¡Próximamente!
Estamos trabajando en esta nueva funcionalidad para que puedas disfrutarla muy pronto.
Punto de partida
Las instrucciones escritas en texto libre pueden generar dudas, interpretaciones diferentes y tareas incompletas. Además, cuando cada alojamiento tiene necesidades específicas, resulta difícil mantener una operativa uniforme sin perder flexibilidad.
Las checklists de tareas permiten transformar las instrucciones de una tarea en una lista estructurada de ítems verificables.
Puedes crear plantillas reutilizables, asociarlas a extras, personalizarlas para alojamientos concretos o añadirlas directamente a una tarea manual.
Durante la ejecución, el usuario interno o el proveedor externo marca cada ítem a medida que lo completa. El responsable de la operativa puede consultar el progreso y comprobar quién ha completado cada acción.
¿Qué aprenderás en este artículo?
En este artículo aprenderás a:
Crear plantillas de checklist reutilizables.
Asociar una checklist a un extra.
Personalizarla para un alojamiento concreto.
Añadir una checklist a una tarea manual.
Configurar ítems bloqueantes.
Supervisar el progreso de las tareas.
Entender cómo se propagan los cambios entre plantillas, extras, alojamientos y tareas.
Ventajas
Instrucciones más claras: el proveedor o usuario interno sabe exactamente qué acciones debe realizar.
Operativa estandarizada: puedes configurar una checklist una sola vez y aplicarla a todas las tareas generadas desde un extra.
Flexibilidad por alojamiento: cada propiedad puede tener su propia versión sin modificar la configuración general.
Seguimiento en tiempo real: puedes consultar cuántos ítems se han completado y quién ha realizado cada acción.
Mayor control del cierre: los ítems bloqueantes evitan que una tarea se marque como realizada antes de completar los pasos obligatorios.
Menos tareas reabiertas: puedes validar el trabajo directamente desde la ficha de la tarea sin tener que solicitar confirmaciones adicionales.
¿Cuándo deberías usar esta funcionalidad?
Deberías usar esta funcionalidad cuando quieras definir instrucciones claras y verificables para tareas de limpieza, mantenimiento, preparación de alojamientos u otros servicios operativos.
También es especialmente útil cuando:
Un mismo servicio genera tareas recurrentes.
Necesitas estandarizar el trabajo de varios proveedores.
Algunos alojamientos requieren instrucciones específicas.
Existen acciones obligatorias que deben completarse antes de cerrar una tarea.
Quieres supervisar el progreso sin contactar directamente con el proveedor.
Antes de empezar
Conviene revisar previamente:
Que tu empresa tenga activo el módulo de Operaciones.
Que la funcionalidad de checklists esté activada para tu empresa.
Que tu plan sea compatible con esta funcionalidad.
Que tu usuario disponga de los permisos necesarios.
Qué instrucciones quieres incluir y cuáles deben ser obligatorias.
Si vas a utilizar una configuración general o una diferente para determinados alojamientos.
La funcionalidad puede ser gestionada por los siguientes perfiles:
Administrador: Crear y gestionar plantillas, configurar checklists en extras y alojamientos, añadir checklists a tareas manuales y consultar el progreso |
Responsable de reservas: Las mismas acciones que el Administrador |
Responsable de limpieza y servicios: Consultar las tareas con su checklist y marcar ítems |
Otros usuarios internos con una tarea asignada: Consultar sus tareas y marcar o desmarcar ítems, sin modificar el contenido |
Proveedor externo: Consultar y completar la checklist desde su Área de Proveedor |
Consejo
Es recomendable definir checklists simples, ordenadas y fáciles de completar antes de asociarlas a varios extras o alojamientos.
Sigue estos pasos
1. Crea una plantilla de checklist
Accede en el VRMS a Plantillas.
Selecciona la opción para crear una nueva plantilla.
Elige el tipo de plantilla Checklist.
Introduce un nombre identificativo.
Añade los ítems que deberá completar la persona asignada a la tarea, pulsando enter.
Añade subítems cuando necesites desglosar una acción principal, arrastrando el item bajo un item ya creado.
Reordena los ítems según el orden en el que deban ejecutarse.
Guarda la plantilla.
Cada plantilla puede contener hasta 100 ítems, incluyendo los subítems.
