Cuando un proveedor necesita consultar qué tareas tiene asignadas durante la semana, disponer de toda la información en una única vista facilita la organización del trabajo y reduce la necesidad de consultar continuamente al equipo de gestión.
Con el planning semanal de proveedores, puedes permitir que cada proveedor consulte desde su intranet sus tareas asignadas y la ocupación de los alojamientos en formato calendario.
Como Property Manager, tú decides qué proveedores pueden acceder a esta vista mediante el permiso Ver planning de tareas.
¿Qué aprenderás en este artículo?
Aprenderás a activar el planning semanal para un proveedor y conocerás cómo puede utilizarlo para consultar sus tareas, reservas y alojamientos asignados.
Ventajas
Da mayor autonomía a tus proveedores para organizar su agenda semanal.
Reduce el riesgo de realizar trabajos en alojamientos que se encuentran ocupados por huéspedes.
Mantén el control del acceso, activando o desactivando el planning individualmente para cada proveedor.
Facilita la consulta de tareas y ocupación desde una vista especialmente adaptada al trabajo desde dispositivos móviles.
¿Cuándo deberías usar esta funcionalidad?
Deberías activar esta funcionalidad cuando quieras que un proveedor pueda consultar y organizar de forma autónoma sus tareas semanales, teniendo también visibilidad sobre la ocupación de los alojamientos que tiene asignados.
Puede resultar especialmente útil para proveedores que trabajan habitualmente fuera de oficina y necesitan consultar su planificación desde el móvil.
Antes de empezar
Conviene revisar previamente:
Que el proveedor tenga correctamente asignados los alojamientos y tareas que debe gestionar.
Qué información quieres que pueda consultar mediante los permisos existentes.
Que tu usuario disponga de uno de los perfiles autorizados para gestionar el permiso: Administrador, Responsable de reservas o Gestión de proveedores.
Ten en cuenta que los permisos Ver información del turista y Ver la dirección del alojamiento determinarán parte de la información que el proveedor podrá consultar desde el planning.
Sigue estos pasos
Accede a la ficha del proveedor.
Abre la configuración de permisos.
Activa el permiso Ver planning de tareas.
Una vez activado, el proveedor dispondrá en la cabecera de su intranet de un selector para alternar entre la vista lista diaria y la nueva vista calendario semanal.
Si desactivas este permiso, el proveedor dejará de ver el acceso al calendario y continuará utilizando únicamente la vista de lista diaria.
Resultado esperado
Una vez activado el permiso, el proveedor podrá consultar desde su intranet una vista semanal con sus tareas asignadas y la ocupación de sus alojamientos.
Esta vista es únicamente de consulta: el proveedor no puede crear, editar ni arrastrar tareas desde el planning.
Siguientes pasos recomendados
Después de activar el acceso:
Comprueba con el proveedor que puede visualizar correctamente el selector entre la vista lista y la vista calendario.
Revisa sus permisos de acceso a la información del huésped y a la dirección de los alojamientos para asegurarte de que visualiza únicamente la información necesaria.
Verifica que los alojamientos y tareas que tiene asignados son correctos.
Cómo utilizar el planning semanal
Consulta la semana de trabajo
La vista calendario muestra por defecto una planificación semanal que comienza en el día anterior a la fecha actual.
El proveedor verá únicamente los alojamientos que tiene asignados.
Los alojamientos se ordenan según el número de tareas existentes en el primer día visible del planning. Esta ordenación se actualiza al navegar entre semanas.
El botón HOY permite regresar rápidamente a la semana actual.
Consulta el estado de las tareas
El calendario permite identificar rápidamente el estado de las tareas:
Realizada
En curso
Pendiente
Cuando una tarea pendiente o en curso supera su fecha de realización, se muestra visualmente como caducada.
Esto no modifica el estado real de la tarea: únicamente cambia su representación visual para facilitar su identificación.
