Ausgangspunkt
Wenn du Receptio powered by SysPay genutzt hast, bevor du Avantio Payments aktiviert hast, kann es sein, dass du noch Buchungen mit gespeicherten Karten auf der alten Plattform hast.
Seit Januar 2021 und aufgrund von Änderungen in den europäischen Zahlungsrichtlinien ist dieses Kartenverwaltungsmodell für Agenturen mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) nicht mehr zulässig. Deshalb müssen Agenturen, die es noch nutzen, auf eine integrierte Zahlungsplattform umsteigen.
Mit der Aktivierung von Avantio Payments ändert sich der Umgang mit den Karten:
Im VRMS werden Kartendaten – sowohl neue als auch alte – nicht mehr direkt angezeigt.
Neue Karten werden tokenisiert und sicher auf der integrierten Zahlungsplattform gespeichert.
Zahlungen werden ab sofort über das VRMS verwaltet.
Bereits in SysPay gespeicherte Karten werden nicht automatisch zu Avantio Payments migriert.
Was lernst du in diesem Artikel?
Du erfährst, wie du Karten einsehen kannst, die vor der Aktivierung von Avantio Payments gespeichert wurden, wie du eine Karte in SysPay korrekt findest und wie du bei Bedarf eine neue Karte vom Gast anfordern kannst.
Vorteile
Du behältst die Kontrolle über Buchungen, die vor der Umstellung erstellt wurden.
Neue Kartendaten werden sicher verwaltet.
Der Übergang zu Avantio Payments wird erleichtert, ohne dass du den Überblick über offene Zahlungen verlierst.
Wann solltest du diese Funktion nutzen?
Du solltest dieses Vorgehen anwenden, wenn du Buchungen hast, die vor der Aktivierung von Avantio Payments erstellt wurden und du die in SysPay gespeicherte Karte einsehen oder den Gast um eine neue Karte bitten musst, um eine Zahlung zu verarbeiten.
Das ist besonders wichtig bei Buchungen mit offenen Zahlungen, deren ursprüngliche Karte nicht in Avantio Payments verfügbar ist.
Vor dem Start
Prüfe vorab:
Ob die Karte der Buchung vor oder nach der Aktivierung von Avantio Payments hinterlegt wurde.
Ob du Zugang und Zugangsdaten zu deinem SysPay-Konto hast.
Ob für die Buchung noch offene Zahlungen zu bearbeiten sind.
Es empfiehlt sich außerdem zu prüfen, ob es sich um eine normale Karte oder um eine Virtuelle Karte (VCC) einer OTA handelt, da das Vorgehen unterschiedlich sein kann.
So gehst du vor
Finde die alte Karte in SysPay.
Melde dich in deinem SysPay-Konto an und gehe zum Bereich E-terminal.Suche die Karte mit der E-Mail-Adresse des Gastes.
Die E-Mail-Adresse ist das effektivste Kriterium, um die richtige Karte zu finden.So findest du die E-Mail im VRMS:
Gehe zu VRMS → Buchungen → Buchungsliste.
Wähle die Buchung aus.
Klicke auf Komplette Ansicht.
Wechsle zum Tab Daten.
Fahre mit der Maus über die Lupe neben dem Bereich Kunde.
Sieh dir die E-Mail im Fenster Kundendetails an.
Bei Virtuellen Karten von Booking.com ist die E-Mail des Kunden ebenfalls das richtige Suchkriterium.
Prüfe, ob du eine neue Karte benötigst.
Karten, die vor der Aktivierung von Avantio Payments in SysPay gespeichert wurden, werden nicht ins neue System übernommen.Wenn du die Zahlung über Avantio Payments abwickeln möchtest, musst du den Gast bitten, eine neue Karte zu hinterlegen.
Fordere eine neue Karte direkt aus der Buchung an.
Gehe zu:VRMS → Buchungen → Buchungsliste
Dann:
Öffne die Buchung in der Kompletten Ansicht.
Gehe zu Zahlungsübersicht.
Klicke auf Karte anzeigen.
Wähle Karte anfordern.
Der Gast erhält eine E-Mail, um seine neuen Kartendaten sicher einzugeben.
Erwartetes Ergebnis
Sobald der Gast die neue Karte eingibt, steht sie für die Zahlungsabwicklung der Buchung über Avantio Payments zur Verfügung.
Wenn für die Zahlung bereits ein Termin in der Zahlungsliste hinterlegt ist, wird die Abbuchung wie geplant durchgeführt.
Du kannst die Zahlung verfolgen unter:
Buchhaltung → Rechnungsstellung und Zahlungen → Liste der offenen Zahlungen
Empfohlene nächste Schritte
Nachdem du die neue Karte angefordert hast:
Überprüfe die Liste der offenen Zahlungen, um sicherzustellen, dass die Zahlung weiterhin korrekt geplant ist.
Kontrolliere die Buchungsdetails, um zu prüfen, ob die neue Karte hinterlegt wurde und die Zahlung über Avantio Payments abgewickelt werden kann.
Wichtige Felder und Optionen
E-terminal von SysPay: ermöglicht die Einsicht in Karten, die auf der alten Plattform gespeichert sind.
Kunden-E-Mail: Hauptkriterium, um eine Karte in SysPay zu finden.
