Maîtrisez la langue de vos factures étape par étape
Lorsque vous travaillez avec des Propriétaires ou des Clients internationaux, envoyer une facture dans la langue appropriée n’est pas qu’une formalité : cela renvoie une image professionnelle, évite les malentendus et vous épargne des échanges inutiles. Avec la nouvelle structure de Facturation, vous pouvez contrôler facilement la langue dans laquelle vos factures sont générées et envoyées.
Comment fonctionne la langue dans la nouvelle structure de Facturation
Lors de la génération d’une facture, le système sélectionne par défaut la langue configurée dans VRMS. Cependant, il existe des exceptions selon le type de facturation certifiée :
SAFT →factures en portugais.NF525 →factures en français.FatturaPA / Invopop IT →factures en italien.Invopop Grèce →factures en anglais.TicketBai →factures en espagnol.
Dans ces cas, vous ne verrez pas le sélecteur de langue, car le système est tenu d’utiliser la langue officielle correspondante.
Envoi de factures par e-mail
Lorsque vous envoyez une facture, la langue du message par défaut sera la même que celle de la facture générée. Par exemple :
Si la facture est en anglais, le message sera proposé en anglais.
Si la facture est en espagnol, le message apparaîtra en espagnol.
Vous pouvez toujours modifier la langue du message avant l’envoi, mais la langue de la facture restera celle de sa génération.
Exemple pratique
Un Property Manager avait configuré la langue de sa fiche en anglais. Cependant, en envoyant une facture générée en espagnol, le message d’e-mail a été proposé par défaut en espagnol. Ce n’est pas une erreur : le système respecte la langue de la facture émise, et non celle du profil du Propriétaire.
Étapes pour envoyer une facture dans la langue adéquate
Générez la facture depuis la section correspondante.
Vérifiez la langue dans laquelle elle a été émise.
Cliquez sur « Envoyer la facture par e-mail ».
Contrôlez la langue du message : elle correspondra à celle de la facture.
Si nécessaire, changez la langue du message via le menu déroulant avant l’envoi.
Envoyez la facture.
Attention aux détails
La langue de la facture ne peut pas être modifiée une fois générée. Vous ne pouvez changer que celle du message d’envoi. En facturation certifiée (SAFT, TicketBai, NF525, Invopop), la langue est fixe et non éditable.
Erreurs fréquentes
Confondre la langue du Propriétaire avec la langue de la facture : rappelez-vous que c’est la langue de génération de la facture qui prévaut.
Essayer de changer la langue de la facture depuis l’envoi : vous ne pouvez modifier que celle du message, pas celle du document.
Avec ces repères, vous savez désormais que la langue de vos factures dépend de leur génération ; même si vous ne pouvez pas la modifier ensuite, vous pouvez toujours adapter le message d’envoi pour que votre destinataire le reçoive dans la langue la plus appropriée.
Ainsi, vous évitez les malentendus et maintenez une communication plus fluide et professionnelle.
Foire aux questions
Puis-je changer la langue d’une facture déjà émise dans Avantio VRMS ?
Puis-je changer la langue d’une facture déjà émise dans Avantio VRMS ?
Non. La langue de la facture est fixée au moment de sa génération.
Que se passe-t-il si le Propriétaire a son profil dans une langue différente de celle de la facture ?
Que se passe-t-il si le Propriétaire a son profil dans une langue différente de celle de la facture ?
Le système respecte la langue de la facture émise ; le message d’envoi sera proposé par défaut dans cette même langue.
Puis-je envoyer le message d’e-mail dans une langue différente de celle de la facture ?
Puis-je envoyer le message d’e-mail dans une langue différente de celle de la facture ?
Oui. Vous pouvez modifier la langue du message avant l’envoi, mais la facture conserve sa langue d’origine.
Pourquoi le sélecteur de langue n’apparaît-il pas lors de l’émission d’une facture ?
Pourquoi le sélecteur de langue n’apparaît-il pas lors de l’émission d’une facture ?
Parce que vous utilisez un type de facturation certifiée (SAFT, TicketBai, NF525, Invopop) où la langue est prédéterminée et non éditable.