Una vez guardada por primera vez, no podrás modificar el nombre de la plantilla. Si necesitas utilizar otra denominación, duplica la plantilla y asigna un nombre nuevo a la copia.
Desde la vista de plantillas también puedes:
Editar una plantilla.
Duplicarla.
Eliminarla.
Buscarla por nombre.
Filtrar por tipo: Todo, Email, Texto o Checklist.
2. Asocia una checklist a un extra
Accede a la configuración del extra correspondiente.
Abre la sección Gestión del extra.
Localiza el campo Checklist de tareas.
Selecciona una de estas opciones:
Crear una checklist desde cero.
Utilizar una plantilla existente.
Configura o revisa los ítems.
Guarda los cambios.
También puedes guardar como nueva plantilla una checklist que hayas creado directamente desde el extra.
A partir de ese momento, todas las nuevas tareas generadas automáticamente desde ese extra incluirán una copia de la checklist.
3. Personaliza la checklist para un alojamiento
Por defecto, cada alojamiento hereda la checklist configurada en el extra general.
Para crear una versión específica:
Accede al extra desde la ficha del alojamiento.
Localiza el campo Checklist de tareas (esta opción solo aparece si previamente has marcado «Requiere gestión» en la configuración del extra)
Modifica, añade o elimina los ítems necesarios.
Guarda la configuración.
Esta personalización solo afecta al alojamiento seleccionado y no modifica la checklist general del extra.
Puedes eliminar la personalización en cualquier momento para que el alojamiento vuelva a heredar la configuración general.
4. Añade una checklist a una tarea manual
Accede a Operaciones.
Inicia la creación de una tarea manual.
Completa la información principal de la tarea.
Abre la sección Detalles.
Crea una checklist desde cero o selecciona una plantilla existente.
Revisa los ítems.
Crea la tarea.
Puedes crear una tarea manual para un máximo de 20 alojamientos al mismo tiempo.
Todas las tareas generadas incluirán inicialmente la misma checklist, pero después podrás editar cada tarea de forma independiente.
5. Configura ítems bloqueantes
Cuando crees o edites un ítem desde un extra, un alojamiento o una tarea, puedes marcarlo como bloqueante.
Los ítems bloqueantes se muestran diferenciados del resto.
Al configurar los ítems, no es posible marcar varios a la vez como bloqueantes u obligatorios. Esta configuración debe realizarse individualmente para cada ítem.
Mientras alguno de ellos permanezca sin completar, el sistema impedirá cambiar el estado de la tarea a Realizada e indicará qué acciones están pendientes.
Los ítems no bloqueantes pueden quedar sin completar sin impedir el cierre de la tarea.
6. Ejecuta la tarea y supervisa el progreso
La persona asignada debe marcar los ítems a medida que los completa.
Cada cambio se guarda automáticamente. No es necesario guardar manualmente la tarea después de marcar o desmarcar un ítem.
La ficha de la tarea muestra un indicador de progreso, por ejemplo:
✅ 4/31 completados
El historial también registra:
Qué ítem se ha completado.
Quién lo ha completado.
En qué momento se ha realizado la acción.
Si el proveedor o un usuario interno actualiza un ítem mientras tienes abierta la tarea, el progreso se actualiza en tiempo real sin necesidad de recargar la página.
7. Completa la checklist desde el Área de Proveedor
El proveedor puede consultar la checklist dentro de la ficha de su tarea, en un desplegable situado debajo de la descripción.
Desde este espacio puede:
Consultar todos los ítems.
Marcar y desmarcar acciones.
Consultar la barra de progreso.
|  |
Los cambios realizados se reflejan automáticamente en el VRMS.
El proveedor no puede modificar, añadir ni eliminar el contenido de la checklist.
Resultado esperado
Al finalizar la configuración, las nuevas tareas generadas desde el extra incluirán automáticamente la checklist correspondiente.
Los usuarios internos y proveedores podrán marcar cada acción durante la ejecución, mientras que los responsables de la operativa podrán revisar el progreso en tiempo real.
Cuando existan ítems bloqueantes, la tarea no podrá marcarse como Realizada hasta que todos ellos estén completados.
Siguientes pasos recomendados
Después de guardar la configuración:
Genera una tarea de prueba para comprobar que la checklist aparece correctamente.
Revisa la checklist desde el Área de Proveedor para validar cómo la verá el proveedor.
