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Standardisieren Sie die Aufgaben Ihrer Anbieter mit überprüfbaren Checklists - Coming soon!

Verwandeln Sie die Anweisungen jeder Aufgabe in eine klare Aktionsliste, überwachen Sie den Fortschritt in Echtzeit und verhindern Sie, dass wichtige Arbeiten abgeschlossen werden, ohne vollständig erledigt zu sein.

Verfasst von Lisa

Bald verfügbar!

Wir entwickeln diese neue Funktion, damit Sie sie in Kürze nutzen können.

Ausgangspunkt

Anweisungen in freiem Text können zu Zweifeln, unterschiedlichen Interpretationen und unvollständigen Aufgaben führen. Außerdem ist es schwierig, einen einheitlichen Ablauf beizubehalten, ohne Flexibilität zu verlieren, wenn jede Unterkunft spezifische Anforderungen hat.

Aufgaben-Checklists ermöglichen es, die Anweisungen einer Aufgabe in eine strukturierte Liste überprüfbarer Elemente umzuwandeln.

Sie können wiederverwendbare Vorlagen erstellen, sie mit Extras verknüpfen, für konkrete Unterkünfte personalisieren oder direkt zu einer manuellen Aufgabe hinzufügen.

Während der Ausführung markiert der interne Benutzer oder externe Anbieter jedes Element, sobald es erledigt ist. Die für die Vorgänge verantwortliche Person kann den Fortschritt einsehen und prüfen, wer jede Aktion abgeschlossen hat.

Was lernen Sie in diesem Artikel?

In diesem Artikel lernen Sie:

  • Wiederverwendbare Checklist-Vorlagen zu erstellen.

  • Eine Checklist mit einem Extra zu verknüpfen.

  • Sie für eine konkrete Unterkunft zu personalisieren.

  • Eine Checklist zu einer manuellen Aufgabe hinzuzufügen.

  • Blockierende Elemente zu konfigurieren.

  • Den Fortschritt der Aufgaben zu überwachen.

  • Zu verstehen, wie Änderungen zwischen Vorlagen, Extras, Unterkünften und Aufgaben weitergegeben werden.

Vorteile

  • Klarere Anweisungen: Der Anbieter oder interne Benutzer weiß genau, welche Aktionen auszuführen sind.

  • Standardisierte Abläufe: Sie können eine Checklist einmal konfigurieren und sie auf alle Aufgaben anwenden, die aus einem Extra generiert werden.

  • Flexibilität pro Unterkunft: Jede Unterkunft kann ihre eigene Version haben, ohne die allgemeine Konfiguration zu ändern.

  • Nachverfolgung in Echtzeit: Sie können einsehen, wie viele Elemente abgeschlossen wurden und wer jede Aktion durchgeführt hat.

  • Mehr Kontrolle beim Abschluss: Blockierende Elemente verhindern, dass eine Aufgabe als Erledigt markiert wird, bevor die verpflichtenden Schritte abgeschlossen sind.

  • Weniger erneut geöffnete Aufgaben: Sie können die Arbeit direkt in der Aufgabenansicht validieren, ohne zusätzliche Bestätigungen anfordern zu müssen.

Wann sollten Sie diese Funktion nutzen?

Sie sollten diese Funktion nutzen, wenn Sie klare und überprüfbare Anweisungen für Reinigungs-, Wartungs-, Unterkunftsvorbereitungsaufgaben oder andere operative Services definieren möchten.

Sie ist außerdem besonders nützlich, wenn:

  • derselbe Service wiederkehrende Aufgaben erzeugt;

  • Sie die Arbeit mehrerer Anbieter standardisieren müssen;

  • einige Unterkünfte spezifische Anweisungen erfordern;

  • es verpflichtende Aktionen gibt, die vor dem Abschluss einer Aufgabe erledigt werden müssen;

  • Sie den Fortschritt überwachen möchten, ohne den Anbieter direkt zu kontaktieren.

Bevor Sie beginnen

Es empfiehlt sich, vorab Folgendes zu prüfen:

  • Dass Ihr Unternehmen das Modul Vorgänge aktiviert hat.

