Desde el VRMS, tenemos la opción de reportar cambios y actualizaciones de reservas a Booking.com directamente desde la ficha de la reserva. Esto supondrá un ahorro de tiempo ya que no será necesario entrar en la extranet del portal para realizar el cambio.
Con este desarrollo, será posible informar de los siguientes tipos de cambios en una reserva existente:
Marcar la tarjeta de crédito de un huésped como no válida
Cancelar la reserva debido a una tarjeta de crédito no válida
Informar de cambios en la fecha de salida y/o en el precio
Cancelar la reserva porque el huésped no se ha presentado
Renunciar a los gastos si el huésped no se presenta.
Informar de la mala conducta de un huésped
A tener en cuenta que los puntos en negrito son nuevas incorporaciones de la versión de enero de 2025. El resto de acciones ya estaban disponibles en el VRMS.
Paso a paso para cada acción
1. Marcar una tarjeta como no válida
Como se explica en la página Nuevo desglose de pago, si intentas realizar un cargo en una tarjeta de crédito y no puedes hacerlo porque no es válida, puedes informar de ello a Booking.com. Para ello
Abre la reserva en el VRMS y haz clic en Ver tarjeta.
Selecciona la tarjeta asociada a la reserva.
Pulsa en los tres puntos (arriba a la derecha) y selecciona Reportar tarjeta.
Confirma la acción en el mensaje emergente.
👉 El huésped recibirá un email y un SMS de Booking.com solicitando una nueva tarjeta.
⚠️ A tener en cuenta que:
No se puede registrar una tarjeta de crédito si el pago lo gestiona Booking.com.
Se puede informar de una tarjeta en cualquier momento desde el momento en que se registra la reserva en nuestro sistema hasta las 23:59 (hora local del alojamiento) del día anterior a la entrada programada.
No hay límite en el número de tarjetas que se pueden registrar.
2. Cancelar por tarjeta no válida
Si hemos marcado la tarjeta de crédito como no válida y el huésped no ha proporcionado otra tarjeta (o la segunda tarjeta proporcionada tampoco es válida), es posible que deseemos cancelar la reserva.
Para cancelar la reserva deberíamos:
Localizar la reserva existente en la sección de reservas del VRMS
Clicar en cancelar
Como la tarjeta ya ha sido reportada como inválida, el motivo de cancelación se establecerá automáticamente
Si la tarjeta no ha sido reportada como inválida, aparecerá el siguiente mensaje y el sistema nos pedirá que reportemos la tarjeta primero.
Importante tener en cuenta que hay ciertas condiciones y plazos a considerar a la hora de cancelar una reserva debido a una tarjeta de crédito no válida.
Se puede cancelar una reserva por tarjeta no válida hasta las 15:00 horas del mismo día de entrada si:
Han transcurrido al menos 24 horas desde que se informó de que la tarjeta no era válida.
Se ha añadido otra tarjeta y se vuelve a producir el error. En este caso, puedes:
Informar de nuevo de la nueva tarjeta a Booking.com
Cancelar la reserva
Reservas realizadas 48 horas antes de la fecha de entrada para una estancia inferior a 10 noches (1-9 noches)
Puedes cancelar una reserva debido a una tarjeta no válida hasta las 15:00 del día de entrada si:
Han transcurrido al menos 12 horas desde que se comunicó que la tarjeta no era válida.
Reservas realizadas 48 horas antes de la fecha de entrada para una estancia de al menos 10 noches (10+ noches)
Puede cancelar una reserva por tarjeta no válida hasta las 15:00 horas del día de entrada si:
Han transcurrido al menos 2 horas desde que se comunicó que la tarjeta no era válida.
3. Cambiar fecha de salida y/o precio
Si el huésped lo solicita, puede cambiar la fecha de salida y establecer un nuevo precio para una reserva existente.
Para ello:
Abre la reserva en el VRMS.
Haz clic en Editar y ajusta la fecha de salida.
Al guardar, elige entre:
Guardar sin recalcular importes.
Guardar recalculando el precio del alquiler y extras.
Los cambios se sincronizarán con Booking.com y el huésped recibirá automáticamente un correo electrónico de confirmación con la nueva fecha de salida y la modificación del precio (si se ha recalculado).
Condiciones al cambiar las fechas de estancia:
El huésped ya se ha registrado.
El estado de la reserva permite modificaciones.
La reserva no ha entrado con Pagos por Booking.com.
Si la reserva no es reembolsable, el nuevo precio no debe ser inferior al precio original.
Hasta nuevo aviso, la fecha de salida puede modificarse más de una vez en 24 horas. No hay límite definido.
Si no se cumplen estas condiciones, no se informará del cambio y deberá actualizarse en Booking.com.
