Automatizza le attività, assegna i responsabili e monitora in tempo reale
Una gestione efficace delle attività è fondamentale per mantenere organizzate ed efficienti le Operazioni del tuo business di affitti turistici. Con il Gestore delle Operazioni puoi automatizzare la creazione delle attività quando una Prenotazione include un extra gestibile, generare manualmente quelle che richiedono attenzione speciale, assegnare responsabili interni o Fornitori esterni e seguirle in tempo reale, riducendo le segnalazioni, migliorando il coordinamento e assicurando che nulla sfugga al controllo.
Benefici principali
Automazione intelligente: ogni volta che una Prenotazione include un extra con responsabile assegnato, l’attività corrispondente viene generata automaticamente nel modulo di Operazioni.
Flessibilità completa: crea attività manuali per verifiche generali o segnalazioni e assegnale a uno o più Alloggi in base alle tue esigenze.
Controllo totale: ogni attività raggruppa informazioni dettagliate sulla Prenotazione, sull’Alloggio e sul responsabile, con schede per commenti e Notifiche.
Monitoraggio in tempo reale: cambia stati, consulta lo storico e comunica le segnalazioni direttamente dal sistema.
Consiglio utile
Utilizza le segnalazioni per evidenziare le attività critiche; verranno mostrate in giallo sia nell’elenco delle Operazioni sia nell’intranet dei Fornitori.
Configurazione delle attività
Attività automatiche
Vengono create configurando extra gestibili o marcandoli come «richiede gestione».
Se un responsabile è già assegnato, il sistema lo collega automaticamente all’attività.
Sono sempre associate a una Prenotazione, garantendo tracciabilità.
Se non c’è un responsabile assegnato, dovrai aggiungerlo manualmente dall’elenco delle Operazioni.
Attività manuali
Si creano liberamente per attività generali o segnalazioni, senza necessità di essere collegate a una Prenotazione.
Possono essere associate a uno o più Alloggi.
Si distinguono tra attività normali e segnalazioni (queste ultime sono evidenziate in giallo).
Passi per creare un’attività manuale
Nel VRMS, accedi a «Operazioni» e fai clic su «Crea».
Si aprirà il pannello laterale «Configura».
Compila i campi dell’attività:
Titolo
Tipo (attività o segnalazione)
Descrizione (opzionale)
Responsabile (nessuno, interno o Fornitore)
Associazione ad Alloggio/i (opzionale)
Data e ora di esecuzione
Stato (in sospeso, in corso o completata)
Allega immagini (se rispettano i requisiti)
Se applicabile, associa gli Alloggi corrispondenti e fai clic su «Avanti».
Verifica tutte le informazioni e premi «Salva» per confermare.
L’attività apparirà nell’elenco e verranno inviate Notifiche automatiche ai responsabili assegnati.
Monitoraggio e azioni sulle attività
Aprendo un’attività, troverai schede che consentono un monitoraggio dettagliato:
Tarea: mostra tutti i dettagli, lo stato attuale e lo storico delle modifiche.
Prenotazione: se associata, vedrai la Prenotazione attuale, precedente e successiva dell’Alloggio.
Alloggio: indirizzo, distribuzione di letti e bagni e accesso alla scheda dell’Alloggio.
Commenti: aggiungi note, immagini e contrassegna le segnalazioni.
Avvisi: storico delle Notifiche inviate dal sistema e accesso alla chat con il responsabile tramite Unified inbox.
Buone pratiche
Dai alle attività nomi chiari e descrittivi.
Allega immagini che aggiungano contesto.
Controlla lo storico degli Avvisi per confermare che tutti i responsabili abbiano ricevuto la comunicazione.
Dai priorità alle segnalazioni critiche usando l’evidenziazione in giallo.
Il Gestore delle Operazioni ti consente di configurare, assegnare e supervisionare tutte le tue attività da un unico modulo.
Grazie alla sua flessibilità e alle Notifiche automatiche, garantisce una gestione efficiente, organizzata e una comunicazione fluida tra tutti i soggetti coinvolti.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra attività automatiche e manuali?
Qual è la differenza tra attività automatiche e manuali?
Le attività manuali si creano liberamente per operazioni generali o segnalazioni e possono essere associate ad Alloggi specifici, se necessario.
Posso associare un’attività a più Alloggi?
Posso associare un’attività a più Alloggi?
Sì, il sistema genera attività separate per ciascun Alloggio selezionato.
Come vengono evidenziate le segnalazioni?
Come vengono evidenziate le segnalazioni?
Sono messe in evidenza con sfondo giallo nell’elenco delle Operazioni e nell’intranet dei Fornitori, per identificare rapidamente le attività critiche.
I responsabili ricevono Notifiche automaticamente?
I responsabili ricevono Notifiche automaticamente?
Sì. Gli utenti VRMS ricevono Notifiche nel sistema e i Fornitori le ricevono via e-mail se selezioni questa opzione al momento della creazione dell’attività.