El onboarding de Avantio combina trabajo autónomo en tu VRMS con el acompañamiento de un Especialista de Implementación.
A medida que tú realizas las configuraciones siguiendo las checklists, artículos y vídeos asociados, tu Especialista de Implementación te acompañará para guiarte en decisiones operativas clave, resolver dudas y optimizar tu cuenta.
El proceso se divide en dos bloques:
Pre-conexión: configurarás las bases legales, fiscales y operativas, revisarás tus alojamientos y prepararás la conexión con los portales.
Post-conexión: optimizarás la gestión de las reservas activas, descubrirás el módulo de propietarios y terminarás de configurar la facturación.
Nuestra metodología: onboarding híbrido y guiado
El proceso de implementación combina configuraciones autónomas, recursos de ayuda y sesiones individuales de revisión. Se apoya en cinco pilares:
6 etapas operativas: Un recorrido estructurado para configurar las principales áreas operativas de tu cuenta.
Checklists de seguimiento: Una hoja de ruta visual para saber qué configuraciones debes completar en cada etapa.
Sesiones individuales de revisión y asesoramiento: 7 asesorías con tu Especialista de Implementación para resolver dudas y optimizar los flujos de trabajo según tu modelo de negocio.
Centro de ayuda: Artículos, guías técnicas y videotutoriales para completar las configuraciones y consultar funciones específicas.
Asistencia de Chat IA: Asistencia IA disponible en cualquier momento para dudas operativas y de configuración. Cuando una consulta requiera una revisión especializada, se derivará al equipo de soporte, que responderá en cuanto esté disponible, garantizando que recibas la orientación adecuada.
Cómo acceder a tus checklists
Para acceder a tus checklists desde el VRMS:
Haz clic en el icono de interrogación "?" (esquina superior derecha)
Selecciona "Contacta con Customer Experience"
Haz clic en la pestaña "Tareas".
Selecciona la checklist activa.
Cómo completar cada etapa
En cada etapa seguirás el mismo proceso:
Abre la checklist activa: Accede a la pestaña “Tareas” y abre la checklist correspondiente.
Configura tu VRMS: Sigue el artículo de ayuda asociado en cada paso de la checklist y realiza las configuración en tu cuenta.
Marca tu progreso: Cuando hayas terminado la configuración marca el paso en la checklist. Los checks sirven únicamente como referencia visual: no modifican el VRMS ni envían automáticamente información a tu Especialista de Implementación.
Resuelve las dudas: Consulta el artículo, pregunta al Chat IA o solicita ayuda a tu Especialista de Implementación. Puedes continuar con los siguientes pasos de la checklist y volver más adelante a la configuración pendiente.
Completa la etapa: Para acceder a la siguiente checklist, deberás completar y marcar todos los pasos de la etapa actual.
Asesoría con tu Especialista de Implementación: Para cerrar cada etapa te reunirás con tu especialista de forma individual. Antes de la sesión, completa las configuraciones de la etapa. Durante la reunión, el especialista revisará el trabajo realizado, resolverá tus dudas y te asesorará sobre cómo adaptar los flujos de trabajo a tu modelo de negocio.
Recuerda: completar la checklist antes de cada sesión os permitirá exprimir al máximo los minutos de tu asesoría personalizada, concentrando el tiempo en la estrategia de tu negocio y la optimización de tu cuenta.
BLOQUE 1. Pre-conexión: autonomía guiada
En este bloque configurarás las bases legales, fiscales y operativas necesarias antes de conectar tus alojamientos con los portales. Completar y revisar esta configuración ayuda a reducir incidencias en las etapas posteriores.
Cuanto más completa esté esta configuración inicial, más rápida y fluida será la puesta en marcha de Avantio.
Etapa 1: Base operativa
Antes de crear o importar tus alojamientos, establecerás las reglas básicas de la cuenta. Estas reglas se aplicarán por defecto a futuras propiedades, facturas y comunicaciones, evitándote duplicar tareas.
En esta etapa configurarás:
Usuarios: Crea los accesos para tu equipo y asigna los permisos correspondientes según sus roles.
Configuración básica de la empresa: datos básicos que servirán de base para todo los demás, como tu logo, tus idiomas de trabajo y las direcciones de email que quieres que use el sistema. Es imprescindible verificar el dominio de tu email para evitar que los mensajes enviados desde Avantio puedan llegar a spam o incluso no se entreguen a tus huéspedes, propietarios o contactos.