Cuando una misma celda contiene varias tareas en móvil, se aplica el siguiente orden de prioridad visual:
Caducada → Incidencia → Pendiente/En curso → Realizada
Consulta la ocupación de los alojamientos
El planning también muestra la ocupación de los alojamientos para ayudar al proveedor a saber cuándo existe una reserva.
La información mostrada dependerá de sus permisos:
Si tiene activo Ver información del turista, podrá consultar el nombre del huésped.
Si no tiene este permiso, verá únicamente el número de ocupantes.
Las reservas aparecen visibles por defecto, pero pueden ocultarse mediante el filtro Ocultar reservas.
Si el alojamiento tiene un bloqueo de disponibilidad y no puede reservarse, la celda se mostrará como No disponible, sin información de reserva.
Alterna entre la vista lista y el calendario
Desde la cabecera, el proveedor puede alternar entre:
La vista lista diaria.
La vista calendario semanal.
Además, si pulsa sobre un día desde el calendario, accederá directamente a la vista lista correspondiente a esa fecha.
Cada vista mantiene sus propios filtros.
Utiliza los filtros del planning
El proveedor puede ajustar la información que aparece en el calendario utilizando los siguientes filtros:
Ocultar reservas: permite mostrar u ocultar la ocupación de los alojamientos.
Fecha: permite seleccionar la fecha de inicio del planning.
Alojamiento: permite seleccionar uno o varios alojamientos y buscar dentro de la selección.
Localización: permite filtrar alojamientos por ubicación.
Edificio/Urb.: permite filtrar por edificio o urbanización.
Buscador de la cabecera: permite localizar alojamientos por nombre dentro del conjunto que ya está filtrado.
Los filtros se mantienen durante la sesión y únicamente incluyen los alojamientos asignados al proveedor.
Consulta el detalle de las tareas
Cuando una celda contiene varias tareas, el proveedor puede abrirla para consultar todas las tareas correspondientes a ese alojamiento y día.
Desde el detalle podrá visualizar:
Nombre de la tarea.
Fecha y hora de realización.
Estado.
Número de comentarios.
Acceso al detalle completo de la tarea.
Opción para enviar un mensaje desde el menú de la tarea.
Si dispone del permiso Ver la dirección del alojamiento, también podrá consultar la dirección y acceder a su ubicación en Google Maps.
Uso desde móvil y ordenador
Desde móvil
La vista está especialmente diseñada para proveedores que trabajan en campo.
Desde un dispositivo móvil es posible:
Deslizar horizontalmente para navegar entre semanas.
Hacer scroll vertical para consultar los distintos alojamientos.
Expandir un alojamiento para visualizar su nombre y dirección.
Los alojamientos aparecen inicialmente colapsados, mostrando únicamente su imagen.
Desde ordenador
Desde escritorio, el proveedor puede:
Utilizar las flechas para navegar entre semanas.
Hacer scroll vertical para consultar más alojamientos.
Expandir o contraer los alojamientos.
Expandir o contraer las tareas agrupadas en una misma celda.
Los alojamientos aparecen inicialmente expandidos.
Limitaciones y consideraciones
Ten en cuenta que:
El proveedor solo puede consultar los alojamientos que tiene asignados.
La vista de planning es únicamente de consulta: no permite crear, editar ni arrastrar tareas.
Los permisos existentes Ver información del turista y Ver la dirección del alojamiento determinan qué datos puede consultar.
Los filtros de la vista lista y del calendario funcionan de forma independiente.
Si el proveedor no tiene activo el permiso Ver planning de tareas, no verá el selector para acceder al calendario.
La experiencia está especialmente optimizada para dispositivos móviles.
Buenas prácticas
Activa el planning únicamente para los proveedores que necesiten consultar su planificación semanal.
Revisa que cada proveedor tenga correctamente asignados sus alojamientos.
Configura los permisos de información del huésped y dirección según las necesidades de cada proveedor.
