Commencez à déclarer à l’INE sans complications

Lorsque vous gérez des logements au Portugal, vous devez informer chaque mois l’INE (Instituto Nacional de Estatística) de vos réservations. Ce rapport vous fait gagner du temps : il concentre l’occupation mensuelle par propriété et, en plus de vous aider à respecter la réglementation, vous offre une vision claire de la performance de chaque logement.

Qu’est-ce que ce rapport ?

C’est un rapport mensuel qui affiche, par propriété : le pays de résidence des voyageurs ; le nombre de voyageurs ayant effectué leur check-in durant le mois ; le nombre de voyageurs ayant passé la nuit durant le mois ; et le nombre total de nuitées. Vous pouvez l’exporter en PDF, Excel ou CSV pour l’archiver, le partager ou le téléverser directement sur le portail officiel.

Quelles données inclut-il ?

Le rapport organise l’information en quatre colonnes principales :

Pays de résidence du voyageur.
Nº de voyageurs avec check-in dans le mois (titulaire et accompagnants dont le champ pays est renseigné).
Nº de voyageurs ayant dormi dans le logement pendant le mois.
Nº total de nuitées, calculé comme nuits de la réservation × nombre d’occupants.

Attention aux détails
Si le champ « pays » n’est pas renseigné dans le profil du voyageur, ce client ne sera pas comptabilisé dans le rapport.

Filtres disponibles

Bien qu’il soit pensé pour les clients opérant au Portugal, le rapport est disponible pour tous les utilisateurs d’Avantio. Vous pouvez filtrer par : année ; mois (par défaut, le mois en cours) ; entité légale ; propriétaire ; logement ; statut du logement (par défaut, seulement les propriétés actives) ; et localisation (pays, région, ville…). Seules sont prises en compte les réservations avec les statuts pré-réservation, confirmée ou payée.

Comment y accéder

Chemin VRMS → Rapports → Occupation par mois et par logement.

Étapes pour générer le rapport

Accédez au menu Rapports de votre compte Avantio.
Sélectionnez Occupation par mois et par logement.
Choisissez les filtres nécessaires (année, mois, entité légale, propriétaire…).
Cliquez sur Exporter.
Téléchargez le fichier au format de votre choix : PDF, Excel ou CSV.

Conseil utile
Exportez aussi en Excel si vous souhaitez ensuite créer des graphiques ou croiser avec votre comptabilité.

Erreurs fréquentes

Oublier le champ pays : les voyageurs n’apparaîtront pas dans le rapport et cela peut générer des incohérences.
Sélectionner un intervalle différent d’un mois complet : ce n’est pas possible ; le système ne permet de filtrer que par mois entiers.
Inclure des logements inactifs : rappelez-vous que, par défaut, seuls les actifs s’affichent.

Bonnes pratiques

Vérifiez que le pays est renseigné dans les profils voyageurs avant d’exporter.
Générez le rapport début de chaque mois pour ne pas accumuler de retards vis-à-vis de l’INE.
Conservez une copie Excel pour des analyses internes complémentaires.

Avant d’exporter, effectuez cette liste de vérification :

Ai-je sélectionné le mois correct ?
Tous les voyageurs ont-ils le pays renseigné ?
Ai-je appliqué les bons filtres (entité légale, propriétaire, etc.) ?
Ai-je sauvegardé une copie Excel pour une analyse interne si besoin ?

Foire aux questions

Que se passe-t-il si un voyageur n’a pas le pays indiqué dans son profil ?

Ce voyageur ne sera pas comptabilisé dans le rapport. Il est indispensable que le champ pays soit renseigné.

Puis-je générer le rapport pour des périodes plus courtes qu’un mois ?

Non. Le rapport n’est disponible que par mois complets.

Quels statuts de réservation sont inclus dans le rapport ?

Les réservations en statut pré-réservation, confirmée et payée.

Puis-je utiliser ce rapport même si je ne gère pas de propriétés au Portugal ?

Oui. Bien qu’il soit conçu pour répondre à la réglementation portugaise, il est disponible pour tous les clients d’Avantio.

Dans quel format puis-je l’exporter ?

Vous pouvez exporter en PDF, Excel ou CSV.

Générez le rapport d’occupation par mois et par logement (INE Portugal)