Confirma que los ítems bloqueantes impiden cerrar la tarea.
Comprueba que las personalizaciones por alojamiento no modifican el extra general.
Analiza durante los próximos días si los proveedores completan correctamente los ítems.
Simplifica o reorganiza la checklist si detectas pasos confusos o tareas que se reabren con frecuencia.
Principales campos y opciones
Nombre de la plantilla: Permite identificar la checklist dentro de la sección Plantillas. El nombre no puede modificarse después del primer guardado.
Ítems: Son las acciones individuales que debe completar la persona asignada a la tarea. Cada checklist admite hasta 100 ítems, incluyendo los subítems.
Subítems: Permiten dividir una acción principal en pasos más concretos. La checklist admite un nivel de subítems.
Ítem bloqueante: Impide marcar la tarea como Realizada hasta que la acción esté completada.
Usar una plantilla existente: Permite aplicar una checklist previamente creada sin tener que introducir todos los ítems de nuevo.
Crear desde cero: Permite definir una checklist directamente desde un extra, alojamiento o tarea manual.
Guardar como plantilla: Permite convertir una checklist creada desde un extra en una plantilla reutilizable.
Indicador de progreso: Muestra el número de ítems completados respecto al total de la checklist.
Personalización por alojamiento: Permite sustituir la checklist heredada del extra por una configuración específica para una propiedad.
¿Cómo se propagan los cambios?
Si editas una plantilla checklist, el cambio afecta a los extras que continúan vinculados a ella y no tienen cambios manuales, así como los alojamientos que heredan la configuración de esos extras |
Si editas la checklist de un extra, el cambio afecta a los alojamientos que mantienen la configuración por defecto |
Si editas la checklist de un alojamiento, el cambio afecta a únicamente ese alojamiento |
Si editas la checklist de una tarea, el cambio afecta a únicamente esa tarea |
Si editas cualquier configuración anterior, nunca se modifican las tareas que ya se habían creado |
Al modificar la checklist de un extra, el sistema muestra una ventana para elegir si quieres aplicar el cambio a todos los alojamientos o únicamente a los que no están personalizados.
Limitaciones y consideraciones
Ten en cuenta que:
Las tareas ya creadas siempre conservan una copia fija de la checklist.
Los cambios realizados en una plantilla, extra o alojamiento solo se aplican a las tareas creadas posteriormente.
Las configuraciones personalizadas no se sobrescriben automáticamente.
Cada checklist puede contener un máximo de 100 ítems, incluyendo los subítems.
Solo se admite un nivel de subítems.
El nombre de una plantilla no puede modificarse después de guardarla.
Los proveedores no pueden editar el contenido de la checklist.
Los usuarios internos sin permisos de gestión solo pueden marcar o desmarcar ítems.
Los ítems bloqueantes impiden cerrar la tarea mientras permanezcan pendientes.
Cada cambio de estado de un ítem se guarda automáticamente.
La funcionalidad debe estar activada para la empresa.
Los planes deprecados no tienen acceso a esta funcionalidad.
Antes de aplicar cambios a plantillas utilizadas en varios extras, revisa qué alojamientos tienen configuraciones personalizadas y recuerda que las tareas ya creadas no se actualizarán.
¿Qué ocurre al eliminar una plantilla?
Si intentas eliminar una plantilla de checklist, utilizada en uno o varios extras, el sistema muestra un aviso y permite elegir entre dos opciones:
Mantener la checklist en los extras: la checklist se conserva como una configuración personalizada, pero deja de estar vinculada a la plantilla.
Eliminarla de los extras: la checklist también se elimina de todos los extras en los que estaba aplicada.
En ambos casos, las tareas creadas anteriormente mantienen su checklist y no se ven afectadas.
Buenas prácticas
Define instrucciones breves y orientadas a una única acción.
Ordena los ítems según la secuencia real de trabajo.
Utiliza subítems únicamente cuando ayuden a entender mejor una acción.
Evita crear checklists excesivamente largas.
Marca como bloqueantes solo los pasos realmente obligatorios.
Utiliza plantillas para los servicios que se repiten en varios extras.
Personaliza por alojamiento únicamente cuando existan diferencias operativas reales.
Comprueba el resultado en una tarea de prueba después de guardar.
Revisa periódicamente las checklists según el feedback de proveedores y usuarios internos.
