Activer le module Séjour Moyen dans vos hébergements

Ce module vous permet de définir des règles spécifiques pour les séjours longue durée, avec des tarifs adaptés, des paiements mensuels et des conditions différentes par rapport à la location courte durée.

Accéder à la configuration du Séjour Moyen

Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité :

Allez dans Hébergements → Locations Courte Durée → Liste des biens.
Sélectionnez un ou plusieurs hébergements.
Si vous en sélectionnez un seul, cliquez sur les trois points pour configurer les options de séjour moyen :
Si vous sélectionnez plusieurs hébergements, vous trouverez la configuration du séjour moyen dans la barre du bas :
Dans les deux cas, cliquez sur "Modifier Séjour Moyen".

Définir la durée minimale du séjour

Définissez le seuil à partir duquel les conditions de séjour moyen s'appliqueront :

Trouvez le champ "Appliquer à partir de".
Indiquez le nombre minimum de nuits, par défaut 28.
Enregistrez vos modifications.

C'est le seul champ obligatoire pour activer le module.

Définir des tarifs spécifiques pour les séjours longue durée

Allez dans la section "Tarifs" du panneau latéral et définissez des prix adaptés à ce type de réservation.

Créer des saisons avec des prix à la nuitée

Cliquez sur "Ajouter (saisons)".
Sélectionnez la période de dates.
Définissez le prix par nuit.
Enregistrez la saison.

Si un nouveau tarif chevauche un tarif existant, le nouveau remplacera automatiquement l'ancien.

Comprendre les vues des tarifs mensuels

Le système propose deux façons de visualiser les prix :

Vue par saison : affiche les périodes avec les prix à la nuitée ;

Vue mensuelle : affiche le total calculé par mois.

De plus, le sélecteur d'année affichera un avertissement s'il y a des périodes sans configuration.

Comment les tarifs sont appliqués

Les tarifs séjour moyen sont prioritaires sur les tarifs courte durée dès que le nombre minimum de nuits est atteint.

À retenir :

si vous ne définissez pas de tarifs séjour moyen, les tarifs courte durée s'appliqueront ;
s'il manque une saison, aucune réservation ne pourra être faite sur cette période ;
ces tarifs ne fonctionnent que sur le Web et les réservations manuelles, pas sur les OTA ;
les remises/suppléments, codes promo et le tarif non remboursable ne s'appliquent pas.
les intégrations avec des outils de tarification dynamique comme PriceLabs ne s'appliquent pas aux tarifs séjour moyen.

Configurer les paiements mensuels et la caution client

Depuis la section "Paiements et caution client", vous pouvez définir comment ces réservations sont facturées.

Activer les paiements mensuels automatiques

Lorsque vous activez cette option :

le système remplace les règles de paiement standard ;
un premier paiement complet est prélevé lors de la réservation sur votre Web. Ce premier paiement inclut les frais supplémentaires et/ou les Extras, selon votre configuration.

Exemple : un séjour du 14 avril au 14 mai est facturé comme un mois complet lors du premier paiement.

les paiements mensuels automatiques suivants sont générés ;
tout ajustement d'arrondi est appliqué au dernier paiement.

Le système applique automatiquement les règles selon le nombre de nuits :

jusqu'à 27 nuits, les conditions de réservation courte durée s'appliquent ;
à partir de 28 nuits, les conditions séjour moyen s'appliquent.

Les modes de paiement et politiques d'annulation seront ceux définis dans les conditions de réservation courte durée.

Attention aux détails
Si vous n'activez pas les paiements séjour moyen, le système continuera d'utiliser les règles de paiement courte durée. Cela peut entraîner des incohérences pour les longues réservations, il est donc conseillé de vérifier avant de publier.

Définir la caution

Définissez la caution selon vos besoins :

montant numérique, sans décimales ;
moment de l'encaissement, "Au moment de la réservation" ou "À l'arrivée" ;
mode de paiement, sauf "Prise d'empreinte carte" ;
nombre de jours pour le retour après le départ.

Si vous ne définissez pas de caution pour les séjours moyens, la caution courte durée s'appliquera.

Ajouter des notes spécifiques pour les séjours longue durée

Vous pouvez inclure des informations supplémentaires visibles par le client :

Allez dans la section "Notes".
Saisissez le texte, jusqu'à 250 caractères (caractères spéciaux autorisés ; les balises HTML seront traitées comme du texte brut).
Complétez les langues disponibles sur votre Web.
Enregistrez vos modifications.

