Optimiere das Aufgabenmanagement
Ein effektives Aufgabenmanagement ist entscheidend, damit die Vorgänge deines Ferienvermietungsunternehmens organisiert und effizient ablaufen. Mit dem Vorgangsmanager kannst du die Erstellung von Aufgaben automatisieren, wenn eine Buchung ein verwaltbares Extra enthält, Aufgaben manuell anlegen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, interne oder externe Verantwortliche zuweisen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. So reduzierst du Zwischenfälle, verbesserst die Koordination und stellst sicher, dass nichts außer Kontrolle gerät.
Aufgabenkonfiguration
Automatische Aufgaben
Werden erstellt, wenn verwaltbare Extras konfiguriert oder als „erfordert Verwaltung“ markiert werden, und richten sich nach dem Feld „Anwendungsdatum“ des Extras.
Ist bereits ein Verantwortlicher zugewiesen, verknüpft das System diesen automatisch mit der Aufgabe.
Ist kein Verantwortlicher zugewiesen, kannst du ihn manuell aus der Vorgangsliste hinzufügen.
Sie sind immer mit einer Buchung verknüpft und gewährleisten so die Nachverfolgbarkeit.
Nützlicher Tipp
Das Datum und die Uhrzeit einer automatisch generierten Aufgabe können angepasst werden, um die Zusammenarbeit mit deinem Team zu erleichtern.
Manuelle Aufgaben
Werden frei erstellt für allgemeine Aufgaben oder Zwischenfälle, ohne an eine Buchung gebunden zu sein.
Können einem oder mehreren Unterkünften zugeordnet werden.
Es wird unterschieden zwischen normalen Aufgaben und Zwischenfällen (letztere werden gelb hervorgehoben).
Schritte zum Erstellen einer manuellen Aufgabe
Gehe in VRMS zu „Vorgänge“ und klicke auf „Erstellen“.
Es öffnet sich die Seitenleiste „Einstellungen“.
Fülle die Felder der Aufgabe aus:
Titel
Typ (Aufgabe oder Zwischenfall)
Verantwortungstyp (keiner, intern oder Anbieter)
Zuordnung zu Unterkunft/Unterkünften (optional)
Datum und Uhrzeit der Durchführung
Status (offen, in Bearbeitung oder erledigt)
Beschreibung (optional)
Checklist-Vorlage verwenden (optional)
Bilder anhängen (sofern sie die Anforderungen erfüllen)
Falls zutreffend, ordne die entsprechenden Unterkünfte zu und klicke auf „Weiter“.
Überprüfe alle Angaben und klicke auf „Speichern“, um zu bestätigen.
Die Aufgabe erscheint in der Liste und automatische Benachrichtigungen werden an die zugewiesenen Verantwortlichen gesendet.
Best Practices
Benenne Aufgaben klar und aussagekräftig.
Füge Bilder hinzu, die den Kontext verdeutlichen.
Überprüfe den Benachrichtigungsverlauf, um sicherzustellen, dass alle Verantwortlichen informiert wurden.
Priorisiere kritische Zwischenfälle, indem du sie gelb hervorhebst.
Aufgaben verfolgen und bearbeiten
Wenn du eine Aufgabe öffnest, findest du verschiedene Tabs für eine detaillierte Nachverfolgung:
Aufgabe: Zeigt alle Details, den aktuellen Status und das Änderungsprotokoll.
Du kannst die Einstellungen der Aufgabe bearbeiten, indem du auf das Stiftsymbol klickst.
Buchung: Falls verknüpft, siehst du die aktuelle, vorherige und nächste Buchung der Unterkunft.
Unterkunft: Adresse, Betten- und Badezimmeraufteilung sowie Zugriff auf das Unterkunftsprofil.
Kommentare: Füge Notizen, Bilder hinzu und markiere Zwischenfälle.Best Practices
Nützliche Tipps
Nutze Zwischenfälle, um kritische Aufgaben hervorzuheben; sie erscheinen gelb markiert sowohl in der Vorgangsliste als auch im Anbieter-Portal.
Füge Bilder zu Zwischenfällen hinzu, um mehr Informationen zum Problem zu liefern und die Identifizierung sowie Lösung zu erleichtern.
Erkenne den Reinigungsstatus auf einen Blick, da sich die Farbe im Kalender ändert, wenn der Anbieter die Aufgabe als erledigt markiert.
Mit dem Vorgangsmanager kannst du alle Aufgaben zentral konfigurieren, zuweisen und überwachen.
Dank seiner Flexibilität und den automatischen Benachrichtigungen sorgt er für ein effizientes, organisiertes Management und eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen automatischen und manuellen Aufgaben?
Was ist der Unterschied zwischen automatischen und manuellen Aufgaben?
Manuelle Aufgaben werden frei für allgemeine Vorgänge oder Zwischenfälle erstellt und können bei Bedarf bestimmten Unterkünften zugeordnet werden.
Kann ich eine Aufgabe mehreren Unterkünften zuordnen?
Kann ich eine Aufgabe mehreren Unterkünften zuordnen?
Ja, das System erstellt für jede ausgewählte Unterkunft eine separate Aufgabe.
Wie werden Zwischenfälle hervorgehoben?
Wie werden Zwischenfälle hervorgehoben?
Sie werden mit gelbem Hintergrund in der Vorgangsliste und im Anbieter-Portal hervorgehoben, damit kritische Aufgaben schnell erkennbar sind.
Erhalten Verantwortliche automatisch Benachrichtigungen?
Erhalten Verantwortliche automatisch Benachrichtigungen?
Ja. VRMS-Nutzer erhalten Benachrichtigungen im System und Anbieter per E-Mail, wenn diese Option beim Erstellen der Aufgabe ausgewählt wurde.