Lege fest, wie deine Gäste ihre Buchungen bezahlen
Mit dem Modul Buchungsbedingungen kannst du ganz einfach steuern, wie Buchungen auf deiner Web und in bestimmten Portalen bestätigt und bezahlt werden, welche Zahlungsmethoden du akzeptierst und welche Stornierungsregeln gelten. So schaffst du Transparenz für deine Gäste, stärkst das Vertrauen und erhöhst die Chance auf Buchungen.
Hauptvorteile
Mit diesem Modul kannst du:
Festlegen, welchen Prozentsatz des Gesamtbetrags du als Anzahlung verlangst.
Die verfügbaren Zahlungsmethoden auf deiner Web und in einigen Portalen bestimmen.
Festlegen, wer die Zahlungen erhält, inklusive Steuerdaten und Kontonummer.
Die Stornierungsbedingungen konfigurieren.
Unterschiedliche Regeln je Unterkunft oder Unterkunftsgruppe anwenden.
Konfigurationsoptionen
Das System bietet zwei Verwaltungsarten:
Eine einzige Regel für alle Unterkünfte. Um dies anzuwenden, musst du allen Unterkünften dieselbe Zahlungsregel zuweisen.
Eine spezifische Regel für jede Unterkunft. Diese wird einzeln zugewiesen und ermöglicht eine individuelle Anpassung nach deinen Bedürfnissen.
Achte auf Details
Beachte, dass neu angelegte Unterkünfte automatisch die Standardregel übernehmen.
So richtest du deine Zahlungsbedingungen ein
Schritt 1. Eine Zahlungsregel erstellen
Schritt 1. Eine Zahlungsregel erstellen
Gehe zu VRMS → Buchungen → Buchungsbedingungen → Übersicht.
Klicke auf „Neue Zahlungs- und Stornierungsbedingung“.
Gib unter „Name / Referenz“ einen leicht erkennbaren Namen für die Regel ein.
Wähle unter „Unterkünfte auswählen“ die Unterkünfte aus, für die die Regel gelten soll.
Klicke auf „Weiter“.
Im Abschnitt „Wie Buchungen bestätigt und bezahlt werden“ legst du die Zahlungsschritte fest:
Schritt 1 (bei Buchung): Wähle den Prozentsatz und die Zahlungsmethode. Wenn du Avantio Payments mit Kreditkarte nutzt, kannst du beim Buchen auch 0 % einstellen.
Schritte 2 und 3: Füge die restlichen Zahlungen hinzu, bis der Gesamtbetrag erreicht ist. Für jeden Schritt:
Wähle „Vor Anreise“ und gib die Anzahl der Tage vor Anreise sowie den Prozentsatz an.
Oder wähle „Bei Anreise“, hier wird kein Prozentsatz angegeben.
Wähle die akzeptierten Zahlungsmethoden (Karte, Überweisung, PayPal usw.).
Gib den Zahlungsempfänger und die Standardkontonummer an oder hinterlege spezifische Daten je Unterkunft.
Klicke auf „Speichern“.
Zu beachten: Wie du die Zahlungsmethode Überweisung ausblendest
Wenn du die Option Überweisung als Zahlungsmethode ausblenden möchtest, wenn ein Gast mit weniger als einer bestimmten Anzahl von Tagen vor dem Check-in bucht, kannst du die Option „Zahlungsmethode nach Tagen ausblenden“ aktivieren.
Im Schritt 1 gibst du die Anzahl der Tage (X) an, ab wann die Option ausgeblendet werden soll.
Sobald dies in Schritt 1 eingestellt ist, wird die Einstellung automatisch auf die weiteren Schritte angewendet und die Überweisungsoption wird automatisch ausgeblendet bei allen Buchungen, die mit weniger als X Tagen Vorlauf zum Check-in erfolgen.
Achte auf Details
Wenn die Buchung mit weniger Vorlauf als für die zweite Zahlung vorgesehen erfolgt, zahlt der Gast 100 % des Buchungsbetrags.
Die Prozentsätze beziehen sich immer nur auf den Mietpreis, nicht auf die Extras (diese werden separat im Extras-Tab konfiguriert).
Schritt 2. Zusätzliche Optionen konfigurieren (falls zutreffend)
Schritt 2. Zusätzliche Optionen konfigurieren (falls zutreffend)
Individuelle Regeln (Zahlungsschritte 1, 2 und 3):
Im Schritt 1 erscheint der Bereich „Erweiterte Einstellungen“ standardmäßig.
In Schritt 2 und 3 wird dieser Bereich nur angezeigt, wenn du „Vor Anreise“ auswählst.
Hier kannst du auswählen:
„Einstellung nach Buchungsbetrag“.
„Einstellung nach Buchungsdauer“.
Beispiel: Wenn der Betrag unter 100 € liegt, werden 100 % berechnet.
Optionen bei Auswahl einer Zahlungsmethode:
Du kannst „Optionen nach Tagen ausblenden“ aktivieren, um Zahlungsmethoden je nach verbleibenden Tagen vor Anreise einzuschränken.
Du kannst „Optionen nach Betrag ausblenden“ aktivieren, um Kartenzahlungen abhängig vom Buchungsbetrag zu beschränken.
Schritt 3. Stornierungsbedingungen festlegen
Schritt 3. Stornierungsbedingungen festlegen
Im Bereich „Stornierungsbedingungen“ kannst du:
Regeln je nach verbleibender Zeit bis zum Check-in festlegen.
Die anwendbare Gebühr bei Nichterscheinen (No-Show) bestimmen.
Beispiel: Stornierung zwischen 0 und 2 Wochen vor Anreise → 80 % des Mietpreises als Gebühr.
Best Practice: Lege die Stornierungsbedingungen klar fest und kommuniziere sie auf deiner Web, um Missverständnisse und Rückbuchungen zu vermeiden.
Als nächsten Schritt empfehlen wir dir, deine aktuellen Bedingungen zu überprüfen und zu entscheiden, ob du eine allgemeine Regel oder mehrere spezifische Regeln anwenden möchtest.
Stelle sie im System ein, damit deine Gäste von Anfang an wissen, wie sie buchen und was im Falle einer Stornierung passiert.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Buchungs- und Stornierungsbedingungen nach Saison festlegen?
Kann ich Buchungs- und Stornierungsbedingungen nach Saison festlegen?
Ja, über den Button „Neue Saison“ kannst du die Saisonzeiten auswählen und so zwischen verschiedenen Jahreszeiten unterscheiden.
Warum sehe ich die Option Kartenzahlung nicht?
Warum sehe ich die Option Kartenzahlung nicht?
Möglicherweise hast du noch keine Zahlungsplattform mit Avantio Payments integriert. Sprich dazu mit deinem Implementierungsspezialisten, um zu erfahren, welche Zahlungsplattformen wir anbieten.
Wie werden die Anzahlungs-Prozentsätze berechnet?
Wie werden die Anzahlungs-Prozentsätze berechnet?
Immer auf den Mietpreis, ohne Extras. Die Extras werden im eigenen Tab konfiguriert.
Werden die in anderen Portalen wie Airbnb und Booking eingestellten Zahlungs- und Stornierungsbedingungen geändert?
Werden die in anderen Portalen wie Airbnb und Booking eingestellten Zahlungs- und Stornierungsbedingungen geändert?
Nein, jedes Portal hat seine eigenen Zahlungs- und Stornierungsrichtlinien. VRBO ist derzeit das einzige Portal, das die im System eingestellten Zahlungs- und Stornierungsbedingungen übernimmt.