Razón social por defecto: Es el nombre legal con el que tu empresa está registrada oficialmente y que debe aparecer en las facturas emitidas a su nombre. Garantiza la validez legal de las facturas que emitas desde Avantio y evita incidencias fiscales.
Importante: revisa los datos fiscales antes de emitir tu primera factura. Algunos campos dejarán de poder modificarse cuando comience la facturación.
Reglas de facturación por defecto para facturar al turista: Define el IVA que se aplicará por defecto a las reservas.
Tasas turísticas por defecto: El sistema gestionará automáticamente los cálculos por huésped y la sincronización con los portales. Podrás crear nuevas tasas más adelante, pero al tener una por defecto desde el inicio, te ahorrarás tener que configurarlas una por una para todos tus alojamientos y reservas importadas.
Extras comunes a la mayoría de tus alojamientos: Se asignarán automáticamente a todos los alojamientos importados, ahorrándote tener que hacerlo de manera manual.
Configuración del broker: El broker es la página en la que los huéspedes introducen los datos de pago para completar una reserva. Debe estar configurado para que los pagos online funcionen correctamente.
Después de completar esta configuración, importarás los alojamientos junto con tu Especialista de Implementación durante la sesión 📞 Preparación conexión o los crearás directamente en Avantio.
Etapa 2: Verificación de alojamientos
Prepara la información necesaria para publicar y sincronizar correctamente tus alojamientos en los portales.
Los requisitos críticos incluyen:
Datos generales: Nombre, clase, estado y dirección completa.
Geolocalización: Una ubicación validada en el mapa es fundamental para evitar errores con los portales y reducir al mínimo los mensajes de tus huéspedes sobre cómo llegar al alojamiento. Cuanto más completa esté la dirección en la ficha, más precisas serán las coordenadas que se compartan con el viajero.
Información principal, características adicionales y extras y servicios: Los datos que se mostrarán en Airbnb y demás portales compatibles.
Fotos y descripciones: Añade un mínimo de 7 fotos y completa las descripciones en todos los idiomas configurados para los portales.
Reglas de ocupación y Tarifas: Carga de datos para un mínimo de 12 meses sin huecos en el calendario, para poder enviar la disponibilidad a los portales. Los portales leen los periodos sin información como una falta de disponibilidad y marcan el calendario como cerrado.
Condiciones de reserva: Condiciones de pago y cancelación, Instrucciones de Check-in y Check-out y Tasas turísticas del alojamiento. Al configurar y sincronizar esta información con tu página web y con los portales compatibles, ayudarás a que los huéspedes entiendan cómo se estructuran los cobros de la reserva.
En la sesión 📞 Revisión de progreso, tu Especialista de Implementación revisará contigo las dudas pendientes de esta etapa.
Etapa 3: Preparativos finales para la conexión
Antes de la llamada de conexión, realiza una última revisión de la cuenta con la checklist de esta etapa.
También conocerás dónde consultar y gestionar las reservas dentro de Avantio y configurarás comunicaciones automáticas con tus huéspedes para enviar mensajes en los momentos definidos.
Si quieres personalizar tu comunicación al detalle, la plataforma te ofrece de manera complementaria la checklist 3B: Comunicación avanzada. Esta guía es completamente opcional y no bloquea tu proceso de puesta en marcha.
Acción necesaria 24 horas antes de la llamada de conexión: Descarga el listado completo de tus reservas activas desde tu PMS anterior o, si no usabas uno, desde los portales con los que trabajas. Adjunta el archivo en la conversación de soporte con tu Especialista de Implementación. El equipo técnico utilizará ese archivo para importar las reservas al VRMS de Avantio.
Las checklists reflejan los pasos que has marcado como completados, pero no validan automáticamente la configuración. Antes de la conexión, tu Especialista de Implementación revisará directamente tu VRMS. Tras la revisión final y la importación de las reservas activas, se realizará la conexión con los portales durante la sesión 📞 Conexión.
BLOQUE 2. Post-conexión: acompañamiento continuo
En este bloque verás cómo gestionar tus reservas activas, simplificar la gestión y liquidaciones con los propietarios, y dejar listo tu sistema de facturación.
Etapa 4: Gestiona tus reservas activas
Optimiza tu gestión de las reservas entrantes, revisa el desglose de los pagos y automatiza las confirmaciones de reservas mediante Avantio Payments.
Dominar esta etapa te da el control operativo del día a día con la tranquilidad de que el sistema protege tu disponibilidad automáticamente ante cualquier coincidencia de fechas.
