Antes de empezar: Revisa tu configuración actual
Los cambios afectan a IVA, plantillas, reglas de facturación y documentos contables.
Una configuración sólida desde el inicio te ayudará a:
Evitar errores y duplicados.
Reducir incidencias.
Controlar mejor la facturación de reservas y cobros.
1.Verifica el IVA y exenciones fiscales
El nuevo módulo incorpora mapeos actualizados de exenciones de IVA alineados con la Ley del IVA. Todas las operaciones al 0% de IVA deben tener una razón de exención correcta.
Cómo revisarlo paso a paso:
Accede a la configuración de IVA en los apartados relevantes del sistema, como:
Comprueba que los tipos de IVA asignados a cada concepto coinciden con la realidad fiscal de tu operativa.
Corrige cualquier valor incoherente antes de emitir nuevas facturas con la nueva
estructura.
Asegúrate que todas las operaciones al 0% de IVA tengan una razón de exención válida.
Importante
En los casos en los que no tengas ninguna exención seleccionada, el sistema asigna por defecto la opción «14 - Exento», que en la nueva estructura pasa a denominarse «Exento - Artículo 20. Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido».
Te recomendamos revisar esta asignación y confirmar que se ajusta a tus operaciones.
Atención a los detalles
Presta especial atención a servicios con IVA 0% y a productos o tasas que puedan tener tratamiento fiscal específico según la normativa española. Un ajuste a tiempo evita regularizaciones posteriores.
2. Configura tus nuevas plantillas de documentos contables
Las plantillas antiguas de facturas y recibos dejan de ser compatibles. Debes trabajar con la categoría Documentos contables, que incluye:
Plantilla 1 | Factura | Abono | Proforma |
Plantilla 2 | Factura | Abono | Proforma |
Plantilla 3 | Recibo |
|
|
Para configurarlas:
Accede a : Configuración → Plantillas → Documentos contables.
Elige la plantilla deseada factura/abono/proforma y edítala.
Revisa el logotipo y los colores corporativos según tu imagen de marca y ajusta solo los elementos estéticos sin modificar la estructura mínima requerida por la normativa.
Guarda los cambios y configura esta plantilla como predeterminada con las reglas de facturación correspondientes.
Importante
Una vez emitido un documento con una plantilla, esa plantilla ya no se puede eliminar, por motivos de integridad histórica.
Ahora puedes personalizar la información de la reserva:
Si lo deseas, en el modo de edición, añade el bloque con la información de la reserva dentro del documento. Personaliza ese apartado con los datos relevantes de la reserva, como nombre del huésped, número de referencia o fechas de estancia.
Buenas prácticas
Ten en cuenta estas recomendaciones para trabajar con plantillas:
Duplica la plantilla base antes de hacer cambios.
Genera una factura de prueba y revisa el resultado.
Usa un número reducido de plantillas base, evita tener demasiadas versiones que creen confusión.
3. Ajusta las reglas de facturación y margen comercial
El nuevo módulo cambia la forma de calcular bases y porcentajes:
Las bases calculadas como «total del alquiler o de la reserva menos el pago al propietario» se deprecan y dejan de estar disponibles.
La base de margen comercial utiliza el importe configurado en la reserva como referencia.
Los porcentajes se calculan ahora incluyendo el IVA, algo que puede modificar el resultado final de comisiones y otros conceptos.
Para adaptarte:
Revisa tus reglas de facturación activas y revisa la base de cálculo de cada una.
Localiza las reglas basadas en pagos al propietario y sustitúyelas por la base de margen comercial u otra base disponible que encaje con tu modelo.
Ten en cuenta que, al incluir el IVA en el cálculo de porcentajes, las comisiones pueden cambiar respecto al sistema anterior.
Verifica que los destinatarios de cada regla estén bien definidos y que las razones sociales estén completas.
Prueba el comportamiento de las reglas con reservas de ejemplo para comprobar los importes resultantes.
