Punto de partida
Las condiciones de pago y cancelación influyen directamente en la experiencia de reserva de tus huéspedes y en la forma en que gestionas tus cobros.
Con el módulo Condiciones de reserva puedes definir cómo se confirman y pagan las reservas realizadas en tu web y en determinados portales, qué métodos de pago están disponibles, qué importes se cobran en cada momento y qué penalizaciones se aplican en caso de cancelación.
Además, puedes aplicar una única regla a todos tus alojamientos o crear condiciones específicas según las necesidades de cada uno.
¿Qué aprenderás en este artículo?
Aprenderás a crear y configurar tus condiciones de pago y cancelación, definir los distintos momentos de cobro y adaptar las reglas según el alojamiento, el importe o la duración de la reserva.
Ventajas
Definir de forma clara cuándo y cómo deben pagar tus huéspedes.
Adaptar las condiciones de pago y cancelación a distintos alojamientos.
Ofrecer información transparente durante el proceso de reserva y reducir posibles malentendidos.
¿Cuándo deberías usar esta funcionalidad?
Deberías usar esta funcionalidad cuando quieras definir o modificar las reglas de pago y cancelación de tus reservas, configurar diferentes anticipos o métodos de pago, o aplicar condiciones específicas según tus alojamientos.
También puedes utilizarla para adaptar las condiciones según la temporada, el importe de la reserva o su duración.
Antes de empezar
Conviene revisar previamente:
Qué porcentaje quieres cobrar en el momento de la reserva y en pagos posteriores.
Qué métodos de pago quieres ofrecer a tus huéspedes.
Qué alojamientos deben compartir las mismas condiciones y cuáles necesitan reglas específicas.
También es recomendable definir previamente tus políticas de cancelación y comprobar si utilizas Avantio Payments, ya que algunas opciones, como el cobro con tarjeta, dependen de tener una plataforma de pago integrada.
Ten en cuenta que los nuevos alojamientos adoptarán automáticamente la regla configurada como predeterminada.
Sigue estos pasos
Crea una nueva condición de pago y anulación.
Accede a:VRMS → Reservas → Condiciones de reserva → Listado
Haz clic en Nueva condición de pago y anulación.
Identifica la regla y asigna los alojamientos.
En Nombre / Referencia, introduce un nombre que te permita reconocer fácilmente la condición.Después, en Selecciona alojamientos, marca los alojamientos a los que quieres aplicar esta regla y haz clic en Siguiente.
Configura cómo se confirma y paga la reserva.
En Cómo se confirman y pagan las reservas, define los diferentes pasos de pago:Paso 1 — Al reservar: indica el porcentaje que debe abonarse y selecciona el método de pago. Si utilizas Avantio Payments con tarjeta de crédito, puedes configurar un 0 % en el momento de la reserva.
Pasos 2 y 3: configura los pagos restantes hasta completar el importe total.
Para los pagos posteriores puedes seleccionar:
Antes de la entrada: indica cuántos días antes del check-in debe realizarse el pago y el porcentaje correspondiente.
En la entrada: configura el cobro para el momento del check-in.
Selecciona los métodos de pago y guarda la configuración.
Define qué métodos quieres aceptar, como tarjeta, transferencia o PayPal.Indica también el beneficiario y el número de cuenta que se utilizarán por defecto o configura información específica para determinados alojamientos.
Revisa todos los datos y haz clic en Guardar.
Resultado esperado
Una vez guardada la configuración, las reservas asociadas utilizarán las condiciones de pago y cancelación definidas para sus alojamientos.
Los huéspedes verán los métodos de pago disponibles y los importes que deben abonar según el momento de la reserva.
Podrás revisar y modificar estas condiciones posteriormente desde:
VRMS → Reservas → Condiciones de reserva → Listado
Siguientes pasos recomendados
Después de guardar la configuración:
Revisa los alojamientos asociados a cada condición para comprobar que las reglas se aplican correctamente.
Realiza una comprobación del proceso de reserva para verificar que los porcentajes, fechas y métodos de pago mostrados coinciden con tu estrategia.
Principales campos y opciones
Nombre / Referencia: permite identificar fácilmente cada condición.
Selecciona alojamientos: determina a qué propiedades se aplicará la regla.
Pasos de pago: permiten repartir el importe de la reserva entre distintos momentos.
Método de pago: define las opciones disponibles para el huésped.
Beneficiario y número de cuenta: indican quién recibe los pagos.
Condiciones de anulación: permiten definir penalizaciones según el momento de la cancelación.
Configuración avanzada: permite adaptar determinadas reglas según el importe o la duración de la reserva.
Limitaciones y consideraciones
Ten en cuenta que:
Si una reserva se realiza con menos antelación que la prevista para un segundo pago, el huésped deberá abonar el 100 % de la reserva.
Los porcentajes de pago se calculan exclusivamente sobre el importe del alquiler, no sobre los extras.
Los extras deben configurarse de forma independiente en su pestaña correspondiente.
Los nuevos alojamientos utilizarán automáticamente la condición predeterminada.
Las condiciones configuradas en Avantio no sustituyen las políticas propias de todos los portales.
Antes de realizar cambios en condiciones ya utilizadas, revisa siempre qué alojamientos y reservas pueden verse afectados.
Buenas prácticas
Utiliza nombres claros para identificar fácilmente cada condición.