Evita duplicar instrucciones en la descripción de la tarea y en la checklist.
Utiliza nombres de plantilla claros y fáciles de localizar, ya que no podrás modificarlos posteriormente.
Caso práctico
Una empresa gestiona apartamentos de una habitación y villas de cinco habitaciones.
Para el servicio de limpieza final, crea una plantilla llamada Limpieza final estándar con los siguientes ítems:
Retirar la ropa de cama.
Limpiar la cocina.
Limpiar los baños.
Reponer los productos de bienvenida.
Comprobar que las ventanas están cerradas.
Enviar fotografías del resultado.
La plantilla se asocia al extra Limpieza final, por lo que todas las nuevas tareas generadas desde ese servicio reciben automáticamente la checklist.
Para una villa de cinco habitaciones, la empresa personaliza la checklist desde el alojamiento y añade:
Revisar los cinco dormitorios.
Comprobar la zona de piscina.
Limpiar la barbacoa.
Revisar el mobiliario exterior.
La personalización de la villa no modifica la plantilla general ni las checklists del resto de alojamientos.
Además, la empresa marca como bloqueantes los siguientes ítems:
Reponer los productos de bienvenida.
Comprobar que las ventanas están cerradas.
Enviar fotografías del resultado.
El proveedor no podrá marcar la tarea como Realizada hasta completar estas tres acciones.
Errores frecuentes
La checklist no aparece en una tarea: revisa que la tarea se haya creado después de asociar la checklist al extra.
Una plantilla modificada no cambia una tarea existente: las tareas guardan una copia fija de la checklist en el momento de su creación.
El cambio no llega a un alojamiento: comprueba si el alojamiento tiene una checklist personalizada.
El proveedor no puede editar los ítems: este comportamiento es correcto; solo puede marcarlos o desmarcarlos.
La tarea no puede marcarse como realizada: revisa si quedan ítems bloqueantes pendientes.
El nombre de la plantilla no se puede cambiar: los nombres quedan bloqueados después del primer guardado.
Una checklist supera el límite permitido: reduce el número de ítems y subítems hasta un máximo total de 100.
La configuración afecta a alojamientos incorrectos: revisa si aplicaste el cambio a todos los alojamientos o solo a los no personalizados.
La plantilla checklist eliminada sigue apareciendo en un extra: es posible que al eliminarla se seleccionara la opción de conservar la checklist como personalizada.
Si algo no funciona
Si la funcionalidad no se comporta como esperas, revisa estos puntos antes de contactar con nuestro equipo de atención al cliente:
Comprueba que la funcionalidad esté activada para tu empresa.
Verifica que tu plan sea compatible.
Revisa que tu usuario tenga los permisos necesarios.
Confirma que la plantilla, el extra o la personalización del alojamiento estén guardados.
Comprueba si la tarea se creó antes o después del último cambio.
Revisa si el alojamiento tiene una configuración personalizada.
Verifica si quedan ítems bloqueantes pendientes.
Comprueba que la checklist no supere los 100 ítems.
Actualiza la página y revisa de nuevo el resultado.
Si el problema continúa, contacta con nuestro equipo de atención al cliente e incluye:
Capturas de pantalla.
Nombre de la plantilla.
Nombre del extra.
Alojamiento afectado.
Identificación de la tarea.
Fecha en la que se creó la tarea.
Resultado esperado.
Descripción del comportamiento observado.
Preguntas frecuentes
¿Ya puedo configurar checklists para las operaciones dentro de Avantio?
¿Ya puedo configurar checklists para las operaciones dentro de Avantio?
No, todavía no. Estamos trabajando en esta nueva funcionalidad para que puedas utilizarla muy pronto.
Si quieres conocer cómo funcionará, te recomendamos consultar este artículo.
¿Si edito una plantilla, cambian las tareas ya existentes?
¿Si edito una plantilla, cambian las tareas ya existentes?
No. Las tareas conservan una copia fija de la checklist que tenían en el momento de su creación.
La versión actualizada se aplicará únicamente a las tareas creadas después del cambio.
¿Qué ocurre con los extras si elimino una plantilla de checklist?
¿Qué ocurre con los extras si elimino una plantilla de checklist?
Si la plantilla está aplicada en uno o varios extras, el sistema permite elegir entre:
Mantener la checklist en los extras como una configuración personalizada.
Eliminar la checklist de todos los extras en los que estaba aplicada.
