Controla todos los movimientos de tu reserva
El Desglose de pagos es la sección de cada reserva que te permite registrar y revisar todos los movimientos económicos, cobros, devoluciones y fianzas, tanto si están pendientes como si ya se han procesado. Con esta herramienta tendrás una visión completa y podrás actuar de forma rápida, sin salir del sistema.
Si tienes activo Avantio Payments, además dispondrás de distintos métodos de pago online (tarjeta de crédito, iDEAL, Google Pay, Apple Pay…), y desde el propio desglose podrás realizar cobros, devoluciones, retenciones y liberaciones de manera sencilla.
Gracias a la funcionalidad multi-tarjeta, puedes asociar varias tarjetas a una misma reserva y utilizarlas según necesites.
Accede a toda la información de cobros en tus reservas
Accede a
VRMS → Reservas → Listado de reservas.Haz clic en el icono de vista completa
para abrir la ficha de una reserva.Dirígete a la sección «Desglose de pagos».
En este apartado, cada pago muestra:
Fecha.
Importe.
Estado: pendiente, cobrado por el portal, cobrado o fallido.
Forma de pago: transferencia, tarjeta de crédito, efectivo o PayPal.
Tipo: automático o manual, según la configuración de Avantio Payments.
En el icono «Observaciones»
puedes añadir comentarios internos relacionados con cada pago.
Gestión de fianzas
En esta sección también puedes controlar las fianzas, ya sea en forma de cobro o retención en tarjeta, según la configuración de tu extra.
La información disponible incluye fecha, importe, forma de pago y tipo de fianza.
Tarjetas asociadas a la reserva
Con el botón «Ver tarjetas» se abre un panel con todas las tarjetas vinculadas a la reserva (físicas y virtuales).
Añadir tarjeta: permite introducirla manualmente en un formulario seguro.
Solicitar tarjeta: envía un correo al huésped para que complete sus datos de forma segura.
La última tarjeta añadida se aplicará por defecto, aunque todas las tokenizadas seguirán disponibles.
Identificación y vigencia de tarjetas
Física (azul): tarjeta real del huésped, admite cargos sin limitaciones. Vigencia desde la tokenización hasta la fecha de expiración, como máximo 30 días después del check-out.
Virtual o VVC (amarilla): tarjeta monedero de Booking.com o Expedia con saldo limitado al importe de la reserva (alojamiento + limpieza). Vigencia desde la fecha de validez hasta 30 días después del check-out.
Cuando la tarjeta ya no permita más cobros, el sistema avisará de forma automática de la siguiente manera:
Tarjeta no disponible
No puedes operar porque han pasado más de 30 días desde el check-out.
Acciones disponibles sobre las tarjetas
Al hacer clic en Ver tarjeta y seleccionar la deseada, accedes al menú de los tres puntos, donde podrás:
Validar tarjeta (clientes con plataforma de pago SysPay).
Reportar tarjeta como no válida para las reservas de Booking.com.
Ver tarjeta. Disponible únicamente si no tienes una plataforma de pago integrada. En este caso, el sistema dirige a Receptio by Syspay para visualizar los datos completos.
En estos casos la tarjeta solo aparece tokenizada en el listado y métodos de pago, sin permitir cobros, transacciones ni automatización dentro del sistema.
Acciones disponibles en el desglose de pagos
Añadir un pago
Haz clic en «Añadir pago».
Se generará una nueva fila editable donde podrás indicar la forma de pago.
En el selector aparecerán todas las tarjetas tokenizadas asociadas a la reserva.
Al guardar los cambios, la fila se ordenará automáticamente por fecha (de la más próxima a la más lejana).
Añadir una devolución manual
Activa el modo edición.
Pulsa en el icono de los tres puntos
(esquina superior derecha).Selecciona «Añadir devolución manual».
Se añadirá una nueva fila editable correspondiente a la devolución.
Atención a los detalles
En el desplegable de forma de pago no aparecerán las tarjetas guardadas, ya que las devoluciones deben hacerse siempre desde la línea de pago original.
