Acuerdo de Importación de Reservas
Este documento explica las instrucciones y condiciones necesarias para completar la importación de tus reservas en el Sistema de Gestión de Alquileres Vacacionales de Avantio (VRMS).
Por favor, lee atentamente y sigue todas las instrucciones antes de firmar. Tu firma confirma que comprendes y aceptas estos términos.
Resumen
La importación de reservas permite que Avantio cargue todas tus reservas existentes de forma masiva en tu cuenta de Avantio.
Este proceso se realiza una sola vez por un técnico de Avantio, utilizando una plantilla estándar de Excel proporcionada por Avantio.
IMPORTANTE:
La importación de reservas solo se realizará si el alojamiento cuenta con un mínimo de 20 reservas.
El documento Excel debe completarse exactamente siguiendo las instrucciones detalladas a continuación.
Cualquier error, inconsistencia o dato faltante podrá retrasar o impedir el proceso de importación.
Pasos a Seguir
Tu Especialista de Implementación te proporcionará una plantilla de hoja de cálculo al inicio de la implementación, deberás seguir los pasos a continuación para comenzar el proceso de importación:
Completa la Hoja de Cálculo | Revisa el Archivo cuidadosamente y notifica a tu Especialista | Importación y Confirmación |
Introduce todas las reservas futuras (manuales, de propietarios, portales y sitio web)
| Una vez completado y revisado el archivo, notifica a tu especialista de Implementación, quien revisará el archivo y confirmará si está listo para la importación. | Después de la importación, recibirás un aviso de confirmación.
Si alguna reserva no se importó por errores, deberá añadirse manualmente.
Conecta tu cuenta de Avantio a los portales mediante el Channel Manager. |
Verifica todos los datos. Los archivos incorrectos o incompletos no se importarán. |
| Este paso es obligatorio para garantizar que tus calendarios estén actualizados. |
Condiciones Importantes
1. Importación única
Solo se permite una importación por cuenta.
No se admiten importaciones parciales, de prueba o repetidas.
Asegúrate de incluir todas las reservas antes de enviar el archivo.
2. Uso obligatorio del formato original
No se permite ningún cambio de la plantilla. Se debe respetar estrictamente el formato proporcionado.
No reordenes columnas, no cambies nombres ni añadas ni elimines columnas.
3. Formato y exactitud de los datos
Todos los campos obligatorios deben completarse.
Cualquier error de formato o información incompleta impedirá la importación.
4. Después de la importación
Las nuevas reservas deberán añadirse manualmente para evitar overbookings.
Las reservas que entren en conflicto (fechas solapadas con datos existentes) serán excluidas y deberán añadirse manualmente.
5. Sincronización con portales
Las reservas importadas solo se sincronizarán con los portales si se completan correctamente los campos:
Source (Fuente)
External Reservation ID (ID de Reserva Externa)
6. Restricción de IVA
Solo se permite un tipo de IVA por importación.
Si trabajas con distintos tipos de IVA, utiliza plantillas separadas.
NOTA:
Las reservas importadas quedan excluidas de los triggers automáticos de los módulos de Check-in Online y Pagos de Avantio.
Estos procesos no se ejecutan de forma retroactiva, incluso si los módulos se activan después de la importación.
Campos del documento
Todos los campos marcados como obligatorios en la plantilla deben completarse.
Reservas de propietarios
Incluye el correo electrónico del propietario.
Selecciona “Owner” en las columnas Source y Status.
Reservas de VRBO
Incluye obligatoriamente:
Todas las reservas futuras.
Las reservas de los últimos 60 días, para garantizar una sincronización completa.
Campo | Descripción |
Source | Elige: Propietario, Online o el nombre de un portal (Booking.com, Airbnb, etc.). Sólo del menú desplegable. |
External Reservation ID | Debe coincidir con el ID original de la reserva del portal para la sincronización. Reservas manuales o de tu web, puedes poner cualquier número único. |
Property ID | Se encuentra en la ficha del alojamiento en Avantio. |
Property Name | Debe coincidir exactamente con lo que aparece en Avantio VRMS. |
Date Format | Usa el formato YYYY-MM-DD para los campos Check-in, Check-out y Created Date. |
Hour format | El formato debe ser de 24:00 h para la hora. |
Created Date | Usa la fecha de creación de la reserva. Si se desconoce, utiliza la fecha de check-in |
Status | Elige uno: confirmed, cancelled, inquiry, on hold, paid, unpaid, warranty, owner. Sólo del menú desplegable. |
|
|
Adults/Kids | Valores por defecto: Adultos = 1, Niños = 0. Añade bebés en la columna de Niños si aplica. |
Guest First Name | Campo obligatorio. Usa “none” si se desconoce. Los nombres completos en este campo se importarán tal cual. |
Guest last Name | Asegúrate de que el apellido esté en esta columna |
Guest Language | Usa: en_GB, es_ES, en_US, pt_PT, pt_BR, it_IT, fr_FR, de_DE. Sólo del menú desplegable. |
Total Price | Este importe hace referencia al importe total de la reserva (alquiler + limpieza o cualquier otro extra). En caso de introducir decimales, estos deben introducirse con una “,” |
Final Cleaning | Tarifa de limpieza (IVA incluido). Otros extras no disponibles en el excel se deben añadir manualmente después de la importación. |
Extras | Indícalos solo si aplica algún cargo. Sino déjalos vacíos. |
Tasas turísticas | Indíquela solo si aplica.
|
Portal Commission | Comisión con IVA incluido |
Campos Opcionales
Puedes completar los campos opcionales para seguimiento o informes internos, aunque no son necesarios para la importación.
Campos | Descripción |
Guest Information | Incluye teléfono, dirección, país, etc. Asegúrate de que la ortografía sea correcta. Si no tienes la dirección completa, no la añadas. |
Guest ID | Introduce el número de identificación del cliente. |
Total Paid / Total Due | Aparecerá como una única línea en el desglose de pagos. Requiere fechas. |
Payment Dates | Si no se proporcionan fechas, se utilizarán la Created Date y la Check-in Date. |
Payment Method | Elige: POS Credit Card, Bank transfer, Cash. Sólo del menú desplegable. |
Total Price Modifier | Introduce un valor positivo que se deducirá del precio total. |
Notes | Utiliza Agent Notes o Client Notes para la comunicación interna o con el cliente. |
Reconocimiento y Firma
Al firmar a continuación, confirmas que:
Has leído y comprendido este Acuerdo de Importación de Reservas.
Aceptas seguir todas las instrucciones y condiciones.
Reconoces que cualquier error o problema derivado del incumplimiento de estas instrucciones o de la falta/inexactitud de la información será tu exclusiva responsabilidad, y puede retrasar, impedir o afectar el resultado del proceso de importación.
Nombre de la empresa:________________________________________
Nombre del representante autorizado: _________________________
Firma: _____________________________________________
Fecha: _________________________________________________