Optimiza tus cobros en Booking y Expedia
Gestionar reservas en portales como Booking.com o Expedia implica, en muchos casos, trabajar con tarjetas virtuales. Comprender cómo funcionan te permitirá cobrar de manera eficiente y segura, evitando errores y asegurando una experiencia de gestión más fluida.
¿Qué son las tarjetas virtuales?
Una tarjeta virtual es una tarjeta de crédito digital temporal que la plataforma genera para que los alojamientos puedan cobrar las reservas de los huéspedes.
En el VRMS, puedes recibir tarjetas virtuales para reservas de portales como Booking.com y Expedia.
Atención a los detalles
Cuando recibes una de estas tarjetas, el huésped ya ha pagado al portal, por lo que no interviene en el proceso de cobro.
Cada tarjeta virtual tiene un saldo máximo que se puede cargar (habitualmente el importe total del alquiler y, en el caso de Booking.com, también el importe de la limpieza final).
Las tarjetas virtuales tienen un periodo de validez y solo pueden cobrarse dentro de esas fechas.
Si intentas cargarlas fuera de plazo, la transacción será rechazada.
La fecha de inicio de validez suele coincidir con la llegada del huésped.
Cómo identificar una tarjeta virtual
Existen dos formas de reconocerlas en el VRMS:
Por el nombre del titular: en lugar de un nombre real, aparecerá «Agente de Booking.com» o «Expedia VirtualCard», según el portal.
Por el periodo de validez: las tarjetas reales muestran una fecha de caducidad, mientras que las virtuales indican un rango de fechas.
Cuando una reserva entra con tarjeta virtual, la línea de cobro aparece marcada como «Cargado por el portal», del mismo modo que los estados «Pendiente» o «Pagada».
Cómo cobrar una tarjeta virtual
Cobrar una tarjeta virtual es tan sencillo como hacerlo con cualquier otra tarjeta registrada en la reserva:
Si tienes activadas las automatizaciones en Avantio Payments, el sistema la cobrará automáticamente el día en que esté disponible.
Si la reserva es no reembolsable, el cobro debe realizarse en el mismo momento de recibirla.
Cada tarjeta virtual dispone de un saldo total o máximo que no puede superarse.
Atención a los detalles
Si ya se ha cargado una tarjeta virtual y necesitas reembolsar, el importe debe devolverse a la misma tarjeta.
En caso contrario, el portal puede aplicar recargos o retenciones directamente sobre ella.
Gestión de cambios y cancelaciones
Es fundamental tener en cuenta un aspecto clave: ¿se ha realizado ya el cargo en la tarjeta virtual?
Tarjeta virtual ya cobrada: se debe reembolsar el importe a la misma tarjeta.
Si no se efectúa la devolución en la tarjeta, el portal podrá aplicar un recargo, adeudo, cargo o retención directamente sobre ella.
Tarjeta virtual no cobrada: basta con procesar la cancelación; no es necesario ningún cargo ni devolución.
Situaciones comunes en modificaciones de reservas
Si el huésped extiende su estancia, el portal actualizará el saldo de la tarjeta virtual para que cargues la diferencia.
Si el huésped añade servicios extra, puedes solicitar una nueva tarjeta con la función «Multitarjeta» y cargar ahí el importe adicional.
Si la reserva se cancela, procede con la cancelación normal sin realizar cargos ni reembolsos en la tarjeta.
Las tarjetas virtuales son una herramienta práctica para agilizar la gestión de cobros en reservas procedentes de Booking.com y Expedia.
Saber identificarlas, respetar sus plazos de validez y aplicar correctamente devoluciones o modificaciones te permitirá evitar errores y mantener un control eficiente de tus operaciones en el VRMS.
Preguntas frecuentes
¿Qué portales utilizan tarjetas virtuales?
¿Qué portales utilizan tarjetas virtuales?
Booking.com y Expedia son los dos portales que pueden enviarte tarjetas virtuales para gestionar los cobros de tus reservas.
¿Debo contactar a los portales para usar tarjetas virtuales?
¿Debo contactar a los portales para usar tarjetas virtuales?
Sí. Para empezar a trabajar con tarjetas virtuales en estos portales, es necesario ponerte en contacto directamente con ellos. Esta configuración se establece mediante un acuerdo entre tu agencia y el portal.
¿Qué pasa si la tarjeta virtual se bloquea?
¿Qué pasa si la tarjeta virtual se bloquea?
Si intentas cobrar una tarjeta virtual fuera de su periodo de validez, no podrás procesar el pago. Por ello, resulta fundamental estar siempre atento a la fecha de caducidad.
¿Quién realiza el pago inicial, el huésped o el portal?
¿Quién realiza el pago inicial, el huésped o el portal?
Si se recibe una tarjeta virtual con una reserva, significa que el huésped ya ha realizado el pago al portal, y no está implicado en el proceso de cargo.
¿Qué sucede si el huésped solicita servicios extra?
¿Qué sucede si el huésped solicita servicios extra?
Con la función Multitarjeta, puedes solicitar una nueva tarjeta al huésped y realizar los cargos correspondientes en ella.
¿Por qué no consigo cobrar una reserva de Booking?
¿Por qué no consigo cobrar una reserva de Booking?
Si trabajas con Virtual Card, es necesario que tengas habilitada la operativa MOTO (Mail Order / Telephone Order) en tu pasarela de pago. De lo contrario, no podrás procesar el cobro correctamente.