Esto significa que, si quieres devolver un importe, deberás lanzarlo directamente sobre el pago y la tarjeta concreta con la que se procesó. Así, cada devolución queda asociada al pago correcto y no de manera genérica a cualquier tarjeta de la reserva.
Con Avantio Payments, las devoluciones ya no se pueden programar: deben ejecutarse en el momento.
¿Dónde puedo visualizar el historial de pagos?
Entra en el desglose en modo edición, pulsa en el icono de los tres puntos (esquina superior derecha) y selecciona «Ver historial».Se abrirá una ventana emergente con dos pestañas: «Pagos» y «Fianzas», donde podrás revisar todos los movimientos, acciones realizadas y correos electrónicos asociados a las transacciones de la reserva.
¿Cómo gestionar la fianza?
La gestión de la fianza depende del método de pago utilizado:
Métodos distintos a la tarjeta de crédito: la línea de pago se puede editar sin restricciones.
Con tarjeta de crédito:
Si el pago está pendiente, podrás editar la línea de pago.
Si el pago ya está cobrado, no se podrá editar ni cancelar por motivos de seguridad.
Añadir devolución o liberación de fianza
Si la fianza se gestiona con tarjeta de crédito y tienes activa una plataforma de pago conectada con Avantio Payments, en modo edición podrás decidir entre:
Cobrar o devolver la fianza.
Cobrar o liberar la fianza.
De esta forma, tendrás un control total sobre el importe bloqueado en la reserva según tus necesidades.
¿Cómo realizar un reembolso por cancelación de reserva?
La gestión de los reembolsos depende de si la cancelación es manual o automática.
Cancelación manual de la reserva
Para cancelar una reserva manualmente desde el VRMS:
En el listado de reservas, haz clic en «Vista completa» para abrir la ficha de la reserva.
Dentro de la ficha, pulsa el botón «Anular».
Se abrirá un pop-up con las opciones de cancelación disponibles:
Reembolso total
Pagos con tarjeta de crédito: se genera una línea de devolución por cada pago existente.
Pagos offline (transferencia, efectivo, etc.): todos los pagos se agrupan en una única devolución pendiente.
Reembolso parcial
Pagos con tarjeta de crédito: se devuelven en orden inverso (del último al primero) hasta cubrir el importe a reembolsar.
Pagos offline: si los reembolsos online no cubren la totalidad, el sistema genera automáticamente una devolución pendiente por la diferencia.
Selector de método de pago
Si existe algún pago con tarjeta, esta opción se muestra por defecto.
Si seleccionas un método offline, se añade una devolución offline pendiente.
Cancelación automática
Si la reserva se cancela desde el portal, se generarán automáticamente las líneas de devolución según la penalización.
Todos los pagos pendientes se cancelan de forma automática.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si la tarjeta ya no permite cobros?
¿Qué pasa si la tarjeta ya no permite cobros?
El sistema avisa cuando la tarjeta deja de estar disponible para transacciones.
¿Puedo editar un pago ya procesado con tarjeta de crédito?
¿Puedo editar un pago ya procesado con tarjeta de crédito?
No. Por motivos de seguridad, los pagos ya procesados no se pueden modificar ni cancelar desde el desglose.
¿Qué tarjeta se aplica por defecto?
¿Qué tarjeta se aplica por defecto?
Siempre se aplica la última tarjeta añadida, aunque puedes usar cualquiera de las tokenizadas.
¿Se pueden programar devoluciones?
¿Se pueden programar devoluciones?
No. Las devoluciones con tarjeta deben ejecutarse en el momento.
¿Por qué el sistema no me permite solicitar una tarjeta de crédito al huésped?
¿Por qué el sistema no me permite solicitar una tarjeta de crédito al huésped?
El sistema solo permite solicitar la tarjeta de crédito al huésped cuando existen pagos pendientes cuya forma de pago registrada sea tarjeta de crédito.