Mantén una estructura de pagos sencilla y fácil de entender para el huésped.
Evita crear más reglas de las necesarias si varios alojamientos comparten la misma estrategia.
Comprueba el proceso de reserva después de guardar los cambios.
Comunica claramente las condiciones de cancelación en tu web.
Revisa periódicamente las condiciones para asegurarte de que siguen adaptándose a tu operativa.
Caso práctico
Una agencia quiere cobrar un 30 % en el momento de la reserva y el 70 % restante 15 días antes de la entrada.
Para configurarlo:
En el Paso 1, establece un 30 % y selecciona los métodos de pago disponibles.
En el Paso 2, selecciona Antes de la entrada, indica 15 días y configura el 70 % restante.
Asigna la condición a los alojamientos correspondientes.
Define las penalizaciones de cancelación según los días que resten hasta el check-in.
Si un huésped realiza la reserva, por ejemplo, solo 10 días antes de la llegada, el sistema solicitará directamente el 100 % del importe, ya que la fecha prevista para el segundo pago ya habría pasado.
Cómo ocultar la transferencia bancaria según los días restantes
Si quieres evitar que un huésped seleccione transferencia bancaria cuando la fecha de entrada está demasiado próxima, puedes utilizar la opción Ocultar método de pago según días.
En el Paso 1, indica el número de días de antelación a partir del cual quieres ocultar este método.
Por ejemplo, si introduces 5 días, la transferencia dejará de estar disponible para todas las reservas realizadas con menos de cinco días de antelación al check-in.
Una vez configurada esta opción en el Paso 1, se aplicará automáticamente a los pasos posteriores.
Configuración avanzada
Puedes aplicar reglas adicionales en función de las características de la reserva.
En el Paso 1, la sección Configuración avanzada está disponible por defecto.
En los pasos 2 y 3, aparecerá cuando selecciones Antes de la entrada.
Desde aquí puedes utilizar:
Configuración según importe de la reserva.
Configuración según duración de la reserva.
Por ejemplo, puedes establecer que las reservas con un importe inferior a 100 € deban pagarse íntegramente en el momento de la reserva.
También puedes limitar determinados métodos de pago mediante:
Ocultar opciones según días.
Ocultar opciones según importe.
Configura las condiciones de anulación
En la sección Condiciones de anulación puedes establecer diferentes penalizaciones según el tiempo restante antes del check-in.
También puedes definir la penalización aplicable en caso de no-show.
Por ejemplo:
Cancelación entre 0 y 2 semanas antes de la entrada → penalización del 80 % del importe del alquiler.
Procura que estas condiciones sean claras y estén correctamente comunicadas al huésped para reducir dudas y posibles contracargos.
Errores frecuentes
No aparece el método de pago esperado: revisa que esté seleccionado en la condición y, en el caso de tarjeta, que tengas una plataforma integrada con Avantio Payments.
El huésped debe pagar el 100 % aunque hayas configurado varios plazos: comprueba la antelación con la que se ha realizado la reserva.
El porcentaje no coincide con el total de la reserva: recuerda que los anticipos se calculan únicamente sobre el importe del alquiler.
Una regla se aplica a alojamientos incorrectos: revisa los alojamientos seleccionados en la condición correspondiente.
La transferencia no aparece como método de pago: comprueba si tienes activada alguna restricción basada en los días restantes antes del check-in.
Si algo no funciona
Si las condiciones no se comportan como esperas, revisa estos puntos antes de contactar con nuestro equipo de atención al cliente:
Comprueba que la condición esté correctamente guardada.
Verifica que el alojamiento afectado esté asociado a la regla correspondiente.
Revisa los porcentajes, los días previos al check-in y los métodos de pago configurados.
Comprueba si existen reglas avanzadas según importe, duración o días que puedan estar modificando el comportamiento.
Actualiza la página y revisa de nuevo la configuración.
Si el problema continúa, contacta con nuestro equipo de atención al cliente e incluye capturas de pantalla, el nombre de la condición, el alojamiento afectado y las fechas de la reserva en la que debería aplicarse.
Preguntas frecuentes
¿Puedo configurar condiciones de pago y cancelación diferentes según la temporada?
¿Puedo configurar condiciones de pago y cancelación diferentes según la temporada?
Sí. Puedes utilizar la opción Nueva temporada para definir distintos periodos y aplicar condiciones diferentes según las fechas seleccionadas.
¿Por qué no veo la opción de cobro con tarjeta?
¿Por qué no veo la opción de cobro con tarjeta?
Es posible que todavía no tengas integrada una plataforma de pago con Avantio Payments. Consulta con tu especialista de implementación o con nuestro equipo para revisar qué plataformas están disponibles para tu configuración.
¿Cómo se calculan los porcentajes de anticipo?
¿Cómo se calculan los porcentajes de anticipo?
Los porcentajes se calculan siempre sobre el importe del alquiler, sin incluir los extras. Estos deben configurarse de forma independiente.
¿Las condiciones configuradas en Avantio modifican las políticas de Airbnb o Booking.com?
¿Las condiciones configuradas en Avantio modifican las políticas de Airbnb o Booking.com?
No. Airbnb y Booking.com mantienen sus propias políticas de pago y cancelación.
Actualmente, Vrbo sí puede utilizar las condiciones de pago y anulación configuradas en Avantio.