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Wochenplanung der Lieferanten

Bieten Sie Ihren Anbietern eine wöchentliche Übersicht über ihre Aufgaben und die Belegung der Unterkünfte, damit sie ihre Arbeit selbstständiger und sicherer organisieren können.

Verfasst von Lisa

Wenn ein Lieferant die ihm für die Woche zugewiesenen Aufgaben einsehen möchte, erleichtert eine Gesamtübersicht die Arbeitsorganisation und reduziert die Notwendigkeit, das Verwaltungsteam ständig zu konsultieren.

Mit der wöchentlichen Lieferantenplanung können Sie jedem Lieferanten ermöglichen, seine zugewiesenen Aufgaben und die Belegung der Unterkünfte über sein Intranet im Kalenderformat einzusehen.

Als Property Manager entscheiden Sie, welche Lieferanten über die Berechtigung Aufgabenplanung anzeigen auf diese Ansicht zugreifen können.

Was werden Sie in diesem Artikel lernen?

Sie lernen, wie Sie die Wochenplanung für einen Lieferanten aktivieren, und entdecken, wie dieser sie nutzen kann, um seine Aufgaben, Buchungen und zugewiesenen Unterkünfte einzusehen.

Vorteile

  • Gibt Ihren Lieferanten mehr Selbstständigkeit bei der Organisation ihres Wochenplans.

  • Reduziert das Risiko, Arbeiten in von Gästen belegten Unterkünften durchzuführen.

  • Behalten Sie die Zugriffskontrolle und aktivieren oder deaktivieren Sie die Planung individuell für jeden Lieferanten.

  • Erleichtert die Einsicht von Aufgaben und Belegung über eine speziell für mobile Geräte angepasste Ansicht.

Wann sollten Sie diese Funktion nutzen?

Aktivieren Sie diese Funktion, wenn ein Lieferant seine Wochenaufgaben eigenständig einsehen und organisieren können soll und dabei auch die Belegung der ihm zugewiesenen Unterkünfte im Blick haben soll.

Dies kann besonders nützlich sein für Lieferanten, die regelmäßig außerhalb des Büros arbeiten und ihren Plan vom Mobiltelefon aus einsehen müssen.

Bevor Sie beginnen

Es empfiehlt sich, vorab Folgendes zu prüfen:

  • Dass dem Lieferanten die zu verwaltenden Unterkünfte und Aufgaben korrekt zugewiesen sind.

  • Welche Informationen er über die vorhandenen Berechtigungen einsehen können soll.

  • Dass Ihr Benutzer über eines der Profile verfügt, die zur Verwaltung der Berechtigung autorisiert sind: Administrator, Buchungsverantwortlicher oder Lieferantenverwaltung.

Beachten Sie, dass die Berechtigungen Touristische Informationen anzeigen und Unterkunftsadresse anzeigen einen Teil der Informationen bestimmen, die der Lieferant über die Planung einsehen kann.

Folgen Sie diesen Schritten

  1. Rufen Sie die Lieferantenakte auf.

  2. Öffnen Sie die Konfiguration der Berechtigungen.

  3. Aktivieren Sie die Berechtigung Aufgabenplanung anzeigen.

  4. Nach der Aktivierung hat der Lieferant in der Kopfzeile seines Intranets einen Umschalter, um zwischen der täglichen Listenansicht und der neuen wöchentlichen Kalenderansicht zu wechseln.

Wenn Sie diese Berechtigung deaktivieren, sieht der Lieferant keinen Zugang mehr zum Kalender und verwendet weiterhin nur die tägliche Listenansicht.

Erwartetes Ergebnis

Nach Aktivierung der Berechtigung kann der Lieferant über sein Intranet eine Wochenansicht mit seinen zugewiesenen Aufgaben und der Belegung seiner Unterkünfte einsehen.

Diese Ansicht ist schreibgeschützt: Der Lieferant kann keine Aufgaben in der Planung erstellen, bearbeiten oder verschieben.

Empfohlene nächste Schritte

Nach der Aktivierung des Zugangs:

  1. Bestätigen Sie mit dem Lieferanten, dass er den Umschalter zwischen Listenansicht und Kalenderansicht korrekt sehen kann.

  2. Überprüfen Sie seine Zugriffsberechtigungen für Gastinformationen und Unterkunftsadressen, um sicherzustellen, dass er nur die notwendigen Informationen sieht.

  3. Überprüfen Sie, ob die ihm zugewiesenen Unterkünfte und Aufgaben korrekt sind.

Verwendung der Wochenplanung

Die Arbeitswoche einsehen

Die Kalenderansicht zeigt standardmäßig eine Wochenplanung, die am Tag vor dem aktuellen Datum beginnt.

Der Lieferant sieht nur die ihm zugewiesenen Unterkünfte.

Die Unterkünfte werden nach der Anzahl der Aufgaben am ersten sichtbaren Tag der Planung sortiert. Diese Sortierung wird beim Navigieren zwischen den Wochen aktualisiert.

Mit der Schaltfläche HEUTE können Sie schnell zur aktuellen Woche zurückkehren.