Karte anfordern: sendet dem Gast eine Anfrage, eine neue Karte zu hinterlegen.
Liste der offenen Zahlungen: ermöglicht die Nachverfolgung geplanter Zahlungen.
Einschränkungen und Hinweise
Bitte beachte:
Früher in SysPay gespeicherte Karten werden nicht zu Avantio Payments migriert.
Avantio verwaltet keine Benutzer oder Passwörter für SysPay.
Du benötigst deine eigenen Zugangsdaten für die Plattform.
Alte Karten können nicht automatisch über Avantio Payments genutzt werden.
Bei einer Virtuellen Karte (VCC) einer OTA kannst du keine neue Karte beim Portal anfordern.
Wenn eine automatische Transaktion mit einer VCC fehlschlägt, musst du die Zahlung manuell über dein SysPay-Konto mit den dort gespeicherten Kartendaten durchführen.
Prüfe vor jeder Aktion immer, wo die Karte der Buchung gespeichert ist.
Best Practices
Stelle zuerst fest, ob die Karte zu SysPay oder zu Avantio Payments gehört.
Nutze die E-Mail-Adresse des Gastes, um alte Karten in SysPay zu finden.
Fordere eine neue Karte an, wenn du die Zahlungen weiterhin über Avantio Payments abwickeln möchtest.
Verfolge offene Zahlungen, nachdem du neue Kartendaten angefordert hast.
Achte besonders auf Virtuelle Karten, da deren Verwaltung von den Bedingungen der OTA abhängt.
Praxisbeispiel
Eine Buchung wurde erstellt, bevor die Agentur Avantio Payments aktiviert hat, und es ist noch eine Zahlung offen.
Die ursprüngliche Karte ist weiterhin in SysPay gespeichert und steht daher nicht direkt in Avantio Payments zur Verfügung.
Die Agentur findet die alte Karte in SysPay über die E-Mail-Adresse des Gastes. Sie möchte die nächste Zahlung aber über Avantio Payments abwickeln.
In der Zahlungsübersicht der Buchung wählt sie Karte anfordern. Der Gast erhält die E-Mail, gibt eine neue Karte ein und das System kann die Zahlung zum geplanten Termin abwickeln.
Handelt es sich bei der ursprünglichen Karte um eine VCC einer OTA und schlägt die automatische Abbuchung fehl, kann keine neue Karte beim Portal angefordert werden. In diesem Fall muss die Zahlung manuell über SysPay erfolgen.
Häufige Fehler
Du findest die Karte nicht in SysPay: Nutze die E-Mail-Adresse des Gastes als Suchkriterium.
Die alte Karte erscheint nicht in Avantio Payments: Das ist das erwartete Verhalten, da Karten nicht zwischen den Plattformen migriert werden.
Die Zahlung kann nicht automatisch über Avantio Payments erfolgen: Fordere eine neue Karte vom Gast an.
Du kannst keine neue VCC bei der OTA anfordern: Führe die Zahlung manuell über SysPay durch, wenn die automatische Transaktion fehlgeschlagen ist.
Wenn etwas nicht funktioniert
Wenn du die Karte nicht findest oder die Zahlung nicht wie erwartet abwickeln kannst, prüfe diese Punkte, bevor du unseren Kundenservice kontaktierst:
Überprüfe, ob die Karte vor oder nach der Aktivierung von Avantio Payments hinterlegt wurde.
Stelle sicher, dass du die richtige E-Mail-Adresse des Gastes für die Suche in SysPay verwendest.
Kontrolliere die Buchung, die Zahlungszeile und den Status der Zahlung.
Prüfe, ob es sich um eine Virtuelle Karte handelt und ob eine spezielle Vorgehensweise nötig ist.
Aktualisiere die Buchungsdetails und prüfe die Informationen erneut.
Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktiere unseren Kundenservice und füge Screenshots, die Buchungs-Nr., die betroffene Zahlung und die E-Mail-Adresse des Gastes bei.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich weiterhin Karten einsehen, die vor der Aktivierung von Avantio Payments gespeichert wurden?
Kann ich weiterhin Karten einsehen, die vor der Aktivierung von Avantio Payments gespeichert wurden?
Ja. Die zuvor gespeicherten Karten bleiben in SysPay verfügbar und können dort mit deinen eigenen Zugangsdaten eingesehen werden.
Werden alte Karten automatisch zu Avantio Payments migriert?
Werden alte Karten automatisch zu Avantio Payments migriert?
Nein. In SysPay gespeicherte Karten werden nicht automatisch zu Avantio Payments übertragen oder synchronisiert.
Wenn du eine neue Zahlung über Avantio Payments abwickeln möchtest, musst du den Gast bitten, eine neue Karte zu hinterlegen.
Was passiert, wenn es sich um eine Virtuelle Karte einer OTA handelt?
Was passiert, wenn es sich um eine Virtuelle Karte einer OTA handelt?
Wenn eine automatische Transaktion mit einer Virtuellen Karte fehlschlägt, kannst du beim Portal keine neue Karte anfordern.
In diesem Fall musst du die Zahlung manuell über dein SysPay-Konto mit den dort gespeicherten VCC-Daten durchführen.