Automatisiere Aufgaben, weise Verantwortliche zu und verfolge alles in Echtzeit
Eine effektive Aufgabenverwaltung ist entscheidend, damit die Vorgänge deines Ferienvermietungsunternehmens organisiert und effizient bleiben. Mit dem Vorgangsmanager kannst du Aufgaben automatisch erstellen lassen, wenn eine Buchung ein verwaltbares Extra enthält, Aufgaben manuell anlegen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, interne oder externe Verantwortliche zuweisen und alles in Echtzeit nachverfolgen. So reduzierst du Zwischenfälle, verbesserst die Koordination und stellst sicher, dass nichts außer Kontrolle gerät.
Hauptvorteile
Intelligente Automatisierung: Immer wenn eine Buchung ein Extra mit zugewiesenem Verantwortlichen enthält, wird die entsprechende Aufgabe automatisch im Vorgangsmodul erstellt.
Volle Flexibilität: Erstelle manuell Aufgaben für allgemeine Überprüfungen oder Zwischenfälle und weise sie je nach Bedarf einem oder mehreren Unterkünften zu.
Komplette Kontrolle: Jede Aufgabe enthält detaillierte Informationen zur Buchung, zur Unterkunft und zum Verantwortlichen, mit Tabs für Kommentare und Benachrichtigungen.
Echtzeit-Überwachung: Ändere Status, sieh dir die Historie an und melde Zwischenfälle direkt im System.
Nützlicher Tipp
Nutze Zwischenfälle, um kritische Aufgaben hervorzuheben; sie werden sowohl in der Vorgangsliste als auch im Anbieter-Intranet gelb markiert angezeigt.
Aufgabenkonfiguration
Automatische Aufgaben
Werden erstellt, wenn Extras als verwaltbar konfiguriert oder als „erfordert Verwaltung“ markiert werden.
Ist bereits ein Verantwortlicher zugewiesen, verknüpft das System diesen automatisch mit der Aufgabe.
Sie sind immer mit einer Buchung verknüpft und gewährleisten so die Nachverfolgbarkeit.
Ist kein Verantwortlicher zugewiesen, musst du diesen manuell in der Vorgangsliste hinzufügen.
Manuelle Aufgaben
Können frei für allgemeine Aufgaben oder Zwischenfälle erstellt werden, ohne an eine Buchung gebunden zu sein.
Können einem oder mehreren Unterkünften zugeordnet werden.
Es wird unterschieden zwischen normalen Aufgaben und Zwischenfällen (letztere werden gelb hervorgehoben).
Schritte zum Erstellen einer manuellen Aufgabe
Gehe in VRMS zu „Vorgänge“ und klicke auf „Erstellen“.
Es öffnet sich die Seitenleiste „Einstellungen“.
Fülle die Felder der Aufgabe aus:
Titel
Typ (Aufgabe oder Zwischenfall)
Beschreibung (optional)
Verantwortlicher (keiner, intern oder Anbieter)
Zuordnung zu Unterkunft/Unterkünften (optional)
Datum und Uhrzeit der Durchführung
Status (offen, in Bearbeitung oder erledigt)
Bilder anhängen (sofern sie die Anforderungen erfüllen)
Falls zutreffend, ordne die entsprechenden Unterkünfte zu und klicke auf „Weiter“.
Überprüfe alle Angaben und klicke auf „Speichern“, um zu bestätigen.
Die Aufgabe erscheint in der Liste und automatische Benachrichtigungen werden an die zugewiesenen Verantwortlichen gesendet.
Aufgaben nachverfolgen und bearbeiten
Wenn du eine Aufgabe öffnest, findest du Tabs für eine detaillierte Nachverfolgung:
Aufgabe: Zeigt alle Details, aktuellen Status und Änderungshistorie.
Buchung: Falls verknüpft, siehst du die aktuelle, vorherige und nächste Buchung der Unterkunft.
Unterkunft: Adresse, Betten- und Badezimmeraufteilung sowie Zugriff auf das Unterkunftsprofil.
Kommentare: Füge Notizen, Bilder hinzu und markiere Zwischenfälle.
Benachrichtigungen: Verlauf der vom System gesendeten Benachrichtigungen und Zugriff auf den Chat mit dem Verantwortlichen über die Unified inbox.
Best Practices
Benenne Aufgaben klar und aussagekräftig.
Füge Bilder hinzu, die den Kontext verdeutlichen.
Überprüfe den Benachrichtigungsverlauf, um sicherzustellen, dass alle Verantwortlichen informiert wurden.
Priorisiere kritische Zwischenfälle mit der gelben Hervorhebung.
Mit dem Vorgangsmanager kannst du alle deine Aufgaben in einem einzigen Modul konfigurieren, zuweisen und überwachen.
Dank seiner Flexibilität und den automatischen Benachrichtigungen sorgt er für eine effiziente, organisierte Verwaltung und eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen automatischen und manuellen Aufgaben?
Was ist der Unterschied zwischen automatischen und manuellen Aufgaben?
Manuelle Aufgaben werden frei für allgemeine Vorgänge oder Zwischenfälle erstellt und können bei Bedarf bestimmten Unterkünften zugeordnet werden.
Kann ich eine Aufgabe mehreren Unterkünften zuweisen?
Kann ich eine Aufgabe mehreren Unterkünften zuweisen?
Ja, das System erstellt für jede ausgewählte Unterkunft eine separate Aufgabe.
Wie werden Zwischenfälle hervorgehoben?
Wie werden Zwischenfälle hervorgehoben?
Sie werden mit gelbem Hintergrund in der Vorgangsliste und im Anbieter-Intranet angezeigt, um kritische Aufgaben schnell zu erkennen.
Erhalten Verantwortliche automatisch Benachrichtigungen?
Erhalten Verantwortliche automatisch Benachrichtigungen?
Ja. VRMS-Nutzer erhalten Benachrichtigungen im System und Anbieter per E-Mail, wenn diese Option beim Erstellen der Aufgabe ausgewählt wird.