Punto de partida
Si utilizabas Receptio powered by SysPay antes de activar Avantio Payments, es posible que todavía tengas reservas con tarjetas almacenadas en la plataforma anterior.
Desde enero de 2021, y debido a los cambios en la normativa europea de pagos, este modelo de gestión de tarjetas quedó obsoleto para las agencias registradas en el Espacio Económico Europeo (EEE). Por este motivo, las agencias que todavía lo utilizan deben migrar a una plataforma de pago integrada.
Al activar Avantio Payments, el comportamiento de las tarjetas cambia:
VRMS deja de mostrar directamente los datos de las tarjetas, tanto nuevas como antiguas.
Las nuevas tarjetas se tokenizan y almacenan de forma segura en la plataforma de pago integrada.
Los cobros pasan a gestionarse desde VRMS.
Las tarjetas almacenadas previamente en SysPay no se migran automáticamente a Avantio Payments.
¿Qué aprenderás en este artículo?
Aprenderás a consultar tarjetas almacenadas antes de activar Avantio Payments, localizar correctamente una tarjeta en SysPay y solicitar una nueva tarjeta al huésped cuando sea necesario.
Ventajas
Mantener el control sobre reservas creadas antes de la migración.
Gestionar los nuevos datos de tarjeta de forma segura.
Facilitar la transición hacia Avantio Payments sin perder el seguimiento de los cobros pendientes.
¿Cuándo deberías usar esta funcionalidad?
Deberías seguir este procedimiento cuando tengas reservas anteriores a la activación de Avantio Payments y necesites consultar la tarjeta almacenada en SysPay o solicitar al huésped una nueva tarjeta para procesar un cobro.
También es especialmente importante en reservas con pagos pendientes cuya tarjeta original no está disponible en Avantio Payments.
Antes de empezar
Conviene revisar previamente:
Si la tarjeta de la reserva se registró antes o después de activar Avantio Payments.
Si dispones de acceso y credenciales para tu cuenta de SysPay.
Si la reserva tiene pagos pendientes que todavía deben procesarse.
También es recomendable comprobar si se trata de una tarjeta convencional o de una Tarjeta Virtual (VCC) de una OTA, ya que el procedimiento puede ser diferente.
Sigue estos pasos
Localiza la tarjeta antigua en SysPay.
Accede a tu cuenta de SysPay y entra en el apartado E-terminal.Busca la tarjeta utilizando el email del huésped.
El correo electrónico es el criterio más eficaz para localizar la tarjeta correspondiente.Para consultar el email desde VRMS:
Accede a VRMS → Reservas → Listado de reservas.
Selecciona la reserva.
Haz clic en Vista completa.
Accede a la pestaña Datos.
Coloca el cursor sobre la lupa situada junto al apartado Cliente.
Consulta el email en la ventana Detalle del cliente.
En el caso de Tarjetas Virtuales de Booking.com, el email del cliente también será el criterio de búsqueda válido.
Comprueba si necesitas una nueva tarjeta.
Las tarjetas almacenadas en SysPay antes de la activación de Avantio Payments no se transfieren al nuevo sistema.Si quieres gestionar el cobro desde Avantio Payments, será necesario solicitar al huésped que introduzca una nueva tarjeta.
Solicita una nueva tarjeta desde la reserva.
Accede a:VRMS → Reservas → Listado de reservas
Después:
Abre la reserva en Vista completa.
Dirígete a Desglose de pagos.
Haz clic en Ver tarjeta.
Selecciona Solicitar tarjeta.
El huésped recibirá un correo para introducir sus nuevos datos de tarjeta de forma segura.
Resultado esperado
Una vez que el huésped introduzca la nueva tarjeta, esta quedará disponible para gestionar los cobros de la reserva desde Avantio Payments.
Si el pago ya tiene una fecha programada en la línea de pago, el cobro se procesará según esa programación.
Podrás realizar el seguimiento desde:
Contabilidad → Facturación y Pagos → Listado de pagos pendientes
Siguientes pasos recomendados
Después de solicitar la nueva tarjeta:
Revisa el Listado de pagos pendientes para comprobar que el cobro continúa correctamente programado.
Comprueba la ficha de la reserva para verificar que la nueva tarjeta se haya registrado y que el pago pueda gestionarse desde Avantio Payments.
Principales campos y opciones
E-terminal de SysPay: permite consultar las tarjetas almacenadas en la plataforma anterior.
Email del cliente: principal criterio para localizar una tarjeta en SysPay.
Solicitar tarjeta: envía al huésped una petición para registrar una nueva tarjeta.