Aufgabenstatus einsehen

Der Kalender ermöglicht die schnelle Identifizierung des Aufgabenstatus:

  • Abgeschlossen

  • In Bearbeitung

  • Ausständig

Wenn eine ausständige oder in Bearbeitung befindliche Aufgabe ihr Erledigungsdatum überschreitet, wird sie visuell als überfällig angezeigt.

Dies ändert nicht den tatsächlichen Status der Aufgabe: Es ändert nur die visuelle Darstellung, um die Identifizierung zu erleichtern.

Wenn eine Zelle auf dem Mobilgerät mehrere Aufgaben enthält, gilt folgende visuelle Prioritätsreihenfolge:

Überfällig → Vorfall → Ausständig/In Bearbeitung → Abgeschlossen

Unterkunftsbelegung einsehen

Die Planung zeigt auch die Unterkunftsbelegung, damit der Lieferant weiß, wann eine Buchung vorliegt.

Die angezeigten Informationen hängen von seinen Berechtigungen ab:

  • Wenn er Touristische Informationen anzeigen aktiviert hat, kann er den Namen des Gastes einsehen.

  • Wenn er diese Berechtigung nicht hat, sieht er nur die Anzahl der Belegungen.

Buchungen sind standardmäßig sichtbar, können aber über den Filter Buchungen ausblenden verborgen werden.

Wenn die Unterkunft eine Verfügbarkeitssperre hat und nicht buchbar ist, wird die Zelle als Nicht verfügbar angezeigt, ohne Buchungsinformationen.

Zwischen Listenansicht und Kalender wechseln

Über die Kopfzeile kann der Lieferant zwischen folgenden Ansichten wechseln:

  • Der täglichen Listenansicht.

  • Der wöchentlichen Kalenderansicht.

Außerdem gelangt er durch Tippen auf einen Tag im Kalender direkt zur Listenansicht für dieses Datum.

Jede Ansicht behält ihre eigenen Filter.

Die Planungsfilter verwenden

Der Lieferant kann die im Kalender angezeigten Informationen mit folgenden Filtern anpassen:

  • Buchungen ausblenden: Zeigt oder verbirgt die Unterkunftsbelegung.

  • Datum: Ermöglicht die Auswahl des Planungsanfangsdatums.

  • Unterkunft: Ermöglicht die Auswahl einer oder mehrerer Unterkünfte und die Suche innerhalb der Auswahl.

  • Standort: Filtert Unterkünfte nach Standort.

  • Gebäude/Anlage: Filtert nach Gebäude oder Wohnanlage.

  • Suchleiste in der Kopfzeile: Ermöglicht die Suche nach Unterkünften nach Name innerhalb der bereits gefilterten Auswahl.

Die Filter bleiben während der Sitzung erhalten und umfassen nur die dem Lieferanten zugewiesenen Unterkünfte.

Aufgabendetails einsehen

Wenn eine Zelle mehrere Aufgaben enthält, kann der Lieferant sie öffnen, um alle Aufgaben für diese Unterkunft und diesen Tag einzusehen.

In der Detailansicht kann er folgendes sehen:

  • Name der Aufgabe.

  • Geplantes Datum und Uhrzeit.

  • Status.

  • Anzahl der Kommentare.

  • Zugang zu den vollständigen Aufgabendetails.

  • Option zum Senden einer Nachricht über das Aufgabengmenü.

Wenn er über die Berechtigung Unterkunftsadresse anzeigen verfügt, kann er auch die Adresse einsehen und den Standort in Google Maps aufrufen.

Nutzung auf Mobilgerät und Computer

Auf dem Mobilgerät

Die Ansicht wurde speziell für Lieferanten entwickelt, die im Außendienst arbeiten.

Auf einem Mobilgerät können Sie:

  • Horizontal wischen, um zwischen Wochen zu navigieren.

  • Vertikal scrollen, um verschiedene Unterkünfte zu durchsuchen.

  • Eine Unterkunft erweitern, um deren Namen und Adresse anzuzeigen.

Unterkünfte werden zunächst eingeklappt und zeigen nur ihr Bild.

Auf dem Computer

Am Desktop kann der Lieferant:

  • Die Pfeile zur Navigation zwischen Wochen verwenden.

  • Vertikal scrollen, um weitere Unterkünfte zu sehen.

  • Unterkünfte aus- oder einklappen.

  • In einer Zelle gruppierte Aufgaben aus- oder einklappen.

Unterkünfte werden zunächst ausgeklappt angezeigt.

Einschränkungen und Hinweise

Bitte beachten Sie:

  • Der Lieferant kann nur die ihm zugewiesenen Unterkünfte einsehen.

  • Die Planungsansicht ist schreibgeschützt: Sie erlaubt kein Erstellen, Bearbeiten oder Verschieben von Aufgaben.

  • Die vorhandenen Berechtigungen Touristische Informationen anzeigen und Unterkunftsadresse anzeigen bestimmen, welche Daten eingesehen werden können.

  • Die Filter für Listenansicht und Kalender funktionieren unabhängig voneinander.