  • Dass die Checklist-Funktion für Ihr Unternehmen aktiviert ist.

  • Dass Ihr Plan mit dieser Funktion kompatibel ist.

  • Dass Ihr Benutzer über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

  • Welche Anweisungen Sie aufnehmen möchten und welche verpflichtend sein sollen.

  • Ob Sie eine allgemeine Konfiguration oder eine abweichende Konfiguration für bestimmte Unterkünfte verwenden möchten.

Die Funktion kann von folgenden Profilen verwaltet werden:

Administrator: Vorlagen erstellen und verwalten, Checklists in Extras und Unterkünften konfigurieren, Checklists zu manuellen Aufgaben hinzufügen und den Fortschritt einsehen.

Buchungsverantwortlicher: Dieselben Aktionen wie der Administrator.

Verantwortlicher für Reinigung und Services: Aufgaben mit ihrer Checklist einsehen und Elemente markieren.

Andere interne Benutzer mit einer zugewiesenen Aufgabe: Ihre Aufgaben einsehen und Elemente markieren oder abwählen, ohne den Inhalt zu ändern.

Externer Anbieter: Die Checklist über seinen Anbieterbereich einsehen und ausfüllen.

Tipp

Es empfiehlt sich, einfache, geordnete und leicht auszufüllende Checklists zu definieren, bevor Sie sie mit mehreren Extras oder Unterkünften verknüpfen.

Befolgen Sie diese Schritte

1. Erstellen Sie eine Checklist-Vorlage

  1. Rufen Sie im VRMS Vorlagen auf.

  2. Wählen Sie die Option zum Erstellen einer neuen Vorlage.

  3. Wählen Sie den Vorlagentyp Checklist aus.

  4. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein.

  5. Fügen Sie die Elemente hinzu, die die der Aufgabe zugewiesene Person abschließen muss, indem Sie die Eingabetaste drücken.

  6. Fügen Sie Unterelemente hinzu, wenn Sie eine Hauptaktion detaillierter aufschlüsseln müssen, indem Sie das Element unter ein bereits erstelltes Element ziehen.

  7. Ordnen Sie die Elemente in der Reihenfolge an, in der sie ausgeführt werden sollen.

  8. Speichern Sie die Vorlage.

Jede Vorlage kann bis zu 100 Elemente enthalten, einschließlich Unterelemente.

Nach dem ersten Speichern können Sie den Namen der Vorlage nicht mehr ändern. Wenn Sie eine andere Bezeichnung verwenden müssen, duplizieren Sie die Vorlage und geben Sie der Kopie einen neuen Namen.

In der Vorlagenansicht können Sie außerdem:

  • eine Vorlage bearbeiten;

  • sie duplizieren;

  • sie löschen;

  • sie nach Namen suchen;

  • nach Typ filtern: Alle, E-Mail, Text oder Checklist.

2. Verknüpfen Sie eine Checklist mit einem Extra

  1. Rufen Sie die Konfiguration des entsprechenden Extras auf.

  2. Öffnen Sie den Abschnitt Verwaltung des Extras.

  3. Suchen Sie das Feld Aufgaben-Checklist.

  4. Wählen Sie eine dieser Optionen:

    • Eine Checklist von Grund auf erstellen.

    • Eine bestehende Vorlage verwenden.

  5. Konfigurieren oder prüfen Sie die Elemente.

  6. Speichern Sie die Änderungen.

Sie können eine Checklist, die Sie direkt aus dem Extra erstellt haben, auch als neue Vorlage speichern.

Ab diesem Moment enthalten alle neuen Aufgaben, die automatisch aus diesem Extra generiert werden, eine Kopie der Checklist.

3. Personalisieren Sie die Checklist für eine Unterkunft

Standardmäßig übernimmt jede Unterkunft die im allgemeinen Extra konfigurierte Checklist.

So erstellen Sie eine spezifische Version:

  1. Rufen Sie das Extra über die Unterkunftsdatei auf.

  2. Suchen Sie das Feld Aufgaben-Checklist. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie zuvor in der Konfiguration des Extras „Erfordert Verwaltung“ markiert haben.

