Optimiere deine Zahlungen bei Booking und Expedia
Die Verwaltung von Buchungen auf Portalen wie Booking.com oder Expedia bedeutet in vielen Fällen, mit virtuellen Karten zu arbeiten. Wenn du verstehst, wie sie funktionieren, kannst du Zahlungen effizient und sicher abwickeln, Fehler vermeiden und eine reibungslosere Verwaltung sicherstellen.
Was sind virtuelle Karten?
Eine virtuelle Karte ist eine temporäre digitale Kreditkarte, die vom Portal generiert wird, damit Unterkünfte die Buchungen der Gäste abrechnen können.
Im VRMS kannst du virtuelle Karten für Buchungen von Portalen wie Booking.com und Expedia erhalten.
Achte auf die Details
Wenn du eine dieser Karten erhältst, hat der Gast bereits beim Portal bezahlt und ist daher nicht am Zahlungsvorgang beteiligt.
Jede virtuelle Karte hat ein maximales Guthaben, das belastet werden kann (in der Regel der Gesamtbetrag der Miete und bei Booking.com auch die Endreinigung).
Virtuelle Karten haben eine begrenzte Gültigkeit und können nur innerhalb dieses Zeitraums belastet werden.
Wenn du versuchst, sie außerhalb des Zeitraums zu belasten, wird die Transaktion abgelehnt.
Das Startdatum der Gültigkeit entspricht meist dem Anreisetag des Gastes.
Wie erkennt man eine virtuelle Karte?
Im VRMS gibt es zwei Möglichkeiten, sie zu erkennen:
Am Karteninhaber: Statt eines echten Namens steht dort „Agente de Booking.com“ oder „Expedia VirtualCard“, je nach Portal.
Am Gültigkeitszeitraum: Echte Karten zeigen ein Ablaufdatum, virtuelle Karten hingegen einen Datumsbereich an.
Wenn eine Buchung mit virtueller Karte eingeht, erscheint die Zahlungszeile als „Vom Portal abgerechnet“, ähnlich wie die Status „Ausstehend“ oder „Bezahlt“.
Wie wird eine virtuelle Karte abgerechnet?
Das Abrechnen einer virtuellen Karte ist genauso einfach wie bei jeder anderen Karte, die in der Buchung hinterlegt ist:
Wenn du Automatisierungen in Avantio Payments aktiviert hast, wird die Karte automatisch am Tag der Verfügbarkeit abgerechnet.
Bei nicht erstattungsfähigen Buchungen muss die Zahlung sofort nach Eingang erfolgen.
Jede virtuelle Karte hat ein Gesamtguthaben oder Maximalbetrag, der nicht überschritten werden darf.
Achte auf die Details
Wenn eine virtuelle Karte bereits belastet wurde und du erstatten musst, muss der Betrag auf dieselbe Karte zurückgebucht werden.
Andernfalls kann das Portal Gebühren oder Einbehalte direkt auf der Karte vornehmen.
Umgang mit Änderungen und Stornierungen
Ein wichtiger Punkt ist zu beachten: Wurde die virtuelle Karte bereits belastet?
Virtuelle Karte bereits abgerechnet: Der Betrag muss auf dieselbe Karte zurückerstattet werden.
Wenn die Rückerstattung nicht auf die Karte erfolgt, kann das Portal einen Aufschlag, Abzug, Gebühr oder Einbehalt direkt darauf anwenden.
Virtuelle Karte nicht abgerechnet: Es reicht, die Stornierung zu bearbeiten; eine Belastung oder Rückerstattung ist nicht erforderlich.
Häufige Situationen bei Buchungsänderungen
Wenn der Gast seinen Aufenthalt verlängert, aktualisiert das Portal das Guthaben der virtuellen Karte, damit du die Differenz abrechnen kannst.
Wenn der Gast zusätzliche Services bucht, kannst du mit der Funktion „Multitarjeta“ eine neue Karte anfordern und den Zusatzbetrag dort abrechnen.
Wenn die Buchung storniert wird, führe die normale Stornierung durch, ohne die Karte zu belasten oder zu erstatten.
Virtuelle Karten sind ein praktisches Werkzeug, um die Zahlungsabwicklung bei Buchungen von Booking.com und Expedia zu erleichtern.
Wenn du sie richtig erkennst, die Gültigkeitsfristen beachtest und Rückerstattungen oder Änderungen korrekt abwickelst, kannst du Fehler vermeiden und deine Vorgänge im VRMS effizient steuern.
Häufig gestellte Fragen
Welche Portale nutzen virtuelle Karten?
Welche Portale nutzen virtuelle Karten?
Booking.com und Expedia sind die beiden Portale, die dir virtuelle Karten zur Zahlungsabwicklung deiner Buchungen senden können.
Muss ich die Portale kontaktieren, um virtuelle Karten zu nutzen?
Muss ich die Portale kontaktieren, um virtuelle Karten zu nutzen?
Ja. Um mit virtuellen Karten auf diesen Portalen zu arbeiten, musst du direkt Kontakt mit ihnen aufnehmen. Diese Einstellung wird durch eine Vereinbarung zwischen deiner Agentur und dem Portal festgelegt.
Was passiert, wenn die virtuelle Karte gesperrt wird?
Was passiert, wenn die virtuelle Karte gesperrt wird?
Wenn du versuchst, eine virtuelle Karte außerhalb ihres Gültigkeitszeitraums zu belasten, kannst du die Zahlung nicht abwickeln. Daher ist es wichtig, immer auf das Ablaufdatum zu achten.
Wer leistet die erste Zahlung, der Gast oder das Portal?
Wer leistet die erste Zahlung, der Gast oder das Portal?
Wenn du eine virtuelle Karte mit einer Buchung erhältst, bedeutet das, dass der Gast bereits beim Portal bezahlt hat und nicht am Zahlungsvorgang beteiligt ist.
Was passiert, wenn der Gast zusätzliche Services bucht?
Was passiert, wenn der Gast zusätzliche Services bucht?
Mit der Multitarjeta-Funktion kannst du eine neue Karte beim Gast anfordern und die entsprechenden Beträge darauf abrechnen.
Warum kann ich eine Buchung bei Booking nicht abrechnen?
Warum kann ich eine Buchung bei Booking nicht abrechnen?
Wenn du mit Virtual Card arbeitest, musst du die MOTO-Option (Mail Order / Telephone Order) in deinem Zahlungs-Gateway aktiviert haben. Andernfalls kannst du die Zahlung nicht korrekt abwickeln.