  • Wenn der Lieferant die Berechtigung Aufgabenplanung anzeigen nicht aktiviert hat, sieht er keinen Umschalter für den Kalenderzugang.

  • Das Erlebnis ist speziell für Mobilgeräte optimiert.

Best Practices

  • Aktivieren Sie die Planung nur für Lieferanten, die ihren Wochenplan einsehen müssen.

  • Stellen Sie sicher, dass jedem Lieferanten seine Unterkünfte korrekt zugewiesen sind.

  • Konfigurieren Sie die Berechtigungen für Gastinformationen und Adresse entsprechend den Bedürfnissen jedes Lieferanten.

  • Ermutigen Sie Lieferanten, die im Außendienst tätig sind, die mobile Ansicht zu nutzen, um ihren Plan schnell einzusehen.

  • Verwenden Sie Filter, um die Navigation zu erleichtern, wenn ein Lieferant eine große Anzahl von Unterkünften verwaltet.

Praxisbeispiel

Ein Reinigungslieferant hat mehrere Aufgaben, die verschiedenen Unterkünften in der Woche zugewiesen sind.

Durch die Aktivierung der Berechtigung Aufgabenplanung anzeigen kann er über sein Mobiltelefon auf den Wochenkalender zugreifen, prüfen, welche Unterkünfte an welchem Tag Aufmerksamkeit benötigen, und überprüfen, ob Gäste anwesend sind.

So kann er seinen Arbeitsweg planen, ohne ständig den Property Manager nach seinem Plan fragen zu müssen, und das Risiko reduzieren, eine belegte Unterkunft zu betreten.

Häufige Fehler

  • Der Lieferant sieht die Kalenderansicht nicht: Prüfen Sie, ob er die Berechtigung Aufgabenplanung anzeigen aktiviert hat.

  • Eine Unterkunft wird nicht angezeigt: Überprüfen Sie, ob die Unterkunft dem Lieferanten zugewiesen ist.

  • Der Lieferant sieht den Namen des Gastes nicht: Prüfen Sie, ob er die Berechtigung Touristische Informationen anzeigen hat.

  • Er kann die Unterkunftsadresse nicht einsehen: Prüfen Sie, ob er die Berechtigung Unterkunftsadresse anzeigen aktiviert hat.

  • Er kann eine Aufgabe in der Planung nicht bearbeiten: Dies ist das erwartete Verhalten. Die Kalenderansicht ist schreibgeschützt.

Wenn etwas nicht funktioniert

Wenn die Planung nicht wie erwartet funktioniert, prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie unser Kundensupport-Team kontaktieren:

  1. Prüfen Sie, ob die Berechtigung Aufgabenplanung anzeigen für den Lieferanten aktiviert ist.

  2. Überprüfen Sie, ob Unterkünfte und Aufgaben korrekt zugewiesen sind.

  3. Überprüfen Sie die Berechtigungen Touristische Informationen anzeigen und Unterkunftsadresse anzeigen.

  4. Prüfen Sie, ob aktive Filter vorhanden sind, die bestimmte Unterkünfte oder Buchungen verbergen könnten.

  5. Laden Sie die Seite neu und prüfen Sie das Ergebnis erneut.

Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an unser Kundensupport-Team und fügen Sie wenn möglich Screenshots, den betroffenen Lieferanten, die betreffende Unterkunft oder Aufgabe und die Daten, an denen das Problem auftritt bei.

Häufig gestellte Fragen

Sehen Lieferanten alle Unterkünfte des Unternehmens in der Planung?

Nein. Jeder Lieferant kann nur die ihm zugewiesenen Unterkünfte einsehen.

Was passiert, wenn der Lieferant die Berechtigung Aufgabenplanung anzeigen nicht aktiviert hat?

Der Umschalter für den Kalenderzugang ist nicht sichtbar und der Lieferant verwendet weiterhin nur die tägliche Listenansicht.

Kann der Lieferant Aufgaben im Kalender erstellen oder bearbeiten?

Nein. Die Wochenplanung ist eine schreibgeschützte Ansicht. Der Lieferant kann keine Aufgaben erstellen, bearbeiten oder verschieben.

Welche Buchungsinformationen kann der Lieferant einsehen?

Das hängt von seinen Berechtigungen ab.

Wenn er Touristische Informationen anzeigen aktiviert hat, kann er den Namen des Gastes einsehen. Wenn er diese Berechtigung nicht hat, sieht er nur die Anzahl der Belegungen.

Können Buchungen im Kalender ausgeblendet werden?

Ja. Er kann den Filter Buchungen ausblenden verwenden, um die Unterkunftsbelegung nicht mehr anzuzeigen.

Kann er die Unterkunftsadresse über die Planung einsehen?

Ja, sofern er die Berechtigung Unterkunftsadresse anzeigen aktiviert hat. In diesem Fall kann er auch über die Aufgabendetails auf den Google Maps-Link zugreifen.

Werden beim Wechsel zwischen Listen- und Kalenderansicht dieselben Filter beibehalten?

Nein. Derzeit behält jede Ansicht ihre eigenen Filter unabhängig voneinander.

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