Prossimamente!
Stiamo lavorando a questa nuova funzionalità affinché tu possa utilizzarla molto presto.
Punto di partenza
Le istruzioni scritte in testo libero possono generare dubbi, interpretazioni diverse e attività incomplete. Inoltre, quando ogni alloggio ha esigenze specifiche, risulta difficile mantenere un’operatività uniforme senza perdere flessibilità.
Le checklist delle attività permettono di trasformare le istruzioni di un’attività in un elenco strutturato di elementi verificabili.
Puoi creare modelli riutilizzabili, associarli agli extra, personalizzarli per Alloggi specifici o aggiungerli direttamente a un’attività manuale.
Durante l’esecuzione, l’utente interno o il fornitore esterno contrassegna ogni elemento man mano che lo completa. Il responsabile delle Operazioni può consultare l’avanzamento e verificare chi ha completato ogni azione.
Cosa imparerai in questo articolo?
In questo articolo imparerai a:
Creare modelli di checklist riutilizzabili.
Associare una checklist a un extra.
Personalizzarla per un alloggio specifico.
Aggiungere una checklist a un’attività manuale.
Configurare elementi bloccanti.
Monitorare l’avanzamento delle attività.
Comprendere come si propagano le modifiche tra modelli, extra, Alloggi e attività.
Vantaggi
Istruzioni più chiare: il fornitore o l’utente interno sa esattamente quali azioni deve svolgere.
Operatività standardizzata: puoi configurare una checklist una sola volta e applicarla a tutte le attività generate da un extra.
Flessibilità per alloggio: ogni proprietà può avere una propria versione senza modificare la configurazione generale.
Monitoraggio in tempo reale: puoi consultare quanti elementi sono stati completati e chi ha eseguito ogni azione.
Maggiore controllo sulla chiusura: gli elementi bloccanti impediscono che un’attività venga contrassegnata come completata prima di aver terminato i passaggi obbligatori.
Meno attività riaperte: puoi convalidare il lavoro direttamente dalla scheda dell’attività senza dover richiedere conferme aggiuntive.
Quando dovresti usare questa funzionalità?
Dovresti usare questa funzionalità quando desideri definire istruzioni chiare e verificabili per attività di pulizia, manutenzione, preparazione degli Alloggi o altri servizi operativi.
È particolarmente utile anche quando:
uno stesso servizio genera attività ricorrenti;
hai bisogno di standardizzare il lavoro di più fornitori;
alcuni Alloggi richiedono istruzioni specifiche;
esistono azioni obbligatorie da completare prima di chiudere un’attività;
vuoi monitorare l’avanzamento senza contattare direttamente il fornitore.
Prima di iniziare
Conviene verificare preventivamente:
che la tua azienda abbia attivo il modulo Operazioni;
che la funzionalità checklist sia attivata per la tua azienda;
che il tuo piano sia compatibile con questa funzionalità;
che il tuo utente disponga dei permessi necessari;
quali istruzioni vuoi includere e quali devono essere obbligatorie;
se utilizzerai una configurazione generale o una diversa per determinati Alloggi.
La funzionalità può essere gestita dai seguenti profili:
Amministratore: creare e gestire modelli, configurare checklist negli extra e negli Alloggi, aggiungere checklist ad attività manuali e consultare l’avanzamento. |
Responsabile delle prenotazioni: le stesse azioni dell’Amministratore. |
Responsabile delle pulizie e dei servizi: consultare le attività con la relativa checklist e contrassegnare gli elementi. |
Altri utenti interni con un’attività assegnata: consultare le proprie attività e contrassegnare o deselezionare gli elementi, senza modificarne il contenuto. |
Fornitore esterno: consultare e completare la checklist dalla propria Area Fornitore. |
Consiglio
È consigliabile definire checklist semplici, ordinate e facili da completare prima di associarle a più extra o Alloggi.
Segui questi passaggi
1. Crea un modello di checklist
Accedi nel VRMS a Modelli.
Seleziona l’opzione per creare un nuovo modello.
Scegli il tipo di modello Checklist.
Inserisci un nome identificativo.
Aggiungi gli elementi che la persona assegnata all’attività dovrà completare, premendo Invio.
Aggiungi sottoelementi quando hai bisogno di suddividere un’azione principale, trascinando l’elemento sotto un elemento già creato.
Riordina gli elementi secondo l’ordine in cui devono essere eseguiti.
Salva il modello.
Ogni modello può contenere fino a 100 elementi, inclusi i sottoelementi.