4. Cancelar una reserva por no show
Si el huésped no se presenta en la fecha de entrada prevista, puede cancelar la reserva y marcarla como no show.
Podemos marcar una reserva como no show a partir de medianoche (hora local del alojamiento) de la noche de la fecha de entrada y hasta 48 horas después de la fecha de salida reservada.
Para cancelar la reserva:
Accede a la reserva en el VRMS a partir de la medianoche (hora local) del día de llegada.
Haz clic en Cancelar.
El sistema marcará automáticamente la reserva como no show.
El huésped recibirá un email informativo de Booking.com con los gastos aplicables según tu política de cancelación.
Una vez que una reserva se haya cancelado por no show, no será posible modificarla ni volver a cambiar el estado a reserva confirmada.
Importante tener en cuenta que la opción de cancelar una reserva debido a un no-show sólo se dará cuando el pago sea gestionado por el Property Manager. Si se trabaja con Pagos por Booking.com, la cancelación no podrá realizarse de esta forma.
En segundo lugar, aunque Booking.com ofrece la posibilidad de cancelar la reserva por reserva o por habitación (si hay varias habitaciones reservadas en la misma reserva), nuestro sistema SÓLO permite la cancelación de toda la reserva.
5. Renunciar a los gastos de no show
Si hemos marcado la cancelación como no show, es posible renunciar a los gastos de cancelación si lo deseamos. Al cancelar la reserva, tendremos la opción de mantener los gastos de cancelación o eliminarlos.
Si se ha renunciado a la tasa, Booking.com no cobrará comisión por la reserva.
6. Reportar la mala conducta de un huésped
Si un huésped ha causado daños a tu propiedad o ha realizado cualquier otra mala conducta, puedes denunciar el caso a Booking.com desde la página de reservas de VRMS.
Para ello:
Ve a la reserva en el VRMS.
Haz clic en Acciones → Reportar cliente.
Completa el formulario con:
Categoría (ej. incumplimiento de normas, daños, actividades ilegales, problemas de pago, etc.)
Subcategoría/tipo de daño e importe si aplica
Descripción del caso
Si deseas que Booking.com haga seguimiento
Si permitirías al huésped alojarse en tus propiedades en el futuro
Haz clic en Reportar para enviar.
Categorías del reporte de cliente
Las opciones disponibles al cumplimentar el formulario son las siguientes:
Categorías | Subcategorías / Tipos de daño |
Problemas con el pago | No ha pagado el total de la reserva, No ha pagado las tarifas adicionales, Otros |
Incumplimiento de normas de la casa | Fumar, Llevar mascotas, Organizar una fiesta, Incumplir el horario de silencio, Llevar huéspedes adicionales, Incumplir las horas de entradas y salidas, Otros |
Comportamiento abusivo | Abuso verbal, Abuso físico, Verbal abuse, Physical abuse, Amenazas físicas/verbales, Molestar a huéspedes/vecinos, Otros |
Ha dejado la propiedad sucia | Manchas en ropa de cama, Manchas en alfombra/pared/muebles, Exceso de basura/ Otros |
Daños en la propiedad | Mobiliario pequeño/ Mobiliario grande/Puerta/Ventana/pared/Daños en la propiedad |
Actividades Ilegales | Consumo/venta de drogas/Incumplimiento de la ley/Robo/Otros |
Importante tener en cuenta que la opción de reportar cliente sólo aparecerá en la reserva del VRMS desde el momento del check-in hasta 7 días después del check-out.
También hay que tener en cuenta que la opción de seguimiento permitirá reportar la incidencia al portal pero no se registrará más información sobre el caso en el VRMS.
Buenas prácticas
Reporta las tarjetas no válidas lo antes posible para evitar pérdidas de ingresos.
Usa la opción de renunciar a los gastos de no show para mantener una buena relación con el huésped cuando lo consideres conveniente.
Documenta los daños o mala conducta con fotos o descripciones detalladas para agilizar el proceso con Booking.com.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si quiero cancelar una reserva por no show pero el pago está gestionado por Booking.com?
En ese caso, la cancelación debe hacerse directamente en la extranet de Booking.com.
¿Puedo modificar la fecha de salida varias veces?
Sí. Actualmente no hay límite definido y puedes modificar más de una vez en 24 h.
¿Qué ocurre si reporto una tarjeta y el huésped no actualiza los datos?
Podrás cancelar la reserva dentro de los plazos establecidos.
¿Qué categorías puedo seleccionar al reportar a un huésped?
Problemas con el pago, incumplimiento de normas de la casa, comportamiento abusivo, daños en la propiedad, suciedad excesiva o actividades ilegales.
¿Qué pasa si renuncio a los gastos de cancelación por no show?
No se cobrarán comisiones de Booking.com por esa reserva.