Données essentielles pour mettre en marche votre compte
La configuration initiale de l’entreprise est une étape fondamentale pour activer votre compte. Dans ce processus, vous définissez les données de base qui serviront de fondement à tous les autres paramètres : des informations fiscales et de contact jusqu’à la personnalisation du planning des réservations avec couleurs et statuts.
Configurer correctement ces données dès le départ permet non seulement de commencer à travailler immédiatement avec le logiciel, mais aussi de gagner du temps à l’avenir.
Toutes les informations saisies seront automatiquement synchronisées avec les portails et votre propre site Web, évitant ainsi toute duplication de tâches.
Depuis la section Configuration → Entreprise, vous pouvez personnaliser votre compte en commençant par les éléments principaux suivants :
Logo, langues et contact
Logo : il s’affichera dans les messages et documents générés depuis le VRMS.
La taille recommandée est de 480 px de largeur maximum par 85 px de hauteur.Langues : définissez les langues que votre agence utilise en interne pour communiquer avec les voyageurs.
Elles seront appliquées dans différentes interfaces du système, comme les descriptions des logements.E-mails et RGPD : indiquez les adresses de courrier électronique destinées aux réservations, à la facturation et aux demandes d’informations.
Ajoutez également le texte relatif à la réglementation sur la protection des données, qui sera automatiquement intégré à la signature de vos e-mails.Coordonnées : précisez les informations de contact de votre entreprise (téléphones, mobile et/ou fax).
Conseil utile
Validez toujours les adresses d’envoi afin que l’expéditeur apparaisse correctement et pour éviter que vos messages soient considérés comme du spam.
Sécurité : activez la vérification en deux étapes
La sécurité est essentielle lorsqu’il s’agit d’accéder aux informations internes de l’entreprise. Avec l’authentification à deux facteurs (2FA), en plus du nom d’utilisateur et du mot de passe, l’identité doit être confirmée à l’aide d’un code unique, ce qui réduit considérablement le risque d’accès non autorisé.
Pour la configurer, consultez l’article dédié où vous trouverez un guide détaillé, avec captures d’écran et instructions claires pour activer la 2FA sur votre compte.
La sécurité 2FA est obligatoire pour tous les utilisateurs internes de l’entreprise et sera demandée automatiquement dès la première connexion, contribuant ainsi à éviter toute faille de sécurité.
Bonnes pratiques
Informez votre équipe de l’importance de compléter le processus dès que possible.
Gardez toujours avec vous le dispositif contenant l’application d’authentification et transférez les comptes si vous changez de téléphone afin de ne pas perdre l’accès.
Personnalisez les couleurs du Planning des réservations
Attribuez une couleur à chaque statut du Planning pour identifier vos réservations d’un seul coup d’œil.
Étape par étape
Accédez au VRMS et entrez dans Planning.
Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Config. planning.
Appuyez sur le bouton Éditer situé en haut de la page.
Allez à la section Configuration du planning et définissez une couleur pour chaque statut.
Cliquez sur Enregistrer.
Conseil utile
Il est recommandé d’utiliser des couleurs contrastées et cohérentes afin de faciliter à l’équipe l’identification de chaque situation.
Données de base de votre entreprise
Avant d’émettre des factures, il est indispensable de compléter la raison sociale et les informations fiscales de votre entreprise, car elles apparaîtront comme émetteur sur les documents.
Vous pouvez créer plusieurs raisons sociales si nécessaire. Celle que vous marquez comme par défaut sera celle qui apparaîtra en premier dans la facturation.
Pour plus de détails sur la configuration comptable, consultez la collection Comptabilité.
Configuration de la TVA
La TVA applicable à vos logements et services doit être définie dans les Règles de facturation :
Définissez la TVA générale de votre entreprise.
Ajustez les taux spécifiques (comme les taxes de séjour ou services supplémentaires) dans la section Facturation.
Compléter la configuration initiale de l’entreprise garantit un démarrage efficace, assure la sécurité des accès et fournit une base solide pour l’exploitation quotidienne du système.
Foire aux questions
Puis-je avoir plusieurs raisons sociales ?
Puis-je avoir plusieurs raisons sociales ?
Oui. Vous pouvez en créer autant que nécessaire et choisir celle qui sera utilisée par défaut pour la facturation.
Que se passe-t-il si mon logo est plus grand que la taille recommandée ?
Que se passe-t-il si mon logo est plus grand que la taille recommandée ?
Le système l’ajustera, mais la qualité pourrait en pâtir. Il est préférable de le redimensionner à 480 × 85 px avant de le télécharger.
La 2FA est-elle demandée à chaque connexion ?
La 2FA est-elle demandée à chaque connexion ?
Non. Le système la demandera uniquement lorsqu’un accès inhabituel sera détecté (changement d’adresse IP, d’appareil ou de localisation).
Comment savoir quelle TVA appliquer à mes logements ?
Comment savoir quelle TVA appliquer à mes logements ?
Cela dépend de la réglementation fiscale locale. Avantio vous permet de configurer à la fois la TVA générale et les taux spécifiques dans les règles de facturation.