Una volta salvato per la prima volta, non potrai modificare il nome del modello. Se hai bisogno di utilizzare un’altra denominazione, duplica il modello e assegna un nuovo nome alla copia.
Dalla vista dei modelli puoi anche:
modificare un modello;
duplicarlo;
eliminarlo;
cercarlo per nome;
filtrare per tipo: Tutto, Email, Testo o Checklist.
2. Associa una checklist a un extra
Accedi alla configurazione dell’extra corrispondente.
Apri la sezione Gestione dell’extra.
Individua il campo Checklist attività.
Seleziona una di queste opzioni: creare una checklist da zero; utilizzare un modello esistente.
Configura o rivedi gli elementi.
Salva le modifiche.
Puoi anche salvare come nuovo modello una checklist che hai creato direttamente dall’extra.
Da quel momento, tutte le nuove attività generate automaticamente da quell’extra includeranno una copia della checklist.
3. Personalizza la checklist per un alloggio
Per impostazione predefinita, ogni alloggio eredita la checklist configurata nell’extra generale.
Per creare una versione specifica:
Accedi all’extra dalla scheda dell’alloggio.
Individua il campo Checklist attività. Questa opzione appare solo se in precedenza hai selezionato «Richiede gestione» nella configurazione dell’extra.
Modifica, aggiungi o elimina gli elementi necessari.
Salva la configurazione.
Questa personalizzazione influisce solo sull’alloggio selezionato e non modifica la checklist generale dell’extra.
Puoi eliminare la personalizzazione in qualsiasi momento affinché l’alloggio torni a ereditare la configurazione generale.
4. Aggiungi una checklist a un’attività manuale
Accedi a Operazioni.
Avvia la creazione di un’attività manuale.
Compila le informazioni principali dell’attività.
Apri la sezione Dettagli.
Crea una checklist da zero o seleziona un modello esistente.
Rivedi gli elementi.
Crea l’attività.
Puoi creare un’attività manuale per un massimo di 20 Alloggi contemporaneamente.
Tutte le attività generate includeranno inizialmente la stessa checklist, ma successivamente potrai modificare ogni attività in modo indipendente.
5. Configura elementi bloccanti
Quando crei o modifichi un elemento da un extra, da un alloggio o da un’attività, puoi contrassegnarlo come bloccante.
Gli elementi bloccanti vengono mostrati in modo differenziato rispetto agli altri.
Quando configuri gli elementi, non è possibile contrassegnarne più di uno contemporaneamente come bloccante o obbligatorio. Questa configurazione deve essere effettuata singolarmente per ogni elemento.
Finché uno di essi rimane incompleto, il sistema impedirà di cambiare lo stato dell’attività in Completata e indicherà quali azioni risultano ancora in sospeso.
Gli elementi non bloccanti possono rimanere incompleti senza impedire la chiusura dell’attività.
6. Esegui l’attività e monitora l’avanzamento
La persona assegnata deve contrassegnare gli elementi man mano che li completa.
Ogni modifica viene salvata automaticamente. Non è necessario salvare manualmente l’attività dopo aver contrassegnato o deselezionato un elemento.
La scheda dell’attività mostra un indicatore di avanzamento, ad esempio:
✅ 4/31 completati
Lo storico registra anche:
quale elemento è stato completato;
chi lo ha completato;
in quale momento è stata eseguita l’azione.
Se il fornitore o un utente interno aggiorna un elemento mentre hai l’attività aperta, l’avanzamento si aggiorna in tempo reale senza necessità di ricaricare la pagina.
7. Completa la checklist dall’Area Fornitore
Il fornitore può consultare la checklist all’interno della scheda della propria attività, in un menu a tendina situato sotto la descrizione.
Da questo spazio può:
consultare tutti gli elementi;
contrassegnare e deselezionare azioni;
consultare la barra di avanzamento.
 |  |
Le modifiche effettuate si riflettono automaticamente nel VRMS.
Il fornitore non può modificare, aggiungere né eliminare il contenuto della checklist.
Risultato atteso
Al termine della configurazione, le nuove attività generate dall’extra includeranno automaticamente la checklist corrispondente.
Gli utenti interni e i fornitori potranno contrassegnare ogni azione durante l’esecuzione, mentre i responsabili delle Operazioni potranno verificare l’avanzamento in tempo reale.
Quando esistono elementi bloccanti, l’attività non potrà essere contrassegnata come Completata finché tutti non saranno stati completati.