En la sesión 📞 Q&A 1, tu Especialista de Implementación resolverá las dudas surgidas después de la conexión y te ayudará a optimizar la operativa diaria y los flujos de trabajo.
Etapa 5: Gestión de propietarios
Configurar correctamente el módulo de Propietarios te permitirá automatizar gran parte de la gestión con ellos. Al delegar en Avantio el reparto de información, el cálculo de comisiones y la autogeneración de liquidaciones, lograrás una gestión mucho más ágil y cómoda para tu equipo, además de proyectar una imagen profesional hacia tus propietarios.
También podrás dar acceso a tus propietarios al Área del Propietario, donde consultarán la información disponible sobre sus alojamientos, facturas y liquidaciones. Mediante los permisos, controlarás qué información puede ver cada propietario.
También configurarás tus Contratos, que funcionan como una calculadora automática para definir tus márgenes, y automatizarás las Liquidaciones con los propietarios que tú quieras.
En la sesión 📞 Propietarios, podrás resolver dudas sobre esta etapa, revisar los contratos y ver la emisión de documentos contables, recibos y abonos.
Etapa 6: Prepárate para facturar
En esta etapa terminarás de dejar tu sistema listo para la contabilidad diaria:
Series y numeración de las facturas: Configura la forma en la que el sistema identifica y ordena las facturas. Cada serie debe mantener una numeración consecutiva para evitar problemas administrativos o fiscales en el futuro. Si trabajas con distintas sociedades o actividades, podrás gestionarlas por separado mediante series distintas.
Reglas de facturación adicionales: Crea reglas específicas para cada razón social cuando existan distintos tipos de IVA, impuestos o formas de facturar. De este modo, el sistema aplicará la configuración correspondiente a la empresa que gestione cada alojamiento.
Exportar datos: Consulta las exportaciones oficiales de datos para cumplir con la normativa específica de tu país.
En la sesión 📞 Facturación, tu Especialista de Implementación realizará una revisión final de la configuración de la cuenta, validará las reglas de facturación al propietario y te asesorará sobre la gestión de facturas y las exportaciones disponibles.
También tendrás disponible una sesión adicional 📞 Q&A 2 para resolver dudas y optimizar la operativa. Si tu cuenta es elegible, en esta sesión podrás conocer a tu Account Manager.
Preguntas frecuentes
¿La verificación en dos pasos (2FA) es obligatoria?
¿La verificación en dos pasos (2FA) es obligatoria?
Sí. La verificación en dos pasos es obligatoria para acceder a Avantio y ayuda a proteger la cuenta, los pagos y los datos gestionados en el sistema.
¿Tengo que desconectar mi PMS actual para importar los alojamientos?
¿Tengo que desconectar mi PMS actual para importar los alojamientos?
No. La importación se realiza en paralelo mientras sigues utilizando tu PMS actual. No debes desconectarlo hasta que se complete la preparación y recibas las indicaciones correspondientes durante el proceso de conexión.
¿Cómo accedo a mis checklists?
¿Cómo accedo a mis checklists?
Abre tu Centro de Soporte haciendo clic en el icono del signo de interrogación "?" (en la esquina superior derecha de tu VRMS), selecciona "Contacta con Customer Experience" y haz clic en la pestaña "Tareas".
¿Para qué sirven las checklists?
¿Para qué sirven las checklists?
Las checklists indican las configuraciones que debes completar en cada etapa y te permiten llevar un control visual de tu progreso. Marcar una tarea como completada no configura automáticamente el VRMS ni envía información a tu Especialista de Implementación.
¿Qué ocurre si no sé completar un paso de la checklist?
¿Qué ocurre si no sé completar un paso de la checklist?
Puedes consultar el artículo asociado, preguntar al Chat IA o solicitar ayuda a tu Especialista de Implementación. También puedes continuar con otras tareas y volver más adelante a la configuración pendiente.
¿Las reservas se importan automáticamente al conectar los portales?
¿Las reservas se importan automáticamente al conectar los portales?
No. La conexión con los portales no realiza una importación automática de tus reservas existentes.
Para integrar estas reservas a Avantio, deberás descargar un archivo con tus reservas activas desde tu PMS actual o, si no usabas uno, desde los portales con los que trabajas. Una vez que lo compartas con nosotros a través del chat de soporte, nuestro equipo técnico usará ese documento para importar las reservas a tu cuenta de Avantio antes de la sesión de conexión.