Imposta correttamente la ragione sociale della tua azienda

Quando gestisci fatture, ogni dettaglio conta. Configurare correttamente la ragione sociale della tua azienda non solo garantisce che i tuoi documenti abbiano validità legale e fiscale, ma evita anche problemi futuri con l'Agenzia delle Entrate e offre tranquillità. La buona notizia è che il sistema ti permette di creare e gestire diverse ragioni sociali in modo semplice.

Cos'è la ragione sociale?

La ragione sociale è il nome legale con cui la tua azienda è registrata ufficialmente e che deve apparire nelle fatture emesse a suo nome. A differenza del nome commerciale o dei dati del proprietario, la ragione sociale è quella che ti identifica davanti alle autorità fiscali e viene utilizzata in tutti i documenti legali e tributari.

Dove trovare la ragione sociale dell'azienda

Puoi accedere alla sezione Ragione Sociale e dati di fatturazione da due percorsi distinti:

Menu laterale → Configurazione → Azienda
Scorri fino alla fine della pagina e apri la sezione «Ragione Sociale e dati di fatturazione».
Menu laterale → Contabilità → Fatturazione → Registrazione e modifica dei dati fiscali
Questo percorso ti porta direttamente alla pagina di configurazione dell'azienda, dove troverai la sezione corrispondente alla fine.

Come creare una ragione sociale

Per creare una nuova ragione sociale, prima naviga alla sezione Ragione Sociale e dati di fatturazione nella pagina di configurazione dell'azienda. Una volta lì, fai clic sul pulsante «Nuovo».

Quando la crei, presta particolare attenzione ai seguenti campi:

Ragione sociale: inserisci il nome legale registrato dell'azienda.
Non sarà possibile modificarlo una volta emessa la prima fattura.
Persona di contatto: se hai un rappresentante, puoi aggiungere i suoi dati in questo campo.
CIF/NIF: inserisci il numero di identificazione fiscale associato alla ragione sociale. Questo dato è definitivo dopo l'emissione delle fatture e non potrà essere modificato.
Indirizzo completo: assicurati di includerlo, poiché apparirà nelle fatture e in molti casi è obbligatorio per la fatturazione elettronica.
Paese: definisce le imposte e i tipi di IVA disponibili. Ad esempio, se selezioni Italia, appariranno solo i tipi di IVA italiani nelle regole di fatturazione associate a quella ragione sociale.
Ragione sociale predefinita: se selezioni questa opzione, la ragione sociale scelta verrà applicata automaticamente a tutte le nuove proprietà che crei.

Serie e numerazione dei documenti

Inoltre, puoi configurare serie e numerazione per ogni tipo di documento contabile disponibile nel tuo account:

Puoi creare tante serie quante ne hai bisogno.
La numerazione si aggiorna automaticamente con l'ultimo documento emesso.
Puoi personalizzare la numerazione iniziale, purché non sia stato ancora emesso alcun documento in quella serie.

Una volta emessi documenti in una serie, non potrai modificare la loro numerazione né cambiare la serie di quei documenti esistenti.

Attivare, bloccare o eliminare serie

Ogni serie ha un interruttore (toggle) che permette di attivare o disattivare il suo utilizzo.
Se non è stato emesso alcun documento in una serie, può essere eliminata.
Una volta emesso almeno un documento, la serie non può più essere eliminata, ma può essere bloccata.
Una serie bloccata non può essere utilizzata per emettere ulteriori documenti contabili.
Per contratti e saldi, esiste solo una serie unica (non può essere attivata o disattivata).
Deve sempre rimanere attiva almeno una serie. Non è possibile bloccarle tutte.

Questa funzionalità è disponibile per tutte le aziende, eccetto quelle con NF525, che dispongono solo di una serie unica.

Note importanti

Puoi creare tante ragioni sociali quante ne hai bisogno.
Non è possibile modificare il nome della ragione sociale, il CIF/NIF né le serie di documenti già emessi.
Non è possibile eliminare una ragione sociale se sono già state emesse fatture con essa.
Se hai bisogno di fatturare a nome del proprietario, dovrai creare la denominazione sociale direttamente dalla sua scheda nel sistema.

Errori frequenti

Inserire male il CIF/NIF: ricorda che non potrai cambiarlo dopo aver emesso fatture.
Selezionare il paese sbagliato: questo farà apparire tipi di IVA errati nel sistema.
Dimenticare di segnare una ragione sociale come «predefinita», il che può generare confusione nelle nuove proprietà.
Non includere l'indirizzo completo, il che può invalidare le fatture in alcuni paesi.

Domande frequenti

Posso avere più ragioni sociali nel mio account?

Sì. Puoi crearne quante ne hai bisogno e scegliere quale utilizzare in ogni proprietà.

Cosa succede se ho bisogno di cambiare il CIF/NIF di una ragione sociale?

Potrai farlo solo prima di emettere la prima fattura. Dopo non è più modificabile. Dovrai creare una nuova ragione sociale con il CIF/NIF corrispondente.

Posso eliminare una ragione sociale se ho già emesso fatture con essa?

No. Se sono già state emesse fatture, non è possibile eliminarla; puoi solo smettere di usarla.

Come posso fatturare a nome del proprietario?

Devi creare la ragione sociale dalla scheda del proprietario nel sistema.

Cosa succede se non segno una ragione sociale predefinita nel mio account?

Le nuove proprietà saranno associate alla ragione sociale esistente predefinita nell'account.

Configura correttamente la ragione sociale della tua azienda ed evita errori fiscali