Prossimi passi consigliati
Dopo aver salvato la configurazione:
genera un’attività di prova per verificare che la checklist compaia correttamente;
controlla la checklist dall’Area Fornitore per validare come la vedrà il fornitore;
conferma che gli elementi bloccanti impediscano di chiudere l’attività;
verifica che le personalizzazioni per alloggio non modifichino l’extra generale;
analizza nei giorni successivi se i fornitori completano correttamente gli elementi;
semplifica o riorganizza la checklist se rilevi passaggi poco chiari o attività che vengono riaperte frequentemente.
Principali campi e opzioni
Nome del modello: permette di identificare la checklist all’interno della sezione Modelli. Il nome non può essere modificato dopo il primo salvataggio.
Elementi: sono le azioni individuali che la persona assegnata all’attività deve completare. Ogni checklist ammette fino a 100 elementi, inclusi i sottoelementi.
Sottoelementi: permettono di suddividere un’azione principale in passaggi più concreti. La checklist ammette un solo livello di sottoelementi.
Elemento bloccante: impedisce di contrassegnare l’attività come Completata finché l’azione non è stata eseguita.
Usare un modello esistente: permette di applicare una checklist creata in precedenza senza dover reinserire tutti gli elementi.
Creare da zero: permette di definire una checklist direttamente da un extra, un alloggio o un’attività manuale.
Salvare come modello: permette di convertire una checklist creata da un extra in un modello riutilizzabile.
Indicatore di avanzamento: mostra il numero di elementi completati rispetto al totale della checklist.
Personalizzazione per alloggio: permette di sostituire la checklist ereditata dall’extra con una configurazione specifica per una proprietà.
Come si propagano le modifiche?
Se modifichi un modello checklist, la modifica influisce sugli extra che continuano a essere collegati ad esso e che non hanno modifiche manuali, così come sugli Alloggi che ereditano la configurazione di tali extra. |
Se modifichi la checklist di un extra, la modifica influisce sugli Alloggi che mantengono la configurazione predefinita. |
Se modifichi la checklist di un alloggio, la modifica influisce unicamente su quell’alloggio. |
Se modifichi la checklist di un’attività, la modifica influisce unicamente su quell’attività. |
Se modifichi una qualsiasi configurazione precedente, non vengono mai modificate le attività già create. |
Quando modifichi la checklist di un extra, il sistema mostra una finestra per scegliere se desideri applicare la modifica a tutti gli Alloggi o solo a quelli non personalizzati.
Limitazioni e considerazioni
Tieni presente che:
le attività già create conservano sempre una copia fissa della checklist;
le modifiche effettuate in un modello, extra o alloggio si applicano solo alle attività create successivamente;
le configurazioni personalizzate non vengono sovrascritte automaticamente;
ogni checklist può contenere un massimo di 100 elementi, inclusi i sottoelementi;
è ammesso un solo livello di sottoelementi;
il nome di un modello non può essere modificato dopo il salvataggio;
i fornitori non possono modificare il contenuto della checklist;
gli utenti interni senza permessi di gestione possono solo contrassegnare o deselezionare elementi;
gli elementi bloccanti impediscono di chiudere l’attività finché restano in sospeso;
ogni modifica di stato di un elemento viene salvata automaticamente;
la funzionalità deve essere attivata per l’azienda;
i piani deprecati non hanno accesso a questa funzionalità.
Prima di applicare modifiche a modelli utilizzati in più extra, verifica quali Alloggi hanno configurazioni personalizzate e ricorda che le attività già create non verranno aggiornate.
Cosa succede se elimini un modello?
Se provi a eliminare un modello di checklist utilizzato in uno o più extra, il sistema mostra un avviso e consente di scegliere tra due opzioni:
mantenere la checklist negli extra: la checklist viene conservata come configurazione personalizzata, ma smette di essere collegata al modello;
eliminarla dagli extra: la checklist viene eliminata anche da tutti gli extra nei quali era applicata.
In entrambi i casi, le attività create in precedenza mantengono la propria checklist e non vengono influenzate.
Buone pratiche
Definisci istruzioni brevi e orientate a un’unica azione.
Ordina gli elementi secondo la sequenza reale di lavoro.
Utilizza i sottoelementi solo quando aiutano a comprendere meglio un’azione.
Evita di creare checklist eccessivamente lunghe.
Contrassegna come bloccanti solo i passaggi realmente obbligatori.
Utilizza modelli per i servizi che si ripetono in più extra.
Personalizza per alloggio solo quando esistono differenze operative reali.
