volta configurati, verifica quali servizi hanno assegnati e attiva l’intranet per migliorare la comunicazione.
Domande frequenti
Posso notificare automaticamente un fornitore quando gli viene assegnata un’attività?
Posso notificare automaticamente un fornitore quando gli viene assegnata un’attività?
Sì. Il sistema invia notifiche automatiche quando un’attività viene creata, modificata o annullata.
Cosa succede se cambio il responsabile di un servizio già assegnato?
Cosa succede se cambio il responsabile di un servizio già assegnato?
Le nuove prenotazioni verranno assegnate al nuovo fornitore. Le prenotazioni precedenti mantengono il responsabile originale, salvo modifiche manuali.
Posso pagare automaticamente i miei fornitori?
Posso pagare automaticamente i miei fornitori?
Sì, puoi configurare pagamenti automatici per i servizi completati o generare pagamenti manuali per casi specifici (si tratta comunque di informazioni interne: i pagamenti verranno effettuati esternamente dall’agenzia).
Qual è la differenza tra servizi di default e personalizzati?
Qual è la differenza tra servizi di default e personalizzati?
Le modifiche di responsabile riguardano solo gli alloggi con servizi di default. Quelli personalizzati non vengono modificati.
Come accede un fornitore alla sua intranet?
Come accede un fornitore alla sua intranet?
Devi spuntare la casella di accesso, aggiungere la sua email e inviare le credenziali. Il fornitore riceverà un’email per creare la propria password.