Ces notes apparaîtront automatiquement sur la page de l'annonce et dans votre formulaire de réservation Web lorsque la durée minimale du séjour est atteinte.

Gérer les paramètres en masse sur plusieurs hébergements

Vous pouvez appliquer des modifications en masse pour gagner du temps :

Sélectionnez plusieurs hébergements.
Choisissez une action : "Configurer séjour moyen", "Modifier séjour moyen" ou "Désactiver séjour moyen".
Ajustez la durée de réservation, les tarifs, les paiements ou les notes.
Cliquez sur "Oui, appliquer".
Confirmez les modifications et sélectionnez "Enregistrer les modifications".

S'il existe des paramètres différents, vous verrez le statut "Configurations multiples" et les nouvelles valeurs écraseront les précédentes.

Filtrer les hébergements et vérifier les paramètres Séjour Moyen

De nouveaux outils ont été ajoutés pour faciliter la gestion de l'inventaire.

Filtrer les hébergements par type de séjour

Utilisez le nouveau filtre "Type de séjour" :

"Tous".
"Uniquement les hébergements avec conditions Séjour Moyen".

Vérifier la configuration depuis la page hébergement dans votre VRMS

Dans la vue détaillée, vous verrez :

des tarifs courte durée et séjour moyen séparés ;
le statut de configuration avec des raccourcis ;
les paiements et la caution spécifiques ;
les notes configurées.

Comment le prix s'affiche sur le Web

Le système adapte l'affichage du prix selon la durée du séjour.

Voir les prix selon la durée de réservation

moins de 28 nuits : le prix total est affiché ;
28 nuits ou plus : le prix mensuel moyen est affiché.

Cela améliore la transparence des coûts pour les séjours longue durée.

Voir le détail des paiements dans votre formulaire de réservation Web

Pour les réservations séjour moyen avec paiements activés, l'utilisateur verra :

le montant à payer à la réservation ;
les mensualités restantes ;
le calendrier des paiements ;
le prix total final.

Vous pouvez également consulter le détail complet des paiements :

Affiche les notes et conditions spécifiques

Lorsque la durée minimale du séjour est atteinte :

les notes spécifiques sont affichées ;
la caution et les règles de paiement configurées sont appliquées ;
les blocs d'offres et de tarifs indiquent qu'ils s'appliquent aux séjours courte durée.

Calcule automatiquement le prix mensuel moyen

Le système utilise une formule pour équilibrer les mois de durées différentes :

Prix par nuit : Prix total de la location / Nombre total de nuits.
Nuits moyennes : Somme des jours de chaque mois du séjour / Nombre de mois inclus.
Prix mensuel affiché : Prix = prix par nuit × nuits moyennes.

Cela garantit un calcul équitable, que les mois aient 28, 30 ou 31 jours.

Affichage correct de la notification de poursuite de réservation

La notification de poursuite de réservation s’adapte automatiquement selon la configuration du séjour moyen de vos hébergements.

Pour garantir un comportement cohérent, le système vérifie les points suivants :

si le séjour moyen n’est pas activé, les conditions de séjour court s’appliquent sans modification ;
si le séjour moyen est activé et que les paiements invités sont également activés, le montant du premier paiement s’affiche au moment de la réservation.

Ainsi, le client voit dès le départ un montant clair et précis selon les conditions définies pour les longs séjours.

Gardez à l’esprit les limites et le fonctionnement du système

Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité :

il n’y a pas de synchronisation avec les OTAs ;
Les remises/suppléments, codes promotionnels, tarif non remboursable et tarification dynamique ne sont pas appliqués ;
les réservations manuelles suggèrent d’appliquer automatiquement les conditions ;
le module Opportunités dans VRMS prend bien en compte ces tarifs ;
Revenue Planning continue d’afficher les tarifs de court séjour.

Erreurs fréquentes
Configurer uniquement certaines saisons dans le séjour moyen peut bloquer les réservations pour les dates sans tarif défini. Veillez à bien couvrir tout le calendrier nécessaire.

Quels services privilégier pour attirer des locataires en séjour moyen ?