  3. Ändern, ergänzen oder löschen Sie die erforderlichen Elemente.

  4. Speichern Sie die Konfiguration.

Diese Personalisierung betrifft nur die ausgewählte Unterkunft und ändert nicht die allgemeine Checklist des Extras.

Sie können die Personalisierung jederzeit entfernen, damit die Unterkunft wieder die allgemeine Konfiguration übernimmt.

4. Fügen Sie eine Checklist zu einer manuellen Aufgabe hinzu

  1. Rufen Sie Vorgänge auf.

  2. Beginnen Sie mit der Erstellung einer manuellen Aufgabe.

  3. Füllen Sie die Hauptinformationen der Aufgabe aus.

  4. Öffnen Sie den Abschnitt Details.

  5. Erstellen Sie eine Checklist von Grund auf oder wählen Sie eine bestehende Vorlage aus.

  6. Prüfen Sie die Elemente.

  7. Erstellen Sie die Aufgabe.

Sie können eine manuelle Aufgabe für maximal 20 Unterkünfte gleichzeitig erstellen.

Alle generierten Aufgaben enthalten zunächst dieselbe Checklist, können danach jedoch unabhängig voneinander bearbeitet werden.

5. Konfigurieren Sie blockierende Elemente

Wenn Sie ein Element aus einem Extra, einer Unterkunft oder einer Aufgabe heraus erstellen oder bearbeiten, können Sie es als blockierend markieren.

Blockierende Elemente werden anders angezeigt als die übrigen Elemente.

Beim Konfigurieren der Elemente ist es nicht möglich, mehrere gleichzeitig als blockierend oder verpflichtend zu markieren. Diese Einstellung muss für jedes Element einzeln vorgenommen werden.

Solange eines dieser Elemente nicht abgeschlossen ist, verhindert das System, dass der Status der Aufgabe auf Erledigt geändert wird, und zeigt an, welche Aktionen noch ausstehen.

Nicht blockierende Elemente können offen bleiben, ohne den Abschluss der Aufgabe zu verhindern.

6. Führen Sie die Aufgabe aus und überwachen Sie den Fortschritt

Die zugewiesene Person muss die Elemente markieren, sobald sie sie abgeschlossen hat.

Jede Änderung wird automatisch gespeichert. Es ist nicht notwendig, die Aufgabe nach dem Markieren oder Abwählen eines Elements manuell zu speichern.

Die Aufgabenansicht zeigt einen Fortschrittsindikator, zum Beispiel:

✅ 4/31 abgeschlossen

Der Verlauf erfasst außerdem:

  • welches Element abgeschlossen wurde;

  • wer es abgeschlossen hat;

  • zu welchem Zeitpunkt die Aktion durchgeführt wurde.

Wenn der Anbieter oder ein interner Benutzer ein Element aktualisiert, während Sie die Aufgabe geöffnet haben, wird der Fortschritt in Echtzeit aktualisiert, ohne dass die Seite neu geladen werden muss.

7. Füllen Sie die Checklist über den Anbieterbereich aus

Der Anbieter kann die Checklist innerhalb der Ansicht seiner Aufgabe in einem Dropdown unterhalb der Beschreibung einsehen.

In diesem Bereich kann er:

  • alle Elemente einsehen;

  • Aktionen markieren und abwählen;

  • die Fortschrittsleiste einsehen.

Die vorgenommenen Änderungen werden automatisch im VRMS angezeigt.

Der Anbieter kann den Inhalt der Checklist nicht ändern, ergänzen oder löschen.

Erwartetes Ergebnis

Nach Abschluss der Konfiguration enthalten die neuen Aufgaben, die aus dem Extra generiert werden, automatisch die entsprechende Checklist.

Interne Benutzer und Anbieter können jede Aktion während der Ausführung markieren, während die für die Vorgänge verantwortlichen Personen den Fortschritt in Echtzeit prüfen können.

Wenn blockierende Elemente vorhanden sind, kann die Aufgabe erst dann als Erledigt markiert werden, wenn alle diese Elemente abgeschlossen sind.

