Acuerdo de Importación de reservas

Acuerdo de Importación de Reservas

Este documento explica las instrucciones y condiciones necesarias para completar la importación de tus reservas en el Sistema de Gestión de Alquileres Vacacionales de Avantio (VRMS).

Por favor, lee atentamente y sigue todas las instrucciones antes de proceder con la importación. Al activar el botón "he leído y cumplo con todos los requisitos de importación", aceptas las condiciones de este documento.

Resumen

La importación de reservas permite que Avantio cargue todas tus reservas existentes de forma masiva en tu cuenta de Avantio.

Este proceso puedes realizarlo cuantas veces sea necesario de forma autónoma.

IMPORTANTE:

El documento Excel debe completarse exactamente siguiendo las instrucciones detalladas a continuación.
Cualquier error, inconsistencia o dato faltante podrá retrasar o impedir el proceso de importación.

Pasos a Seguir

1. Puedes descargar el archivo desde la interfaz de importación en el paso 2.

1. Completa la Hoja de Cálculo	2. Revisa el archivo cuidadosamente	3. Importación y Confirmación
Introduce todas las reservas futuras (manuales, de propietarios, portales y sitio web) Sigue el formato y los ejemplos mostrados en la parte superior de cada columna. No añadas, ni elimines ni cambies el orden de las columnas. Completa todos los campos obligatorios (ver sección siguiente)	Una vez completado y revisado el archivo, puedes subirlo en el segundo paso para importar	Puedes ver en la pestaña de "procesos" al final del menú lateral izquierdo cuando se haya finalizado la importación. Puedes descargar la lista de errores desde la misma pestaña de procesos, una vez finalizada. Si alguna reserva no se importó por errores, puedes corregir los errores e importar de nuevo o deberás añadirla manualmente.
Verifica todos los datos. Los archivos incorrectos o incompletos no se importarán.		Este paso es obligatorio para garantizar que tus calendarios estén actualizados.

Condiciones Importantes.

1. Uso obligatorio del formato original

No se permite ningún cambio de la plantilla. Se debe respetar estrictamente el formato proporcionado.
No reordenes columnas, no cambies nombres ni añadas ni elimines columnas.

2. Formato y exactitud de los datos

Todos los campos obligatorios deben completarse.
Cualquier error de formato o información incompleta impedirá la importación.

3. Después de la importación

Las nuevas reservas deberán añadirse manualmente para evitar overbookings. O puedes realizar otra importación siguiendo los mismos pasos.

4. Sincronización con portales

Las reservas importadas solo se sincronizarán con los portales si se completan correctamente los campos:
- Source (Fuente)
- External Reservation ID (ID de Reserva Externa)

6. Consideraciones de IVA

Modelo de precios con tasas incluidas

El IVA aplicado a las reservas importadas será el configurado en las reglas de facturación, en función de los alojamientos asignados a cada regla.

Modelo de precios con tasas excluidas – Dubai, México y USA

En las cuentas que trabajan con un modelo de tasas excluidas, los importes indicados en el archivo Excel deben corresponder al total de la reserva sin tasas incluidas.

NOTA:

Las reservas importadas quedan excluidas de los triggers automáticos de los módulos de Check-in Online y Avantio Payments.

Estos procesos no se ejecutan de forma retroactiva, incluso si los módulos se activan después de la importación.

Campos del documento

Todos los campos marcados como obligatorios en la plantilla deben completarse.

Reservas de propietarios

Incluye el correo electrónico del propietario.
Selecciona “Owner” en las columnas Source y Status.

Reservas de VRBO

Incluye obligatoriamente:

Todas las reservas futuras.
Las reservas de los últimos 60 días, para garantizar una sincronización completa.
Para las reservas procedentes de Expedia que entren a través de la conexión con VRBO, el canal de origen debe indicarse como VRBO.

Campo	Descripción
Source	Elige: Propietario, Online o el nombre de un portal (Booking.com, Airbnb, etc.). Sólo del menú desplegable.
External Reservation ID	Debe coincidir con el ID original de la reserva del portal para la sincronización. Reservas manuales o de tu web, puedes poner cualquier número único.
Property ID	Se encuentra en la ficha del alojamiento en Avantio.
Property Name	Debe coincidir exactamente con lo que aparece en Avantio VRMS.
Date Format	Usa el formato YYYY-MM-DD para los campos Check-in, Check-out y Created Date.
Hour format	El formato debe ser de 24:00 h para la hora.
Created Date	Usa la fecha de creación de la reserva. Si se desconoce, utiliza la fecha de check-in
Status	Elige uno: confirmed, cancelled, inquiry, on hold, paid, unpaid, warranty, owner. Sólo del menú desplegable.
	El estado Inquiry (Consulta) no bloquea el calendario. El estado On Hold (En espera) se importa como periodos bloqueados sin datos del cliente. Las reservas no pagadas se tratan como provisionales.
Adults/Kids	Valores por defecto: Adultos = 1, Niños = 0. Añade bebés en la columna de Niños si aplica.
Guest First Name	Campo obligatorio. Usa “none” si se desconoce. Los nombres completos en este campo se importarán tal cual.
Guest last Name	Asegúrate de que el apellido esté en esta columna
Guest Language	Usa: en_GB, es_ES, en_US, pt_PT, pt_BR, it_IT, fr_FR, de_DE. Sólo del menú desplegable.
Total Price	Este importe hace referencia al importe total de la reserva (alquiler + limpieza o cualquier otro extra). En caso de introducir decimales, estos deben introducirse con una “,”
Final Cleaning	Tarifa de limpieza (IVA incluido). Otros extras no disponibles en el excel se deben añadir manualmente después de la importación. Si está incluída sin precio adicional pero necesitas que se genera una tarea en el módulo de operaciones, debes poner el precio a 0,0.
Extras	Indícalos solo si aplica algún cargo. Sino déjalos vacíos. Si están incluídas sin precio adicional pero necesitas que se genera una tarea en el módulo de operaciones, debes poner el precio a 0,0.
Tasas turísticas	Indíquela solo si aplica. Si el impuesto lo gestiona el portal (por ejemplo, Airbnb) o no existe tasa turística, déjalo en blanco.
Portal Commission	Comisión con IVA incluido

Campos Opcionales

Puedes completar los campos opcionales para seguimiento o informes internos, aunque no son necesarios para la importación.

Campos	Descripción
Guest Information	Incluye teléfono, dirección, país, etc. Asegúrate de que la ortografía sea correcta. Si no tienes la dirección completa, no la añadas.
Guest ID	Introduce el número de identificación del cliente.
Total Paid / Total Due	Aparecerá como una única línea en el desglose de pagos. Requiere fechas.
Payment Dates	Si no se proporcionan fechas, se utilizarán la Created Date y la Check-in Date.
Payment Method	Elige: POS Credit Card, Bank transfer, Cash. Sólo del menú desplegable.
Total Price Modifier	Introduce un valor positivo que se deducirá del precio total.
Notes	Utiliza Agent Notes o Client Notes para la comunicación interna o con el cliente.

Has leído y comprendido este Acuerdo de Importación de Reservas.
Aceptas seguir todas las instrucciones y condiciones.
Reconoces que cualquier error o problema derivado del incumplimiento de estas instrucciones o de la falta/inexactitud de la información será tu exclusiva responsabilidad, y puede retrasar, impedir o afectar el resultado del proceso de importación.