Inizia subito a garantire la validità legale delle tue fatture
Quando gestisci Fatture a nome di un Proprietario, ogni dato deve essere preciso. Configurare correttamente la ragione sociale assicura che i documenti abbiano validità fiscale, evita problemi legali e offre trasparenza sia al Property Manager (PM) sia allo stesso Proprietario.
Che cos’è la ragione sociale di un Proprietario?
La ragione sociale del Proprietario è il nome legale con cui vengono emesse le Fatture a suo nome. Non va confusa con il nome commerciale né con i dati personali: è la denominazione che identifica legalmente i documenti fiscali emessi per quel Proprietario.
Se desideri configurare la ragione sociale della tua Azienda (e non solo di un Proprietario), consulta questa guida.
Dove configurare la ragione sociale di un Proprietario
Esistono due vie per creare o assegnare una ragione sociale:
Dalla scheda del Proprietario
All’interno della scheda, vai alla sezione «Dati contabili».
Individua il campo «Ragione sociale».
Se il Proprietario non ha una ragione sociale creata, comparirà il link «Nuovo».
Cliccando su «Nuovo», verrai indirizzato alla pagina di configurazione per creare la ragione sociale del Proprietario.
Dalla configurazione dell’Azienda
Vai a
Configurazione → Azienda → Ragione sociale e dati di fatturazione.Nell’elenco delle ragioni sociali, clicca sui tre puntini dell’elemento desiderato.
Seleziona «Assegna a Proprietario» e scegli il Proprietario corrispondente.
Attenzione ai dettagli
Ogni Proprietario può avere assegnata una sola ragione sociale.
Una volta assegnata, non potrà essere cambiata di Proprietario.
Come creare una ragione sociale (campi obbligatori)
Quando crei una nuova ragione sociale nella scheda del Proprietario, compila con precisione questi campi:
Ragione sociale: nome legale registrato.
Non può essere modificato dopo l’emissione delle Fatture.
CIF/NIF: numero di identificazione fiscale.
Anche questo dato diventa definitivo una volta emesse Fatture.
Indirizzo completo: apparirà sulle Fatture, quindi deve essere redatto correttamente.
Paese: cruciale per determinare imposte e aliquote IVA applicabili.
Serie e numerazione dei documenti
Hai la possibilità di configurare serie e numerazione per ogni tipo di documento contabile:
Puoi creare più serie in base alle tue esigenze.
La numerazione si aggiorna automaticamente a ogni nuovo documento.
Puoi definire la numerazione iniziale (solo se non è stato ancora emesso alcun documento in quella serie).
Una volta emessi documenti, non è possibile modificare la numerazione né cambiare serie.
Attivare, bloccare o eliminare serie
Ogni serie dispone di un interruttore per attivarla o disattivarla.
Se una serie non ha documenti emessi, può essere eliminata.
Se esiste almeno un documento nella serie, non potrà essere eliminata, ma può essere bloccata.
Una serie bloccata non può più essere usata per emettere altri documenti.
Per Contratto e Saldo esiste una sola serie unica (non può essere attivata o disattivata).
È fondamentale che rimanga sempre almeno una serie attiva: non è possibile bloccarle tutte.
Questa funzionalità è disponibile per tutte le Aziende, tranne quelle con NF525, che dispongono di una sola serie unica.
Dove consultare i documenti emessi a nome del Proprietario
Sia i Proprietari sia i gestori possono verificare le Fatture emesse a nome del Proprietario, seppur con permessi differenti:
Nell’Intranet del Proprietario
Il Proprietario potrà vedere e scaricare le Fatture emesse a suo nome (incluse le autofatture), se ha attivato il permesso corrispondente.
I permessi si gestiscono dalla configurazione di Fatturazione.
Nel VRMS
Accedi a
Menu laterale → Contabilità → Fatturazione → Documenti contabili del Proprietario. Qui potrai vedere:Fatture in cui il Proprietario è emittente
Autofatture
Questo offre una visione completa di tutta la Fatturazione del Proprietario.
Attenzione ai dettagli
I Proprietari vedranno le Fatture solo se dispongono dei permessi adeguati.
Nel VRMS saranno sempre accessibili tutte le Fatture dal sottomodulo corrispondente.
Ogni Proprietario può avere assegnata una sola ragione sociale.
Non si possono modificare la ragione sociale, il CIF/NIF né le serie dei documenti già emessi.
Se è necessario un cambiamento dopo l’emissione dei documenti, sarà necessario creare una nuova ragione sociale.
Domande frequenti
Cosa succede se provo a cambiare la ragione sociale o il CIF/NIF dopo aver emesso delle fatture?
Cosa succede se provo a cambiare la ragione sociale o il CIF/NIF dopo aver emesso delle fatture?
Non è possibile modificare né la ragione sociale né il CIF/NIF una volta emessi i documenti contabili. Se hai bisogno di un cambiamento, dovrai creare una nuova ragione sociale.
Posso eliminare una serie di fatturazione che ha già documenti emessi?
Posso eliminare una serie di fatturazione che ha già documenti emessi?
No. Una serie può essere eliminata solo se non ha alcun documento generato. In caso contrario, può soltanto essere bloccata per impedirne l’uso futuro.
Quali permessi servono a un Proprietario per consultare le sue fatture nell’Intranet?
Quali permessi servono a un Proprietario per consultare le sue fatture nell’Intranet?
Il Proprietario potrà vedere e scaricare le Fatture emesse a suo nome solo se ha attivato il permesso corrispondente nella configurazione di Fatturazione.