Commencez l’importation depuis la section correspondante

Pour ouvrir l’importateur, vous pouvez suivre l’un des chemins suivants :

Menu latéral → Réservations → Évaluations → Actions → Importer.
Menu latéral → Clients → Liste des clients → Importer.
Menu latéral → Propriétaires → Liste des propriétaires → Actions → Importer.

Cet outil vous permet de charger un fichier préformaté, de vérifier les résultats et de suivre l’état du processus en temps réel.

Si vous ne voyez pas le bouton « importer », contactez notre équipe Avantio pour qu’il soit activé.

Exigences du fichier avant de le charger

Champs obligatoires. Les champs « Name » et « Language » doivent être remplis. Les autres champs sont facultatifs et, si vous les laissez vides, ils seront importés vides.
Structure fixe. Ne modifiez pas le format du fichier téléchargé : il est déjà prêt pour l’importation.
Format accepté. Enregistrez le document au format .csv ; c’est le seul format accepté.
Contrôle de publication. Vous pouvez indiquer dans le fichier quelles évaluations vous souhaitez publier.
Limites et doublons. Chaque importation accepte jusqu’à 50 000 lignes ; si vous en avez plus, divisez-les en plusieurs fichiers. Les évaluations, clients ou propriétaires en double (même personne : même nom et e-mail) ne sont ni réimportés ni mis à jour.

Conseil utile

Utilisez Google Sheets pour compléter le fichier : c’est le format qui fonctionne le mieux avec le système.

Téléchargement et préparation du fichier, exemple Clients (même principe pour propriétaires et évaluations)

Téléchargez le fichier modèle. Après avoir lancé l’importation, un panneau avec les exigences s’affichera. Activez l’interrupteur de confirmation pour continuer et téléchargez le fichier préformaté.
Remplissez le modèle. Complétez les champs obligatoires. Enregistrez toujours au format .csv.

Attention aux détails

Si vous ne voyez pas le bouton pour continuer, vérifiez que vous avez bien activé l’interrupteur confirmant que vous remplissez les exigences.

Chargement du fichier et validations

Accédez à « Clients ».
Sélectionnez « Liste des clients ».
Choisissez « Importer ».
Chargez votre fichier .csv.

Résultat possible après le chargement :

Chargement réussi : le fichier est valide et vous pouvez passer à l’étape suivante.
Erreur de chargement : il y a des problèmes à corriger (par exemple, format incorrect ou trop de lignes).

Erreurs fréquentes

Fichier dans un format autre que .csv.
Plus de 50 000 lignes dans une seule importation.
Solution : enregistrez au format .csv et divisez les données en plusieurs fichiers si vous dépassez la limite.

Exécution de l’importation

Une fois le fichier validé :

Lancez le processus d’importation.
Observez l’état renvoyé par le système.

États initiaux :

Importation démarrée : l’importation a bien commencé.
L’importation n’a pas pu démarrer : vérifiez et réessayez.

Suivi en temps réel et notifications

Vous pouvez suivre la progression depuis VRMS → Processus, où vous verrez l’état de chaque importation. Vous pouvez aussi recevoir des notifications à la fin de l’importation.

États possibles dans « Processus » :

En cours : l’importation est en cours.
Correcte : tout s’est bien passé ; vous pouvez accéder à la liste des clients dans VRMS.
Erreur : un problème est survenu ; réessayez.

Téléchargement et préparation du fichier

Bonnes pratiques

Testez avec un petit fichier avant de charger un gros volume.
Évitez les doublons en vérifiant le nom et l’e-mail dans votre source de données.
Gardez des copies des fichiers CSV finaux au cas où vous auriez besoin de réimporter. (La plateforme ne réimporte ni ne met à jour les enregistrements en double.)

Terminez le processus par une vérification rapide

Lorsque l’état Correcte s’affiche, vérifiez que les évaluations, clients ou propriétaires apparaissent comme prévu et que la publication de chacun correspond à ce qui est indiqué dans le fichier. Si quelque chose ne correspond pas, corrigez le CSV et relancez une importation avec les modifications.

Maintenant que vous avez importé vos clients, propriétaires ou évaluations, activez les notifications de processus pour être informé à chaque fin d’importation et planifiez des chargements réguliers par blocs de 50 000 lignes pour garder vos listes toujours à jour.

Questions fréquentes

Où se trouve l’importateur d’évaluations et quel chemin dois-je suivre ?

Dans le PMS, allez dans Menu latéral → Réservations → Évaluations → Actions → Importer. De là, vous pourrez télécharger le modèle, charger le fichier et suivre le processus.

Quel format de fichier le système accepte-t-il et quels champs sont obligatoires ?

Seul le format .csv est accepté. Les champs obligatoires sont « Name » et « Language » ; les autres sont facultatifs et, s’ils sont vides, ils seront importés vides.

Quelles sont les limites de l’importation et comment sont gérés les doublons ?

Chaque importation permet jusqu’à 50 000 lignes. Les clients ou propriétaires en double pour une même personne (même nom et e-mail) ne sont ni réimportés ni mis à jour. Si vous dépassez la limite, divisez le contenu en plusieurs fichiers et chargez-les séparément.

Comment savoir si mon importation a fonctionné et où suivre la progression ?

Après avoir chargé le CSV, vous verrez si le chargement a été Correct ou s’il y a eu une Erreur de chargement. Pendant l’exécution, consultez VRMS → Processus pour les états En cours, Correcte et Erreur ; vous pouvez aussi activer les notifications à la fin.

Que faire si le système indique que l’importation n’a pas pu démarrer ?

Cela signifie que l’importation n’a pas pu démarrer. Vérifiez le fichier (format .csv, moins de 50 000 lignes, structure inchangée) et réessayez.

Importer des clients, des propriétaires ou des avis à partir d’un fichier CSV