Las tareas ya creadas no se ven afectadas.
¿Puede un proveedor modificar los ítems de la checklist?
¿Puede un proveedor modificar los ítems de la checklist?
No. Los proveedores pueden marcar o desmarcar los ítems, pero no pueden modificar, añadir, eliminar ni reordenar su contenido.
¿Hay un límite de ítems por checklist?
¿Hay un límite de ítems por checklist?
Sí. Cada checklist admite un máximo de 100 ítems, incluyendo los subítems.
¿Puedo obligar a completar determinados ítems antes de cerrar una tarea?
¿Puedo obligar a completar determinados ítems antes de cerrar una tarea?
Sí. Marca esos ítems como bloqueantes.
Mientras permanezcan pendientes, la tarea no podrá cambiarse al estado Realizada.
¿Puedo utilizar una checklist diferente para un alojamiento concreto?
¿Puedo utilizar una checklist diferente para un alojamiento concreto?
Sí. Puedes personalizar la checklist desde la configuración del extra dentro del alojamiento.
La personalización solo afectará a esa propiedad.
¿Qué ocurre si elimino la personalización de un alojamiento?
¿Qué ocurre si elimino la personalización de un alojamiento?
El alojamiento volverá a heredar la checklist general configurada en el extra.
¿Los cambios de una checklist personalizada afectan a la plantilla original?
¿Los cambios de una checklist personalizada afectan a la plantilla original?
No. Las modificaciones realizadas en un extra, alojamiento o tarea no cambian la plantilla original.
¿Es necesario guardar la tarea después de marcar un ítem?
¿Es necesario guardar la tarea después de marcar un ítem?
No. Cada marcado o desmarcado se guarda automáticamente.
¿Puedo añadir una checklist a una tarea manual?
¿Puedo añadir una checklist a una tarea manual?
Sí. Durante la creación de una tarea manual, puedes crear una nueva checklist o seleccionar una plantilla existente.
¿Puedo crear tareas con checklist para varios alojamientos a la vez?
¿Puedo crear tareas con checklist para varios alojamientos a la vez?
Sí. Puedes crear una tarea manual para un máximo de 20 alojamientos.
Cada tarea incluirá inicialmente la misma checklist y podrá editarse de forma independiente posteriormente.
¿Quién puede crear y gestionar las checklists?
¿Quién puede crear y gestionar las checklists?
Los perfiles con permisos de gestión son:
Administrador.
Responsable de reservas.
El Responsable de limpieza y servicios puede consultar las tareas con sus checklists y marcar los ítems.
¿La funcionalidad está disponible para todas las empresas?
¿La funcionalidad está disponible para todas las empresas?
Está disponible para empresas con el módulo de Operaciones activo, un plan compatible y la funcionalidad activada.
Los planes deprecados no tienen acceso.
Cuando una checklist se marca como realizada por el proveedor o responsable, ¿se notifica a la agencia?
Cuando una checklist se marca como realizada por el proveedor o responsable, ¿se notifica a la agencia?
Sí. La agencia recibe una notificación en el VRMS, en la campana de notificaciones situada en la parte superior.
Además, si el proveedor o responsable marca la checklist como completada dejando algunos ítems no obligatorios sin marcar, la empresa también recibirá una notificación.
¿Se pueden duplicar las checklists?
¿Se pueden duplicar las checklists?
Sí. Al igual que otros tipos de plantillas, las checklists también se pueden duplicar.
Para hacerlo, accede a Menú > Plantillas > Checklists, haz clic en los tres puntos de la checklist que quieras duplicar y selecciona Duplicar.
¿Se puede traducir una checklist a diferentes idiomas en el sistema?
¿Se puede traducir una checklist a diferentes idiomas en el sistema?
No. Las checklists solo se pueden configurar en un idioma.
Si necesitas utilizar una checklist en varios idiomas porque tus proveedores o responsables no hablan todos el mismo idioma, te recomendamos duplicarla desde Menú > Plantillas > Checklists y traducir manualmente la checklist duplicada.
Después, asegúrate de configurar esa checklist en los extras o alojamientos donde quieras que se muestre en ese otro idioma.
¿Se puede añadir más de una checklist a un extra u operación?
¿Se puede añadir más de una checklist a un extra u operación?
No. Solo se puede añadir una checklist por extra u operación.