¿Qué son las notificaciones automáticas de cobro?
Las notificaciones automáticas de cobro son mensajes que el sistema envía a tus huéspedes para mantenerlos informados sobre pagos, fechas, importes, métodos y autorizaciones, aportando claridad y confianza en cada etapa del proceso.
¿Cuáles son sus principales beneficios?
Mantienen al huésped informado.
Automatizan el proceso de cobro.
Reducen el seguimiento manual.
¿Dónde puedo encontrar este módulo?
Accede a la configuración de notificaciones en:
Configuración → Avantio PaymentsIngresa en tu VRMS.
Dirígete al menú «Configuración».
Selecciona la opción «Avantio Payments».
Accederás a la sección «Configuración Avantio Payments».
Ve al apartado «Avisos al turista».
Allí encontrarás los diferentes tipos de notificaciones disponibles:
Aviso de cobro
Autorización
Cobro realizado
Cobro fallido
Reintentar
Cancelar reserva
Atención a los detalles
Las plantillas de Avantio Payments son predefinidas y no es posible editarlas.
Configuración paso a paso
Paso 1. Seguridad de pagos (PSD2)
Paso 1. Seguridad de pagos (PSD2)
Esta opción permite solicitar la autorización de pago en transacciones provenientes del Channel Manager (operaciones MOTO).
Por norma, este tipo de operaciones se procesan sin autorización. Sin embargo, al activar esta función, tus transacciones estarán más protegidas y se reducirá el riesgo de posibles chargebacks.
Para configurarla paso a paso:
Accede a la sección «Configuración Avantio Payments».
Haz clic en «Editar».
Dirígete al apartado
PSD2 → Seguridad de pagos (PSD2).En el campo desplegable «Modo de procesamiento de pagos en Channel Manager», selecciona la opción que prefieras:
Sin doble autenticación
Ventaja: mayor tasa de conversión.
El huésped no realiza verificaciones adicionales.
Recomendado cuando la rapidez y simplicidad del pago son prioritarias.
Con doble autenticación (SCA – Autenticación Reforzada del Cliente)
Ventaja: máxima seguridad en la transacción.
Requiere validación con dos factores.
Recomendado para cumplimiento normativo y protección contra fraudes.
Paso 2. Automatizaciones de los pagos
Paso 2. Automatizaciones de los pagos
Dentro de la misma sección de configuración, accede al apartado «Automatizaciones».
Activa o desactiva las automatizaciones usando el botón «encendido/apagado»
.En el campo «Operaciones automatizadas», selecciona en qué pagos aplicarlas:
Cobros
Devoluciones
Fianzas
En el campo «Hora de emisión y notificación», establece la hora exacta en la que se enviará la notificación correspondiente para cada operación automatizada.
Define si las reservas creadas manualmente deben incluirse en el proceso automatizado.
Marca la casilla Las reservas manuales no se automatizan para excluirlas.
Desmárcala si quieres incluirlas.
Paso 3. Cambio automático de la reserva
Paso 3. Cambio automático de la reserva
A continuación, accede al apartado «Cambio automático de estados de la reserva».
En el campo «En caso de cobro fallido» puedes configurar dos opciones:
Marcar reserva como fallida
Si el intento de cobro no tiene éxito, el sistema envía automáticamente una notificación al cliente informándole de la incidencia.
Una vez agotados todos los reintentos configurados, y si está marcada la opción «Marcar reserva como fallida», la agencia recibirá una notificación.
Desde la ficha de la reserva, podrás:
contactar con el turista,
registrar el cobro de manera manual o
cancelar la reserva.
Cancelar la reserva
El cliente recibe automáticamente una notificación informando de que su reserva ha sido cancelada por no haberse completado el pago.
Ten en cuenta que la cancelación no se refleja de forma automática en todos los portales. Es necesario comprobar la sincronización y compatibilidad de cada canal conectado.
En algunos casos, deberás realizar la cancelación manualmente en la extranet del portal (por ejemplo, Booking.com, Airbnb o Expedia).
Cambiar el estado de la reserva
Puedes configurar que el sistema cambie el estado de la reserva automáticamente:
De «Pre-reserva» a «Confirmada» cuando se realice el primer pago.
A «Pagada» una vez completado el cobro total con éxito.
Paso 4. Avisos al turista
Paso 4. Avisos al turista
Dirígete al apartado «Avisos al turista».