Verifica il risultato in un’attività di prova dopo il salvataggio.
Rivedi periodicamente le checklist in base al feedback di fornitori e utenti interni.
Evita di duplicare istruzioni nella descrizione dell’attività e nella checklist.
Utilizza nomi di modello chiari e facili da individuare, poiché non potrai modificarli successivamente.
Caso pratico
Un’azienda gestisce appartamenti con una camera da letto e ville con cinque camere da letto.
Per il servizio di pulizia finale, crea un modello chiamato Pulizia finale standard con i seguenti elementi:
Rimuovere la biancheria da letto.
Pulire la cucina.
Pulire i bagni.
Rifornire i prodotti di benvenuto.
Verificare che le finestre siano chiuse.
Inviare fotografie del risultato.
Il modello viene associato all’extra Pulizia finale, per cui tutte le nuove attività generate da quel servizio ricevono automaticamente la checklist.
Per una villa con cinque camere da letto, l’azienda personalizza la checklist dall’alloggio e aggiunge:
Verificare le cinque camere da letto.
Controllare la zona piscina.
Pulire il barbecue.
Verificare l’arredo esterno.
La personalizzazione della villa non modifica il modello generale né le checklist degli altri Alloggi.
Inoltre, l’azienda contrassegna come bloccanti i seguenti elementi:
Rifornire i prodotti di benvenuto.
Verificare che le finestre siano chiuse.
Inviare fotografie del risultato.
Il fornitore non potrà contrassegnare l’attività come Completata finché non avrà terminato queste tre azioni.
Errori frequenti
La checklist non compare in un’attività: verifica che l’attività sia stata creata dopo aver associato la checklist all’extra.
Un modello modificato non cambia un’attività esistente: le attività salvano una copia fissa della checklist al momento della loro creazione.
La modifica non arriva a un alloggio: controlla se l’alloggio ha una checklist personalizzata.
Il fornitore non può modificare gli elementi: questo comportamento è corretto; può solo contrassegnarli o deselezionarli.
L’attività non può essere contrassegnata come completata: verifica se ci sono elementi bloccanti ancora in sospeso.
Il nome del modello non può essere cambiato: i nomi vengono bloccati dopo il primo salvataggio.
Una checklist supera il limite consentito: riduci il numero di elementi e sottoelementi fino a un massimo totale di 100.
La configurazione influisce sugli Alloggi errati: controlla se hai applicato la modifica a tutti gli Alloggi o solo a quelli non personalizzati.
Il modello checklist eliminato continua a comparire in un extra: è possibile che durante l’eliminazione sia stata selezionata l’opzione per conservare la checklist come personalizzata.
Se qualcosa non funziona
Se la funzionalità non si comporta come previsto, verifica questi punti prima di contattare il nostro team di Assistenza Clienti:
controlla che la funzionalità sia attivata per la tua azienda;
verifica che il tuo piano sia compatibile;
controlla che il tuo utente disponga dei permessi necessari;
conferma che il modello, l’extra o la personalizzazione dell’alloggio siano salvati;
verifica se l’attività è stata creata prima o dopo l’ultima modifica;
controlla se l’alloggio ha una configurazione personalizzata;
verifica se restano elementi bloccanti in sospeso;
controlla che la checklist non superi i 100 elementi;
aggiorna la pagina e verifica nuovamente il risultato.
Se il problema persiste, contatta il nostro team di Assistenza Clienti e includi:
schermate;
nome del modello;
nome dell’extra;
alloggio interessato;
identificazione dell’attività;
data di creazione dell’attività;
risultato atteso;
descrizione del comportamento osservato.
Domande frequenti
Posso già configurare le checklist per le Operazioni all’interno di Avantio?
Posso già configurare le checklist per le Operazioni all’interno di Avantio?
No, non ancora. Stiamo lavorando a questa nuova funzionalità affinché tu possa utilizzarla molto presto.
Per scoprire come funzionerà, ti consigliamo di consultare questo articolo.
Se modifico un modello, cambiano le attività già esistenti?
Se modifico un modello, cambiano le attività già esistenti?
No. Le attività conservano una copia fissa della checklist che avevano al momento della creazione.
La versione aggiornata si applicherà solo alle attività create dopo la modifica.
Cosa succede agli extra se elimino un modello di checklist?
Cosa succede agli extra se elimino un modello di checklist?
Se il modello è applicato in uno o più extra, il sistema consente di scegliere tra:
mantenere la checklist negli extra come configurazione personalizzata;
eliminare la checklist da tutti gli extra nei quali era applicata.