Base de cálculo anterior | Estado actual | Alternativa recomendada |
Total del alquiler menos pago al propietario | Deprecada | Base de margen comercial u otra base disponible |
Total de la reserva menos el pago al propietario | Deprecada | Base de margen comercial u otra base disponible |
Porcentajes calculados sin incluir el IVA | Sustituidos | Porcentajes calculados incluyendo el IVA |
Es posible que, tras el cambio, algunas comisiones aparezcan con valores distintos a los esperados. Si esto ocurre, revisa primero la base utilizada y confirma si el cambio proviene de la inclusión del IVA en el cálculo.
4. Adapta tus procesos internos
El nuevo módulo distingue los siguientes documentos contables:
Documento | Función en la operativa de facturación |
Factura | Documento principal de venta, inmutable una vez emitido |
Recibo | Justificante de pago vinculado a una factura emitida |
Justificante de pago | Documento que acredita un cobro sin factura previa |
Proforma | Documento provisional emitido sobre reservas, pensado para presupuestos |
Recomendaciones:
Sustituye el cambio manual de estados de pago por la emisión de recibos cuando se paguen facturas y de justificantes de pago cuando registres cobros sin factura previa.
Decide en qué casos utilizar proformas para compartir presupuestos antes de emitir la factura definitiva.
Forma a tu equipo para que reconozca qué documento corresponde en cada escenario (anticipo, pago parcial, cancelación, etc.).
Anticípate a Veri*factu con tu certificado electrónico
La nueva estructura de facturación es el paso previo a la activación de Veri*factu.
Checklist de preparación:
✅ Completa y actualiza todas las razones sociales (incluidas las de propietarios).
✅ Verifica los códigos de IVA y las reglas de facturación.
✅ Obtén tu certificado electrónico para firmar y enviar facturas con Veri*factu.
✅ Comprueba que tu entidad representante está registrada si facturas en nombre de terceros.
De esta forma llegarás a la fecha de obligatoriedad con un sistema listo, sin necesidad de hacer ajustes de última hora.
La obligación de Verifactu prevista para enero de 2026 ha sido pospuesta hasta enero de 2027, según lo comunicado por el Consejo de Ministros. Nuestra función de exportación sigue disponible y completamente operativa si desea activarla. Por favor, contacte con nuestro equipo de Experiencia del Cliente para obtener ayuda.
Preguntas frecuentes
¿Qué es lo más urgente que debo revisar para preparar la cuenta para la nueva estructura de facturación?
¿Qué es lo más urgente que debo revisar para preparar la cuenta para la nueva estructura de facturación?
Lo más crítico es revisar la configuración de IVA y exenciones en todos los apartados de facturación. Un error en estos valores puede provocar facturas incorrectas o problemas de compatibilidad con la Agencia Tributaria y con Veri*factu.
¿Por qué ya no puedo usar las plantillas antiguas de facturas y recibos?
¿Por qué ya no puedo usar las plantillas antiguas de facturas y recibos?
Porque esas plantillas no se ajustan a la estructura y requisitos legales del nuevo módulo. Las plantillas de «Documentos contables» incorporan el formato adecuado para facturas, abonos, proformas y recibos dentro del nuevo marco normativo.
¿Cómo detecto si una regla de facturación está usando una base de cálculo obsoleta?
¿Cómo detecto si una regla de facturación está usando una base de cálculo obsoleta?
Debes revisar la base de cada regla. Si está definida como total del alquiler o de la reserva menos el pago al propietario, se trata de una base deprecada y tendrás que reemplazarla por margen comercial u otra base disponible.
¿Qué cambia en la gestión diaria de cobros con los nuevos documentos contables?
¿Qué cambia en la gestión diaria de cobros con los nuevos documentos contables?
Dejas de modificar estados de pago a mano y pasas a documentar cada cambio con recibos y justificantes de pago. Esto crea un historial contable más sólido y aporta más claridad ante auditorías o revisiones internas.
¿Cómo encaja el certificado electrónico en la preparación para Veri*factu?
¿Cómo encaja el certificado electrónico en la preparación para Veri*factu?
El certificado electrónico se utilizará para firmar digitalmente las facturas y comunicarlas a la Agencia Tributaria a través de Veri*factu. Tenerlo listo y bien configurado asegura que, cuando el módulo se active, puedas empezar a trabajar sin retrasos.