Empfohlene nächste Schritte

Nach dem Speichern der Konfiguration:

  1. Erstellen Sie eine Testaufgabe, um zu prüfen, ob die Checklist korrekt angezeigt wird.

  2. Prüfen Sie die Checklist im Anbieterbereich, um zu validieren, wie der Anbieter sie sehen wird.

  3. Bestätigen Sie, dass blockierende Elemente den Abschluss der Aufgabe verhindern.

  4. Prüfen Sie, dass Personalisierungen pro Unterkunft das allgemeine Extra nicht ändern.

  5. Analysieren Sie in den nächsten Tagen, ob die Anbieter die Elemente korrekt abschließen.

  6. Vereinfachen oder reorganisieren Sie die Checklist, wenn Sie verwirrende Schritte oder häufig erneut geöffnete Aufgaben feststellen.

Hauptfelder und Optionen

  • Name der Vorlage: Ermöglicht die Identifikation der Checklist im Abschnitt Vorlagen. Der Name kann nach dem ersten Speichern nicht mehr geändert werden.

  • Elemente: Dies sind die einzelnen Aktionen, die die der Aufgabe zugewiesene Person abschließen muss. Jede Checklist kann bis zu 100 Elemente enthalten, einschließlich Unterelemente.

  • Unterelemente: Ermöglichen es, eine Hauptaktion in konkretere Schritte aufzuteilen. Die Checklist unterstützt eine Ebene von Unterelementen.

  • Blockierendes Element: Verhindert, dass die Aufgabe als Erledigt markiert wird, bis die Aktion abgeschlossen ist.

  • Bestehende Vorlage verwenden: Ermöglicht die Anwendung einer zuvor erstellten Checklist, ohne alle Elemente erneut eingeben zu müssen.

  • Von Grund auf erstellen: Ermöglicht die direkte Definition einer Checklist aus einem Extra, einer Unterkunft oder einer manuellen Aufgabe heraus.

  • Als Vorlage speichern: Ermöglicht es, eine aus einem Extra heraus erstellte Checklist in eine wiederverwendbare Vorlage umzuwandeln.

  • Fortschrittsindikator: Zeigt die Anzahl der abgeschlossenen Elemente im Verhältnis zur Gesamtzahl der Checklist an.

  • Personalisierung pro Unterkunft: Ermöglicht es, die vom Extra übernommene Checklist durch eine spezifische Konfiguration für eine Unterkunft zu ersetzen.

Wie werden Änderungen weitergegeben?

Wenn Sie eine Checklist-Vorlage bearbeiten, betrifft die Änderung die Extras, die weiterhin mit ihr verknüpft sind und keine manuellen Änderungen haben, sowie die Unterkünfte, die die Konfiguration dieser Extras übernehmen.

Wenn Sie die Checklist eines Extras bearbeiten, betrifft die Änderung die Unterkünfte, die die Standardkonfiguration beibehalten.

Wenn Sie die Checklist einer Unterkunft bearbeiten, betrifft die Änderung nur diese Unterkunft.

Wenn Sie die Checklist einer Aufgabe bearbeiten, betrifft die Änderung nur diese Aufgabe.

Wenn Sie eine vorherige Konfiguration bearbeiten, werden bereits erstellte Aufgaben niemals geändert.

Beim Ändern der Checklist eines Extras zeigt das System ein Fenster an, in dem Sie auswählen können, ob Sie die Änderung auf alle Unterkünfte oder nur auf die nicht personalisierten Unterkünfte anwenden möchten.

Einschränkungen und Hinweise

Beachten Sie Folgendes:

  • Bereits erstellte Aufgaben behalten immer eine feste Kopie der Checklist.

  • Änderungen an einer Vorlage, einem Extra oder einer Unterkunft werden nur auf anschließend erstellte Aufgaben angewendet.

  • Personalisierte Konfigurationen werden nicht automatisch überschrieben.

  • Jede Checklist kann maximal 100 Elemente enthalten, einschließlich Unterelemente.

  • Es wird nur eine Ebene von Unterelementen unterstützt.

  • Der Name einer Vorlage kann nach dem Speichern nicht geändert werden.