Les clients qui restent pour des séjours moyens ont besoin de services adaptés à la vie quotidienne, pas seulement à des vacances. Les priorités clés sont :

Wi-Fi rapide et fiable : indispensable, surtout pour les télétravailleurs

Un espace de travail ou un bureau dédié : un vrai plus pour les nomades digitaux et les professionnels

Cuisine entièrement équipée : les clients qui restent un mois veulent pouvoir cuisiner chez eux

Machine à laver (et idéalement, un sèche-linge ou un étendoir)

Espace de rangement et placards suffisants : les clients apportent bien plus de bagages que les visiteurs de court séjour

Smart TV et services de streaming

Produits de nettoyage de base et consommables en libre-service

Mettre en avant ces équipements dans la description de votre bien et dans le champ "Notes" de la configuration séjour moyen peut nettement améliorer votre taux de conversion.

Vous souhaitez proposer des locations en séjour moyen sur votre page web ? Comment demander l’activation du module dans Avantio ?

Ce module peut vous aider à élargir votre offre et à développer votre activité.
Pour demander l’activation du module séjour moyen, contactez votre Account Manager Avantio, qui pourra vous fournir toutes les informations sur le fonctionnement et les conditions, y compris les tarifs.

Questions fréquentes

Comment personnaliser les extras pour les réservations en séjour moyen ?

La configuration d’un hébergement en séjour moyen prend en compte les extras définis pour ce logement, que la réservation soit de court ou de moyen séjour. Cela dit, les extras (généraux ou spécifiques au bien) peuvent être configurés selon différents critères, dont le nombre de nuits du séjour.

Cela vous permet de personnaliser les extras qui ne doivent s’appliquer que si la réservation dépasse un certain nombre de nuits.

Exemple :

Pour une réservation de court séjour (moins de 28 nuits), le supplément climatisation n’est pas facturé, mais il l’est pour une réservation de séjour moyen.

Dans ce cas, configurez l’extra climatisation par défaut avec les paramètres standards (par exemple, "toujours appliquer" ou selon les séjours de moins de 28 nuits). Ensuite, créez un extra supplémentaire — que vous pouvez appeler "Climatisation" ou "Climatisation – séjour moyen" — et paramétrez-le pour qu’il ne s’applique que si le séjour dépasse 28 nuits.

Puis-je limiter le nombre de jours ou de mois pour lesquels un bien peut être réservé ?

Oui, vous pouvez le faire directement depuis la règle d’occupation de votre hébergement.

Pour cela, allez dans Revenue > Règles d’occupation. Lors de la modification d’une règle d’occupation, vous pouvez définir la durée minimale (nombre minimum de nuits) et la durée maximale (nombre maximum de nuits) autorisées pour vos biens.

Si vous ne trouvez pas cette option dans votre compte, contactez notre service client.

Puis-je facturer mensuellement les réservations pendant le séjour ? Quel montant sera prélevé ? Puis-je configurer les moyens de paiement ?

Oui, notre module séjour moyen vous permet de mettre en place des paiements mensuels. Lorsque les paiements mensuels sont activés, les réservations de plus de 28 nuits seront facturées au mois.

Le client paiera le premier mois au moment de la réservation, le deuxième mois à l’arrivée, puis les mois suivants à la même date de chaque mois correspondant à la date d’arrivée. Ainsi, l’agence de gestion perçoit toujours le paiement à l’avance, ce qui permet d’éviter les impayés.

Pour activer les paiements mensuels, allez dans Hébergements > Liste des biens > Trois points > Modifier séjour moyen > Paiements invités et dépôt.

Les moyens de paiement utilisés sont ceux configurés dans Réservations > Conditions de réservation.

Depuis cette section, vous pouvez configurer les moyens de paiement selon le nombre de nuits ; par exemple, si vous souhaitez accepter les virements bancaires pour les réservations de séjour moyen mais pas pour les courts séjours.

Saviez-vous que dans Harmony, vous pouvez configurer une automatisation pour envoyer un message aux clients lorsque le paiement est toujours marqué comme "en attente" après la date d’échéance ?

Comment m’assurer que les paiements mensuels suivants sont bien collectés ?

Si vous activez l’option de paiements mensuels, le client paiera sa réservation mois par mois, au lieu de tout régler avant l’arrivée.

Les paiements mensuels permettent de percevoir deux mois d’avance pour éviter les impayés ou, en cas de défaut de paiement, vous laissent le temps de gérer la situation avec le locataire.

Il n’est pas toujours possible de garantir à 100 % la solvabilité d’un locataire, mais les recommandations courantes incluent : les paiements anticipés (avec les paiements mensuels activés, deux mois sont payés d’avance), l’assurance contre les impayés (plus courante dans la location traditionnelle, mais il existe des polices spécifiques pour la location saisonnière), ou un dépôt personnalisé pour la location saisonnière couvrant un mois de loyer.

