Centralize, simplifique e crie confiança

Gerir alojamentos significa manter os proprietários informados e dar-lhes acesso a dados essenciais. Com a Intranet de reservas para Proprietários, não só reduz as perguntas e tarefas repetitivas, como também constrói relações baseadas em transparência, controlo e segurança.

O que é a Intranet de reservas para Proprietários e porque é tão útil?

A Intranet de reservas para Proprietários é uma plataforma criada para que os seus proprietários possam consultar e gerir toda a informação relevante sobre os alojamentos que gere. É um espaço que centraliza tudo o que é necessário e permite à sua agência poupar tempo em tarefas repetitivas, com a vantagem da transparência flexível, já que a sua agência decide que nível de informação partilha com cada proprietário e pode ajustá-lo a qualquer momento. Ao mesmo tempo, os proprietários têm a tranquilidade de ter a informação sempre disponível.

De forma simples, o proprietário pode aceder a:

Os seus alojamentos: detalhes e características de cada propriedade.
Reservas: acompanhamento claro das ocupações.
Liquidações: informação de pagamentos atualizada.
Relatórios de gestão: desempenho e dados principais.

Principais benefícios

Otimização do tempo da agência: ao concentrar a informação, reduzem-se perguntas e tarefas manuais.
Controlo total da transparência: a agência define desde o início que informação cada proprietário pode ver e, se quiser, pode alterar este nível de acesso a qualquer momento.
Gestão direta pelo proprietário: supervisão e autogestão de certos aspetos chave, dentro dos parâmetros definidos pela agência.
Informação centralizada: tudo num só lugar, acessível a qualquer hora.
Comunicação mais fluida: otimiza a interação entre a sua agência e os proprietários.

Passo a passo: como dar acesso à Intranet de reservas para Proprietários

Configurar o acesso à Intranet para os seus proprietários é um processo simples que pode fazer da seguinte forma:

Aceda ao perfil do proprietário (se ainda não estiver criado, consulte este artigo).
Clique em "Editar".
Vá à secção "Intranet para proprietários".
Ative a opção "Ativar Intranet".
Introduza o email único do proprietário no campo de utilizador.
Atribua as permissões de acesso que pretende conceder.

Atenção aos detalhes

Cada proprietário deve registar-se com um email único, pois na Avantio o mesmo email só pode ser usado uma vez em todo o sistema.

Esse email não pode já estar associado a outra empresa que utilize a Avantio.
Se o email já estiver registado no nosso sistema, será solicitado que introduza um diferente.

Nestes casos, recomenda-se usar um email diferente ou, em alternativa, pedir à agência onde esse email foi originalmente usado para o remover da respetiva conta.

Segurança da Conta – Configuração de 2FA para Proprietários

É possível configurar a autenticação de dois fatores (2FA) também para perfis de proprietários a partir do módulo de configuração da empresa.

Ao ativar esta opção, pode escolher entre dois tipos de configuração:

Obrigatória (recomendado): todos os proprietários terão de usar 2FA para aceder.
Opcional: cada proprietário pode decidir se ativa ou não a ligação segura.

O que acontece se a configuração for opcional?

Neste caso, cada proprietário terá de confirmar uma ligação segura sempre que aceder a partir de um endereço IP diferente.

O processo é o seguinte:

O proprietário introduz os seus dados de acesso.
Surge uma mensagem no ecrã a indicar que foi enviado um email para confirmar o acesso seguro.

3. O proprietário recebe o email e deve clicar em “Confirmar ligação segura”.

4. Depois de confirmada a ligação, o acesso será validado e o proprietário poderá aceder normalmente à conta.

Esta medida acrescenta uma camada extra de segurança e ajuda a proteger a conta contra acessos não autorizados.

Configuração de permissões

Decide o que cada proprietário pode ver ou fazer na sua Intranet. Apenas ver reservas? Também modificar dados?

Para saber mais sobre a configuração de cada permissão, recomendamos consultar este artigo.

Dica útil

Comece com permissões básicas e só as alargue se for necessário.

Boas práticas

Configure inicialmente com restrições e depois vá aliviando conforme a confiança ou os acordos estabelecidos.

Registar um proprietário na Intranet significa mais controlo, mais transparência e menos complicações. Com esta configuração, centraliza a informação, facilita a comunicação e otimiza o seu dia a dia.

Agora que os seus proprietários têm acesso, vai notar como a relação melhora e a gestão da sua agência se torna mais simples.

Perguntas Frequentes

Posso usar o mesmo endereço de email para vários proprietários?

Não, cada proprietário deve ter um endereço de email único que servirá como email de acesso à Intranet. Isto garante a segurança e a correta identificação de cada conta.

O que devo fazer se o email de um proprietário já estiver registado na Avantio por outra agência?

Terá de pedir ao proprietário que forneça um email diferente ou solicitar à agência anterior que elimine a conta associada a esse email. A Avantio não pode eliminar utilizadores de outras agências; a gestão deve ser feita diretamente entre o proprietário e a agência onde o email foi registado.

É possível definir diferentes níveis de permissões para cada proprietário?

Sim, depois de criado o acesso, pode atribuir e personalizar que informação cada proprietário pode ver ou modificar na sua Intranet, adaptando-a às suas necessidades e acordos com eles.

Um alojamento pode ter mais do que um proprietário no sistema?

Sim, o sistema permite adicionar um co-proprietário no perfil do alojamento. No entanto, esta informação é apenas para referência: o co-proprietário não é incluído nos processos de liquidação ou faturação (nem de autofaturação), que são geridos apenas com o proprietário principal. Também não é possível dar acesso à Intranet ao co-proprietário de um alojamento.

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