  • Anbieter können den Inhalt der Checklist nicht bearbeiten.

  • Interne Benutzer ohne Verwaltungsberechtigungen können Elemente nur markieren oder abwählen.

  • Blockierende Elemente verhindern den Abschluss der Aufgabe, solange sie offen sind.

  • Jede Statusänderung eines Elements wird automatisch gespeichert.

  • Die Funktion muss für das Unternehmen aktiviert sein.

  • Deprecatete Pläne haben keinen Zugriff auf diese Funktion.

Bevor Sie Änderungen an Vorlagen vornehmen, die in mehreren Extras verwendet werden, prüfen Sie, welche Unterkünfte personalisierte Konfigurationen haben, und denken Sie daran, dass bereits erstellte Aufgaben nicht aktualisiert werden.

Was passiert beim Löschen einer Vorlage?

Wenn Sie versuchen, eine Checklist-Vorlage zu löschen, die in einem oder mehreren Extras verwendet wird, zeigt das System einen Hinweis an und ermöglicht die Auswahl zwischen zwei Optionen:

  • Checklist in den Extras beibehalten: Die Checklist bleibt als personalisierte Konfiguration erhalten, ist aber nicht mehr mit der Vorlage verknüpft.

  • Aus den Extras löschen: Die Checklist wird auch aus allen Extras gelöscht, in denen sie angewendet war.

In beiden Fällen behalten zuvor erstellte Aufgaben ihre Checklist und sind nicht betroffen.

Bewährte Vorgehensweisen

  • Definieren Sie kurze Anweisungen, die auf eine einzige Aktion ausgerichtet sind.

  • Ordnen Sie die Elemente entsprechend der tatsächlichen Arbeitsabfolge.

  • Verwenden Sie Unterelemente nur dann, wenn sie helfen, eine Aktion besser zu verstehen.

  • Vermeiden Sie übermäßig lange Checklists.

  • Markieren Sie nur wirklich verpflichtende Schritte als blockierend.

  • Verwenden Sie Vorlagen für Services, die sich in mehreren Extras wiederholen.

  • Personalisieren Sie pro Unterkunft nur dann, wenn es echte operative Unterschiede gibt.

  • Prüfen Sie das Ergebnis nach dem Speichern in einer Testaufgabe.

  • Überprüfen Sie die Checklists regelmäßig anhand des Feedbacks von Anbietern und internen Benutzern.

  • Vermeiden Sie doppelte Anweisungen in der Aufgabenbeschreibung und in der Checklist.

  • Verwenden Sie klare und leicht auffindbare Vorlagennamen, da Sie diese später nicht mehr ändern können.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen verwaltet Apartments mit einem Schlafzimmer und Villen mit fünf Schlafzimmern.

Für den Service der Endreinigung erstellt es eine Vorlage mit dem Namen Standard-Endreinigung mit folgenden Elementen:

  1. Bettwäsche entfernen.

  2. Küche reinigen.

  3. Badezimmer reinigen.

  4. Willkommensprodukte auffüllen.

  5. Prüfen, ob die Fenster geschlossen sind.

  6. Fotos des Ergebnisses senden.

Die Vorlage wird mit dem Extra Endreinigung verknüpft, sodass alle neuen Aufgaben, die aus diesem Service generiert werden, automatisch die Checklist erhalten.

Für eine Villa mit fünf Schlafzimmern personalisiert das Unternehmen die Checklist über die Unterkunft und fügt Folgendes hinzu:

  • Die fünf Schlafzimmer prüfen.

  • Poolbereich prüfen.

  • Grill reinigen.

  • Außenmöbel prüfen.

Die Personalisierung der Villa ändert weder die allgemeine Vorlage noch die Checklists der übrigen Unterkünfte.

Außerdem markiert das Unternehmen folgende Elemente als blockierend:

  • Willkommensprodukte auffüllen.

  • Prüfen, ob die Fenster geschlossen sind.

  • Fotos des Ergebnisses senden.

Der Anbieter kann die Aufgabe erst dann als Erledigt markieren, wenn diese drei Aktionen abgeschlossen sind.

