Maximiere die Effizienz bei der Verwaltung von Extras
Wenn du die Extras von Anfang an richtig einstellst, kannst du sie besser verkaufen, Zeit sparen und sicherstellen, dass dein gesamtes Team weiß, was in jedem Fall zu tun ist. Die Logik ist einfach: Du aktivierst einmalig die gängigen Standard-Extras und passt sie bei Bedarf für einzelne Unterkünfte an. So arbeitest du schneller und ohne Komplikationen.
Schritt für Schritt: Standard-Extras aktivieren und einrichten
Gehe zu Unterkünfte → Kurzaufenthalt → Extras. Öffne ein Extra (zum Beispiel Endreinigung). Die gängigsten sind bereits im System hinterlegt; du musst sie nur noch wie folgt anpassen:
Wann es angewendet wird.
Ob es im Preis enthalten ist oder nicht.
An welchem Tag es angewendet wird.
Die Preisberechnung (pro Buchung, pro Nacht, pro Person, pro Person und Nacht, pro Stunde, pro kW/m³, informativ oder als Prozentsatz des Buchungspreises).
Die entsprechende Mehrwertsteuer (MwSt.). Beachte, dass Änderungen später nicht rückwirkend für bereits erstellte Buchungen gelten.
Falls eine Verwaltung erforderlich ist, wähle den Verantwortlichen (intern oder Dienstleister) und wähle ihn aus der Liste aus.
Speichere die Änderungen und wiederhole die Schritte für alle Extras, die du aktivieren möchtest. Lass nicht benötigte Extras deaktiviert.
Nützlicher Tipp
Aktiviere nur die Extras, die für die meisten Unterkünfte gelten. Wenn eine Unterkunft besondere Bedingungen benötigt, passe sie direkt im Unterkunftsprofil an: Unterkunft → Extras/Services.
Extras im Unterkunftsprofil anpassen
Wenn du bereits Standard-Extras eingerichtet hast, übernimmt das System automatisch Preise und Bedingungen für jede neue Unterkunft. Später kannst du sie individuell anpassen.
Schritt für Schritt
Klicke im Seitenmenü des VRMS auf „Unterkünfte“.
Wähle die Option „Kurzaufenthalt“.
Öffne das Unterkunftsprofil, indem du auf den Button „Vollansicht“ klickst
.
Klicke im Profil auf „Ändern“.
Gehe zum Bereich „Extras und Services“.
Wähle die Extras aus, die du anzeigen möchtest, und passe Preis, Bedingungen oder Sichtbarkeit an.
Lege fest, wie das Extra im Buchungsformular angezeigt werden soll: 1) als separater Zusatzkostenpunkt, 2) separat mit integriertem Preis in der Miete oder 3) nicht separat, aber im Mietpreis enthalten.
Klicke auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.
Wenn du das Extra auf der Web anzeigen möchtest, bleibt es im Status Ausstehende Aktivierung, bis das Kundenservice-Team es geprüft und freigegeben hat.
Eingeschränkte Bearbeitung: Ist das Extra bereits aktiv und du möchtest Name oder Beschreibung ändern, wende dich an den Support.
Mehrwertsteuer: Sie wird direkt auf den Buchungsbetrag angewendet, ist nicht rückwirkend und kann nicht direkt in der Buchung geändert werden.
Kompatibilität der Extras
Nicht alle Portale akzeptieren die gleichen Extras oder dieselbe Abrechnungsart. Das kann die Sichtbarkeit oder die Berechnung in Buchungen beeinflussen. Prüfe immer die Kompatibilitätstabelle, bevor du Extras veröffentlichst.
Einstellungen für die Kaution
Die Kaution ist ein erstattbares Extra, das eingerichtet werden muss, wenn es verwendet wird. Sie kann allgemein oder pro Unterkunft definiert werden:
Allgemein:
Unterkünfte → Kurzaufenthalt → Extras → Erstattbare Kaution.Pro Unterkunft: direkt im Profil der jeweiligen Unterkunft, falls du spezielle Bedingungen festlegen möchtest.
Du kannst einstellen:
Wann der Gast die Kaution zahlen muss.
Die Zahlungsmethode (z. B. Kreditkarte).
Die Abwicklung: direkte Abbuchung oder temporäre Reservierung auf der Karte.
Für weitere Details zu diesem Prozess findest du Informationen in diesem Artikel.
Best Practices
Prüfe vor der Veröffentlichung die Kompatibilität des Extras mit den Portalen.
Denke daran: Ein neues Extra für die Web bleibt bis zur Freigabe durch den Support im Status „Ausstehende Aktivierung“.
Lege Saisons immer anhand des Aufenthaltsdatums fest, nicht nach dem Buchungsdatum.
Wenn du Extras und Services in Avantio korrekt einrichtest und verwaltest, kannst du Prozesse optimieren, Bedingungen für jede Unterkunft individuell anpassen und ein übersichtliches System beibehalten.
So erreichst du mehr Effizienz für dein Team und eine hochwertige Erfahrung für deine Kunden.
Häufig gestellte Fragen
Gelten Saisons für das Buchungsdatum oder das Aufenthaltsdatum?
Gelten Saisons für das Buchungsdatum oder das Aufenthaltsdatum?
Saisons gelten für das Aufenthaltsdatum. Beispiel: Ist ein Extra vom 1. Mai bis 30. September eingestellt, wird es nur angeboten, wenn die Nächte in diesem Zeitraum liegen – unabhängig davon, wann die Buchung erfolgt ist.
Ich habe „€ pro Stunde“ eingestellt, aber das System berechnet keinen Gesamtbetrag. Ist das normal?
Ich habe „€ pro Stunde“ eingestellt, aber das System berechnet keinen Gesamtbetrag. Ist das normal?
Ja. Diese Einheiten („€ pro Stunde“, „€ pro Liter“, „€ pro kW“, „€ pro m³“) sind informativ und der Endbetrag muss manuell eingegeben werden.
Ich möchte, dass jede Unterkunft einen anderen Dienstleister für dasselbe Extra hat. Wie geht das?
Ich möchte, dass jede Unterkunft einen anderen Dienstleister für dasselbe Extra hat. Wie geht das?
Passe das Extra im Unterkunftsprofil → Extras/Services an und weise den entsprechenden externen Dienstleister zu. Interne Nutzer können von dort aus nicht zugewiesen werden.
Ich habe ein neues Extra erstellt und möchte es auf der Web anzeigen. Warum steht dort „Ausstehende Aktivierung“?
Ich habe ein neues Extra erstellt und möchte es auf der Web anzeigen. Warum steht dort „Ausstehende Aktivierung“?
Weil es vom Kundenservice-Team geprüft werden muss. Nach der Überprüfung und Freigabe wird es aktiviert.