Le attività già create non vengono influenzate.
Un fornitore può modificare gli elementi della checklist?
Un fornitore può modificare gli elementi della checklist?
No. I fornitori possono contrassegnare o deselezionare gli elementi, ma non possono modificarne, aggiungerne, eliminarne né riordinarne il contenuto.
Esiste un limite di elementi per checklist?
Esiste un limite di elementi per checklist?
Sì. Ogni checklist ammette un massimo di 100 elementi, inclusi i sottoelementi.
Posso obbligare a completare determinati elementi prima di chiudere un’attività?
Posso obbligare a completare determinati elementi prima di chiudere un’attività?
Sì. Contrassegna tali elementi come bloccanti.
Finché resteranno in sospeso, l’attività non potrà passare allo stato Completata.
Posso utilizzare una checklist diversa per un alloggio specifico?
Posso utilizzare una checklist diversa per un alloggio specifico?
Sì. Puoi personalizzare la checklist dalla configurazione dell’extra all’interno dell’alloggio.
La personalizzazione influirà solo su quella proprietà.
Cosa succede se elimino la personalizzazione di un alloggio?
Cosa succede se elimino la personalizzazione di un alloggio?
L’alloggio tornerà a ereditare la checklist generale configurata nell’extra.
Le modifiche di una checklist personalizzata influiscono sul modello originale?
Le modifiche di una checklist personalizzata influiscono sul modello originale?
No. Le modifiche effettuate in un extra, alloggio o attività non cambiano il modello originale.
È necessario salvare l’attività dopo aver contrassegnato un elemento?
È necessario salvare l’attività dopo aver contrassegnato un elemento?
No. Ogni selezione o deselezione viene salvata automaticamente.
Posso aggiungere una checklist a un’attività manuale?
Posso aggiungere una checklist a un’attività manuale?
Sì. Durante la creazione di un’attività manuale, puoi creare una nuova checklist o selezionare un modello esistente.
Posso creare attività con checklist per più Alloggi contemporaneamente?
Posso creare attività con checklist per più Alloggi contemporaneamente?
Sì. Puoi creare un’attività manuale per un massimo di 20 Alloggi.
Ogni attività includerà inizialmente la stessa checklist e potrà essere modificata successivamente in modo indipendente.
Chi può creare e gestire le checklist?
Chi può creare e gestire le checklist?
I profili con permessi di gestione sono:
Amministratore.
Responsabile delle prenotazioni.
Il Responsabile delle pulizie e dei servizi può consultare le attività con le relative checklist e contrassegnare gli elementi.
La funzionalità è disponibile per tutte le aziende?
La funzionalità è disponibile per tutte le aziende?
È disponibile per aziende con il modulo Operazioni attivo, un piano compatibile e la funzionalità attivata.
I piani deprecati non hanno accesso.
Quando una checklist viene contrassegnata come completata dal fornitore o dal responsabile, l’agenzia riceve una notifica?
Quando una checklist viene contrassegnata come completata dal fornitore o dal responsabile, l’agenzia riceve una notifica?
Sì. L’agenzia riceve una notifica nel VRMS, tramite la campana delle notifiche situata nella parte superiore.
Inoltre, se il fornitore o il responsabile contrassegna la checklist come completata lasciando alcuni elementi non obbligatori non selezionati, anche l’azienda riceverà una notifica.
È possibile duplicare le checklist?
È possibile duplicare le checklist?
Sì. Come gli altri tipi di Modelli, anche le checklist possono essere duplicate.
Per farlo, accedi a Menu > Modelli > Checklist, fai clic sui tre punti della checklist che desideri duplicare e seleziona Duplica.
È possibile tradurre una checklist in diverse lingue nel sistema?
È possibile tradurre una checklist in diverse lingue nel sistema?
No. Le checklist possono essere configurate in una sola lingua.
Se devi utilizzare una checklist in più lingue perché i tuoi fornitori o responsabili non parlano tutti la stessa lingua, ti consigliamo di duplicarla da Menu > Modelli > Checklist e di tradurre manualmente la checklist duplicata.
Successivamente, assicurati di configurare quella checklist negli extra o negli Alloggi nei quali desideri che venga visualizzata nell’altra lingua.
È possibile aggiungere più di una checklist a un extra o a un’operazione?
È possibile aggiungere più di una checklist a un extra o a un’operazione?
No. È possibile aggiungere una sola checklist per extra o Operazione.