Häufige Fehler

  • Die Checklist erscheint nicht in einer Aufgabe: Prüfen Sie, ob die Aufgabe nach der Verknüpfung der Checklist mit dem Extra erstellt wurde.

  • Eine geänderte Vorlage ändert keine bestehende Aufgabe: Aufgaben speichern zum Zeitpunkt ihrer Erstellung eine feste Kopie der Checklist.

  • Die Änderung erreicht eine Unterkunft nicht: Prüfen Sie, ob die Unterkunft eine personalisierte Checklist hat.

  • Der Anbieter kann die Elemente nicht bearbeiten: Dieses Verhalten ist korrekt; er kann sie nur markieren oder abwählen.

  • Die Aufgabe kann nicht als erledigt markiert werden: Prüfen Sie, ob noch blockierende Elemente offen sind.

  • Der Name der Vorlage kann nicht geändert werden: Namen werden nach dem ersten Speichern gesperrt.

  • Eine Checklist überschreitet das zulässige Limit: Reduzieren Sie die Anzahl der Elemente und Unterelemente auf insgesamt maximal 100.

  • Die Konfiguration betrifft falsche Unterkünfte: Prüfen Sie, ob Sie die Änderung auf alle Unterkünfte oder nur auf die nicht personalisierten angewendet haben.

  • Die gelöschte Checklist-Vorlage erscheint weiterhin in einem Extra: Möglicherweise wurde beim Löschen die Option ausgewählt, die Checklist als personalisierte Konfiguration beizubehalten.

Wenn etwas nicht funktioniert

Wenn die Funktion sich nicht wie erwartet verhält, prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie unser Kundenservice-Team kontaktieren:

  • Prüfen Sie, ob die Funktion für Ihr Unternehmen aktiviert ist.

  • Vergewissern Sie sich, dass Ihr Plan kompatibel ist.

  • Prüfen Sie, ob Ihr Benutzer über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

  • Bestätigen Sie, dass die Vorlage, das Extra oder die Personalisierung der Unterkunft gespeichert ist.

  • Prüfen Sie, ob die Aufgabe vor oder nach der letzten Änderung erstellt wurde.

  • Prüfen Sie, ob die Unterkunft eine personalisierte Konfiguration hat.

  • Prüfen Sie, ob noch blockierende Elemente offen sind.

  • Prüfen Sie, dass die Checklist nicht mehr als 100 Elemente enthält.

  • Aktualisieren Sie die Seite und prüfen Sie das Ergebnis erneut.

Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie unser Kundenservice-Team und geben Sie Folgendes an:

  • Screenshots.

  • Name der Vorlage.

  • Name des Extras.

  • Betroffene Unterkunft.

  • Identifikation der Aufgabe.

  • Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde.

  • Erwartetes Ergebnis.

  • Beschreibung des beobachteten Verhaltens.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Checklists für Vorgänge in Avantio bereits konfigurieren?

Nein, noch nicht. Wir sind dabei, diese neue Funktion zu entwickeln, damit Sie sie in Kürze nutzen können.

Wenn Sie erfahren möchten, wie sie funktionieren wird, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen.

Wenn ich eine Vorlage bearbeite, ändern sich dann bereits bestehende Aufgaben?

Nein. Aufgaben behalten eine feste Kopie der Checklist, die sie zum Zeitpunkt ihrer Erstellung hatten.

Die aktualisierte Version wird nur auf Aufgaben angewendet, die nach der Änderung erstellt werden.

Was passiert mit den Extras, wenn ich eine Checklist-Vorlage lösche?

Wenn die Vorlage in einem oder mehreren Extras angewendet ist, ermöglicht das System die Auswahl zwischen:

  • Die Checklist in den Extras als personalisierte Konfiguration beibehalten.

  • Die Checklist aus allen Extras löschen, in denen sie angewendet war.

Bereits erstellte Aufgaben sind nicht betroffen.

Kann ein Anbieter die Elemente der Checklist ändern?

Nein. Anbieter können die Elemente markieren oder abwählen, aber sie können deren Inhalt nicht ändern, hinzufügen, löschen oder neu anordnen.