Allí encontrarás los diferentes tipos de notificaciones que Avantio Payments envía de forma automática para mantener informado al huésped en cada etapa clave del proceso de pago.
Estas notificaciones no solo garantizan mayor transparencia, sino que también refuerzan la seguridad y la confianza del cliente.
Notificaciones automáticas al huésped en el proceso de pago
Aviso de cobro próximo: antes de realizar el cargo, el sistema envía una notificación al huésped indicando el importe y la fecha prevista. Puedes definir con cuántos días de antelación deseas que se envíe este aviso.
Solicitud de autorización (PSD2): para cumplir con la normativa europea PSD2, se solicita al huésped que confirme el pago futuro mediante autenticación reforzada. Este paso garantiza que la transacción sea segura y validada por el titular de la tarjeta.
Confirmación de cobro realizado: una vez completado el pago, el huésped recibe una notificación automática que confirma que la operación se ha procesado correctamente.
Cobro fallido y reintentos: si un pago no puede completarse (por ejemplo, por fondos insuficientes o tarjeta caducada), el sistema envía una notificación al huésped informando de la incidencia. Además, es posible configurar reintentos automáticos para recuperar el cobro sin necesidad de intervención manual.
Se pueden programar hasta tres reintentos automáticos dentro de un plazo de 72 horas desde el primer intento fallido.
Cada reintento puede realizarse con la misma tarjeta o con una diferente, según la preferencia del cliente.
De este modo, el huésped dispone de hasta cuatro oportunidades para completar el pago (un intento inicial más tres reintentos).
En cada reintento, el sistema envía un correo automático con el estado del cobro e instrucciones para actualizar el método de pago si es necesario.
Paso 5. Avisos sobre la fianza
Paso 5. Avisos sobre la fianza
Avantio Payments permite mantener al huésped informado en todo momento sobre el estado y la evolución de la fianza asociada a su reserva, lo que refuerza la transparencia y la confianza en el proceso.
Fianza retenida o cobrada
El huésped recibe una notificación indicando que la fianza ha sido retenida o cobrada, según lo establecido en la configuración del extra de fianza.
Devolución de la fianza
Al finalizar el proceso de devolución, el cliente recibe una notificación automática que confirma el reembolso del importe de la fianza.
Las notificaciones automáticas de Avantio Payments permiten que cada pago, reintento o devolución se comunique de manera clara y puntual.
Así, tus huéspedes están siempre al tanto del estado de sus reservas, reforzando la confianza y la transparencia en todo el proceso.
Preguntas frecuentes
¿Para reservas manuales, cuál es el retraso entre el aviso de cobro y el cobro real? ¿Se pueden modificar estos tiempos?
¿Para reservas manuales, cuál es el retraso entre el aviso de cobro y el cobro real? ¿Se pueden modificar estos tiempos?
Para las reservas manuales con cobros automatizados, el aviso de cobro se envía 30 minutos después de guardar la reserva y el cargo se realiza 60 minutos más tarde, solicitando autorización cuando corresponda.
Es posible reducir estos tiempos configurando en Avantio Payments que las reservas manuales no se automaticen. En ese caso, el PM deberá hacer clic en «Solicitar tarjeta y cobrar» tras guardar la reserva. Esta acción enviará de inmediato el correo de solicitud de autorización y procesará el cobro en el mismo momento.
Es importante tener en cuenta que los cobros adicionales no se ejecutan de forma automática, aunque el PM puede cambiar su estado de Manual a Automático si lo desea.
¿Qué sucede si el huésped no completa la autenticación reforzada (SCA) durante el proceso de pago?
¿Qué sucede si el huésped no completa la autenticación reforzada (SCA) durante el proceso de pago?
Si el huésped no completa la autenticación reforzada, el cobro se considera fallido. En ese caso, el sistema envía una notificación automática al cliente informando de la incidencia y puede programar hasta tres reintentos en un plazo de 72 horas desde el primer intento.
En cada reintento, el huésped recibe un correo con el estado del cobro y las instrucciones para actualizar el método de pago si fuera necesario.
¿Cuándo recibe el turista los correos de confirmación de pago?
¿Cuándo recibe el turista los correos de confirmación de pago?
Se enviarán siempre que:
El pago no requiera autorización (transacciones MIT): en este caso, al no existir una autorización directa por parte del turista, se enviará un correo de confirmación del cobro.
Un pago falle y el reintento se procese correctamente: en este supuesto, también se enviará un correo confirmando que el cobro se ha realizado con éxito.