Listado de pagos pendientes: permite hacer seguimiento de los cobros programados.
Limitaciones y consideraciones
Ten en cuenta que:
Las tarjetas almacenadas anteriormente en SysPay no se migran a Avantio Payments.
Avantio no gestiona los usuarios ni las contraseñas de SysPay.
Necesitarás tus propias credenciales para acceder a la plataforma.
Las tarjetas antiguas no pueden utilizarse automáticamente desde Avantio Payments.
En el caso de una Tarjeta Virtual (VCC) proporcionada por una OTA, no podrás solicitar una nueva tarjeta al portal.
Si una transacción automática con una VCC falla, deberás realizar el cobro manualmente desde tu cuenta de SysPay, utilizando allí los datos de la tarjeta correspondiente.
Antes de realizar cualquier gestión, comprueba siempre dónde está almacenada la tarjeta de la reserva.
Buenas prácticas
Identifica primero si la tarjeta pertenece a SysPay o a Avantio Payments.
Utiliza el email del huésped para localizar las tarjetas antiguas en SysPay.
Solicita una nueva tarjeta cuando necesites continuar gestionando los cobros desde Avantio Payments.
Haz seguimiento de los pagos pendientes después de solicitar nuevos datos.
Presta especial atención a las Tarjetas Virtuales, ya que su gestión depende de las condiciones de la OTA.
Caso práctico
Una reserva fue creada antes de que la agencia activara Avantio Payments y todavía tiene un pago pendiente.
La tarjeta original permanece almacenada en SysPay, por lo que no está disponible directamente en Avantio Payments.
La agencia localiza la tarjeta antigua en SysPay utilizando el email del huésped. Sin embargo, quiere gestionar el siguiente cobro desde Avantio Payments.
Desde el Desglose de pagos de la reserva selecciona Solicitar tarjeta. El huésped recibe el correo, introduce una nueva tarjeta y el sistema puede procesar el cobro en la fecha programada.
Si la tarjeta original fuera una VCC de una OTA y el cobro automático fallara, no sería posible solicitar una nueva tarjeta al portal. En ese caso, el cobro tendría que realizarse manualmente desde SysPay.
Errores frecuentes
No encuentras la tarjeta en SysPay: utiliza el email del huésped como criterio de búsqueda.
La tarjeta antigua no aparece en Avantio Payments: es el comportamiento esperado, ya que las tarjetas no se migran entre plataformas.
El cobro no puede realizarse automáticamente desde Avantio Payments: solicita una nueva tarjeta al huésped.
No puedes solicitar una nueva VCC a la OTA: realiza el cobro manualmente desde SysPay si la transacción automática ha fallado.
Si algo no funciona
Si no puedes localizar la tarjeta o gestionar el cobro como esperas, revisa estos puntos antes de contactar con nuestro equipo de atención al cliente:
Comprueba si la tarjeta se registró antes o después de activar Avantio Payments.
Verifica que estés utilizando el email correcto del huésped para buscarla en SysPay.
Revisa la reserva, la línea de pago y el estado del cobro.
Comprueba si se trata de una Tarjeta Virtual y si requiere una gestión específica.
Actualiza la ficha de la reserva y revisa de nuevo la información disponible.
Si el problema continúa, contacta con nuestro equipo de atención al cliente e incluye capturas de pantalla, el localizador de la reserva, el pago afectado y el email del huésped asociado a la reserva.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir consultando tarjetas almacenadas antes de activar Avantio Payments?
¿Puedo seguir consultando tarjetas almacenadas antes de activar Avantio Payments?
Sí. Las tarjetas almacenadas previamente permanecen disponibles en SysPay y pueden consultarse desde su interfaz utilizando tus propias credenciales.
¿Se migran automáticamente las tarjetas antiguas a Avantio Payments?
¿Se migran automáticamente las tarjetas antiguas a Avantio Payments?
No. Las tarjetas almacenadas en SysPay no se transfieren ni se comunican automáticamente con Avantio Payments.
Si necesitas gestionar un nuevo cobro desde Avantio Payments, deberás solicitar al huésped que registre una nueva tarjeta.
¿Qué ocurre si la tarjeta es una Tarjeta Virtual de una OTA?
¿Qué ocurre si la tarjeta es una Tarjeta Virtual de una OTA?
Si una transacción automática con una Tarjeta Virtual falla, no podrás solicitar una nueva tarjeta al portal.
En ese caso, deberás realizar el cobro manualmente desde tu cuenta de SysPay, utilizando los datos de la VCC almacenados allí.