Gibt es ein Limit für Elemente pro Checklist?

Ja. Jede Checklist kann maximal 100 Elemente enthalten, einschließlich Unterelemente.

Kann ich erzwingen, dass bestimmte Elemente vor dem Abschluss einer Aufgabe erledigt werden?

Ja. Markieren Sie diese Elemente als blockierend.

Solange sie offen sind, kann die Aufgabe nicht in den Status Erledigt geändert werden.

Kann ich eine andere Checklist für eine konkrete Unterkunft verwenden?

Ja. Sie können die Checklist über die Konfiguration des Extras innerhalb der Unterkunft personalisieren.

Die Personalisierung betrifft nur diese Unterkunft.

Was passiert, wenn ich die Personalisierung einer Unterkunft lösche?

Die Unterkunft übernimmt wieder die allgemeine Checklist, die im Extra konfiguriert ist.

Wirken sich Änderungen an einer personalisierten Checklist auf die Originalvorlage aus?

Nein. Änderungen, die in einem Extra, einer Unterkunft oder einer Aufgabe vorgenommen werden, ändern die Originalvorlage nicht.

Muss die Aufgabe gespeichert werden, nachdem ein Element markiert wurde?

Nein. Jede Markierung oder Abwahl wird automatisch gespeichert.

Kann ich eine Checklist zu einer manuellen Aufgabe hinzufügen?

Ja. Während der Erstellung einer manuellen Aufgabe können Sie eine neue Checklist erstellen oder eine bestehende Vorlage auswählen.

Kann ich Aufgaben mit Checklist für mehrere Unterkünfte gleichzeitig erstellen?

Ja. Sie können eine manuelle Aufgabe für maximal 20 Unterkünfte erstellen.

Jede Aufgabe enthält zunächst dieselbe Checklist und kann anschließend unabhängig bearbeitet werden.

Wer kann Checklists erstellen und verwalten?

Profile mit Verwaltungsberechtigungen sind:

  • Administrator.

  • Buchungsverantwortlicher.

Der Verantwortliche für Reinigung und Services kann Aufgaben mit ihren Checklists einsehen und die Elemente markieren.

Ist die Funktion für alle Unternehmen verfügbar?

Sie ist für Unternehmen verfügbar, die das Modul Vorgänge aktiv haben, über einen kompatiblen Plan verfügen und bei denen die Funktion aktiviert ist.

Deprecatete Pläne haben keinen Zugriff.

Wird die Agentur benachrichtigt, wenn eine Checklist vom Anbieter oder Verantwortlichen als erledigt markiert wird?

Ja. Die Agentur erhält eine Benachrichtigung im VRMS über die Benachrichtigungsglocke oben im System.

Außerdem erhält das Unternehmen ebenfalls eine Benachrichtigung, wenn der Anbieter oder Verantwortliche die Checklist als abgeschlossen markiert und dabei einige nicht verpflichtende Elemente offen lässt.

Können Checklists dupliziert werden?

Ja. Wie andere Vorlagentypen können auch Checklists dupliziert werden.

Gehen Sie dazu zu Menü > Vorlagen > Checklists, klicken Sie auf die drei Punkte der Checklist, die Sie duplizieren möchten, und wählen Sie Duplizieren aus.

Kann eine Checklist im System in verschiedene Sprachen übersetzt werden?

Nein. Checklists können nur in einer Sprache konfiguriert werden.

Wenn Sie eine Checklist in mehreren Sprachen verwenden müssen, weil Ihre Anbieter oder Verantwortlichen nicht alle dieselbe Sprache sprechen, empfehlen wir Ihnen, sie über Menü > Vorlagen > Checklists zu duplizieren und die duplizierte Checklist manuell zu übersetzen.

Stellen Sie anschließend sicher, dass Sie diese Checklist in den Extras oder Unterkünften konfigurieren, in denen sie in dieser anderen Sprache angezeigt werden soll.

Kann mehr als eine Checklist zu einem Extra oder Vorgang hinzugefügt werden?

Nein. Es kann nur eine Checklist pro Extra oder Vorgang hinzugefügt werden.

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