Puis-je définir un dépôt personnalisé pour les réservations en séjour moyen ? Comment est-il prélevé ?

Oui, avec le module séjour moyen, vous pouvez utiliser un dépôt pour vos réservations de court séjour et définir un dépôt distinct et personnalisé pour les séjours moyens.

Il est très courant que la gestion du dépôt diffère fortement entre les réservations de court séjour et de séjour moyen :

Montant : Pour les courts séjours, un dépôt peut être exigé ou non, et le montant est généralement inférieur à celui des séjours moyens. Pour les séjours moyens, la loi peut imposer un montant spécifique (par exemple, deux mois de loyer).
Moyen de paiement : Pour les courts séjours, le dépôt est généralement prélevé par carte (souvent en pré-autorisation). Pour les séjours moyens, la pré-autorisation n’est pas efficace à cause des limites (7 à 30 jours).
Remboursement : Pour les courts séjours, le dépôt est généralement restitué sous 24 à 72 heures après le départ. Pour les séjours moyens, ce délai peut aller jusqu’à 30 jours.

Pour activer un dépôt pour les réservations en séjour moyen, allez dans Hébergements > Liste des biens > Trois points > Modifier séjour moyen > Paiements invités et dépôt.

Le dépôt sera prélevé au moment de la réservation ou à la date d’arrivée, selon vos paramètres, et via le moyen de paiement sélectionné dans la configuration.

Puis-je envoyer un contrat à mes locataires en cours de séjour ?

Vous pouvez créer un modèle spécifique à envoyer aux clients ayant une réservation en cours de séjour.

Le contrat peut être créé directement dans l’éditeur de modèles VRMS, ou en externe puis lié depuis le modèle VRMS.

Lorsqu’une réservation en cours de séjour est enregistrée, le système ajoute automatiquement un tag pour que vous puissiez personnaliser la communication envoyée via Harmony spécifiquement pour ce type de réservation.

Exemple :

Vous avez activé le module de location moyenne durée et reçu une réservation avec arrivée en juillet et départ en septembre. Vous devez envoyer aux locataires un contrat de location à signer.

Configurez votre modèle de signature de contrat dans la section “Modèles”. Pensez à utiliser la catégorie “Réservations”.

Configurez une automatisation dans Harmony pour envoyer automatiquement le contrat à vos locataires.

→ N’oubliez pas que le tag à utiliser est BookingMidLongTerm

Une réservation de moyenne durée peut-elle être faite sur demande ?

Le système Avantio vous permet de faire des réservations directes ou sur demande. Vous pouvez définir cette option de façon générale pour toutes vos réservations, mais pas uniquement pour les séjours moyens.

Comment connecter mes biens à des portails pour les séjours moyens ?

Le système Avantio vous permet de connecter vos biens aux portails disponibles dans notre portefeuille de connexions. Comme le système est hybride (le même bien peut accepter des locations de courte ou de moyenne durée), vous pouvez connecter vos biens aux portails de votre choix.

Cependant, il est important de noter que les conditions de séjour moyen (tarifs, paiements mensuels et dépôt) ne sont pas synchronisées actuellement avec les portails.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les réservations web et manuelles.

Puis-je appliquer différentes politiques d'annulation aux réservations de moyenne durée ?

Actuellement, les réservations de moyenne durée suivent les politiques d'annulation définies dans la section générale « Conditions de réservation ». Le module ne propose pas encore de politique d'annulation spécifique pour les séjours de moyenne durée.

Astuce : Vous pouvez utiliser le champ « Notes » (jusqu'à 250 caractères, multilingue) dans la configuration de la moyenne durée pour informer les voyageurs des conditions d'annulation applicables à ce type de séjour. Ce texte apparaîtra sur le Web, dans les détails de l'hébergement, ainsi qu'au moment de la réservation.

De plus, vous pouvez configurer une automatisation Harmony déclenchée par le tag « BookingMidLongTerm » pour envoyer un message aux voyageurs lors de la réservation, détaillant la politique d'annulation applicable.

Que se passe-t-il si je ne définis pas de tarifs moyenne durée pour mes hébergements ?

Le système appliquera automatiquement les tarifs de location courte durée, même si la réservation dépasse le nombre de nuits défini.

Où s'affichent les notes définies pour les séjours de moyenne durée ?

Elles apparaissent automatiquement sur la page de l'annonce et dans le formulaire de réservation sur votre site Web lorsque le séjour atteint la durée minimale requise.

Améliorez votre Web avec le module de séjour moyen terme