Anima a los proveedores que trabajan en campo a utilizar la vista móvil para consultar rápidamente su agenda.
Utiliza los filtros para facilitar la consulta cuando un proveedor gestione un número elevado de alojamientos.
Caso práctico
Un proveedor de limpieza tiene varias tareas asignadas a diferentes alojamientos durante la semana.
Al activar el permiso Ver planning de tareas, puede acceder desde su móvil al calendario semanal, consultar qué alojamientos requieren una intervención cada día y comprobar si tienen huéspedes alojados.
De esta forma, puede organizar su recorrido de trabajo sin necesidad de solicitar continuamente información sobre su agenda al Property Manager y reducir el riesgo de acceder a un alojamiento mientras está ocupado.
Errores frecuentes
El proveedor no ve la vista calendario: comprueba que tenga activo el permiso
Ver planning de tareas.
No aparece un alojamiento: verifica que el alojamiento esté asignado al proveedor.
El proveedor no ve el nombre del huésped: comprueba si dispone del permiso
Ver información del turista.
No puede consultar la dirección del alojamiento: revisa que tenga activo el permiso
Ver la dirección del alojamiento.
No puede modificar una tarea desde el planning: este comportamiento es correcto. La vista calendario es únicamente de consulta.
Si algo no funciona
Si el planning no se comporta como esperas, revisa estos puntos antes de contactar con nuestro equipo de atención al cliente:
Comprueba que el permiso Ver planning de tareas esté activo para el proveedor.
Verifica que los alojamientos y tareas estén correctamente asignados.
Revisa los permisos Ver información del turista y Ver la dirección del alojamiento.
Comprueba si existen filtros activos que puedan estar ocultando determinados alojamientos o reservas.
Actualiza la página y revisa de nuevo el resultado.
Si el problema continúa, contacta con nuestro equipo de atención al cliente e incluye, siempre que sea posible, capturas de pantalla, el proveedor afectado, el alojamiento o tarea correspondiente y las fechas en las que se produce el problema.
Preguntas frecuentes
¿Los proveedores ven todos los alojamientos de la empresa en el planning?
¿Los proveedores ven todos los alojamientos de la empresa en el planning?
No. Cada proveedor únicamente puede consultar los alojamientos que tiene asignados.
¿Qué ocurre si el proveedor no tiene activo el permiso Ver planning de tareas?
¿Qué ocurre si el proveedor no tiene activo el permiso Ver planning de tareas?
El selector para acceder al calendario no será visible y el proveedor continuará utilizando únicamente la vista lista diaria.
¿Puede el proveedor crear o modificar tareas desde el calendario?
¿Puede el proveedor crear o modificar tareas desde el calendario?
No. El planning semanal es una vista de consulta. El proveedor no puede crear, editar ni arrastrar tareas desde ella.
¿Qué información de las reservas puede consultar el proveedor?
¿Qué información de las reservas puede consultar el proveedor?
Depende de sus permisos.
Si tiene activo Ver información del turista, podrá consultar el nombre del huésped. Si no dispone de este permiso, verá únicamente el número de ocupantes.
¿Puede ocultar las reservas del calendario?
¿Puede ocultar las reservas del calendario?
Sí. Puede utilizar el filtro Ocultar reservas para dejar de mostrar la ocupación de los alojamientos.
¿Puede consultar la dirección del alojamiento desde el planning?
¿Puede consultar la dirección del alojamiento desde el planning?
Sí, siempre que tenga activo el permiso Ver la dirección del alojamiento. En ese caso, también podrá acceder al enlace de Google Maps desde el detalle de las tareas.
¿Se mantienen los mismos filtros al cambiar entre la vista lista y el calendario?
¿Se mantienen los mismos filtros al cambiar entre la vista lista y el calendario?
No. Actualmente, cada vista mantiene sus propios filtros de forma independiente.